Quando le informazioni diventano troppe: come abbiamo studiato il percorso del lavoratore fino all'autorizzazione al lavoro autonomo
Quando abbiamo avviato il progetto «Il percorso del dipendente», non avevamo l'obiettivo di ridurre a tutti i costi la formazione o di diminuire il numero di documenti. Volevamo capire un'altra cosa: come appare l'intero flusso di informazioni sulla sicurezza agli occhi del lavoratore stesso – dal momento dell'assunzione fino all'autorizzazione al lavoro autonomo.
In uno degli stabilimenti dell'Azienda N abbiamo provato a percorrere letteralmente questo cammino insieme a un nuovo dipendente. Abbiamo osservato cosa succede il primo giorno di lavoro, quali briefing iniziali frequenta, cosa gli viene insegnato, quali materiali gli vengono forniti, cosa studia durante il tirocinio e cosa gli viene richiesto durante la verifica delle conoscenze.
Preso singolarmente, ogni passaggio sembrava del tutto giustificabile. Ogni documento ha una sua ragione d'essere, ogni briefing ha un proprio obiettivo, ogni specialista ha la propria sfera di responsabilità. Il problema è diventato evidente solo quando abbiamo unito tutto in un'unica sequenza.
Abbiamo deciso di percorrere la strada insieme al lavoratore
All'inizio non abbiamo cambiato nulla.
Per noi era importante vedere il processo esistente così com'è: non secondo uno schema o un regolamento, ma con gli occhi di una persona che arriva per la prima volta in azienda.
Abbiamo analizzato passo dopo passo il percorso dall'assunzione al lavoro autonomo: assunzione → primo giorno di lavoro → attività di orientamento → briefing sul posto di lavoro → formazione → tirocinio → verifica delle conoscenze → autorizzazione.
Per ogni fase abbiamo esaminato: cosa viene spiegato alla persona; quali materiali riceve; cosa deve studiare; cosa si ripete nelle fasi successive; cosa viene verificato; quali informazioni deve utilizzare direttamente nel lavoro.
Parallelamente abbiamo osservato come si svolgono in realtà le singole fasi di preparazione, abbiamo parlato con lavoratori e dirigenti, e condotto interviste e focus group.
Alla fine, il corpus di dati oggetto della ricerca ammontava a 2069 pagine di documenti e materiali.
È importante chiarire: questo non significa che un singolo dipendente debba leggere sequenzialmente tutte le 2069 pagine. È il volume complessivo dell'ambiente informativo che abbiamo esaminato per comprendere da quali fonti si forma la preparazione di un lavoratore.
Secondo le nostre stime, la lettura sequenziale dell'intero corpus richiederebbe circa 115 ore.
Questo dato da solo non dimostra ancora nulla. Un grande volume di informazioni non significa automaticamente che il sistema sia inefficiente.
Pertanto non ci interessava soltanto il volume. Abbiamo iniziato a valutare come le informazioni siano distribuite nel tempo, dove si ripetano, in quale momento siano necessarie al lavoratore e cosa ne rimanga dopo aver completato tutte le fasi obbligatorie.
Quando ognuno spiega cose importanti, per la persona può comunque essere troppo
Una delle prime cose che abbiamo notato è stata la duplicazione dei contenuti.
Gli stessi argomenti si ripresentavano in diverse fasi della preparazione: a volte quasi nella stessa forma, a volte sotto un'altra prospettiva, a volte all'interno di un altro modulo informativo.
La ragione è del tutto comprensibile. Ogni dipartimento è responsabile della propria area e cerca di trasmettere nel modo più completo possibile i requisiti correlati. Se si osserva ciascun flusso informativo singolarmente, tutto appare logico.
Ma il lavoratore non riceve flussi separati. Riceve tutto insieme.
Questo si nota particolarmente bene nei primi giorni. La persona prende confidenza con il nuovo ambiente, il responsabile, il futuro lavoro, i dispositivi di protezione individuale e le regole interne. Allo stesso tempo deve assimilare le prescrizioni di sicurezza, memorizzare i percorsi, le procedure di emergenza, le norme operative e decine di altri elementi nuovi.
Il compito del lavoratore in quel momento è quindi molto più complesso del semplice «ascoltare le informazioni». Deve determinare cosa di ciò che ha ascoltato riguardi direttamente lui, cosa sia importante in quel preciso momento, cosa servirà in seguito e cosa fare in una specifica situazione lavorativa.
E a questo punto le nostre osservazioni sono coincise con le ricerche sul sovraccarico informativo.
(Una rassegna della letteratura del 2024 dedicata alle cause e alle conseguenze del sovraccarico informativo ha mostrato che quest'ultimo non deriva solo dalla quantità di informazioni. Su di esso incidono la complessità del materiale, il numero di fonti, le caratteristiche del compito e la struttura stessa del flusso informativo. Negli studi, il sovraccarico informativo è stato associato all'aumento dello sforzo cognitivo, al calo della produttività e al peggioramento della qualità delle decisioni prese. Gli autori hanno analizzato pubblicazioni tratte da importanti banche dati scientifiche, tra cui Scopus, WebofScience e PubMed.)
Per noi è stata un'osservazione fondamentale. Forse il problema non risiede sempre nel fatto che al lavoratore vengano fornite troppe informazioni in termini assoluti. A volte il problema è che troppa informazione richiede la sua attenzione contemporaneamente.
La memoria di lavoro non è infinita
Questo è particolarmente importante per chi non conosce ancora l'ambiente produttivo.
Un lavoratore esperto percepisce gran parte del contesto come un quadro già noto. Vede le attrezzature e comprende dove possa celarsi un pericolo, conosce la sequenza delle operazioni, capisce a quale rumore o movimento prestare attenzione. Un neoassunto, al contrario, deve analizzare ogni singolo elemento da capo.
Qui ci siamo basati sulla teoria del carico cognitivo. Il suo principio fondamentale è piuttosto semplice: le capacità della memoria di lavoro dell'essere umano sono limitate. Se si deve elaborare troppa nuova informazione contemporaneamente, una parte di essa viene inevitabilmente persa o assimilata solo in modo superficiale.
Questo effetto trova conferma anche in ricerche più recenti sull'attività professionale complessa.
(In una revisione sistematica del 2025 dedicata al carico cognitivo nel lavoro del personale medico di emergenza, sono stati analizzati 25 studi su un campione totale di 6.284 persone. Gli autori hanno dimostrato che il carico cognitivo aumenta all'aumentare della complessità del compito, del numero di fattori concomitanti e della novità della situazione. In diversi studi, il suo aumento è stato accompagnato da un peggioramento nell'esecuzione dei compiti e da un incremento degli errori. Il lavoro dei soccorritori e la produzione industriale sono ambienti differenti, quindi i risultati non possono essere trasposti direttamente. Per noi è importante il meccanismo confermato del limite dell'attenzione in attività complesse e potenzialmente pericolose.)
Dopo di ciò, abbiamo iniziato a guardare alla formulazione stessa del problema in modo diverso.
Di solito, durante la preparazione di un lavoratore, è facile porsi la domanda: «Gli abbiamo spiegato tutto ciò che è necessario?»
Ma questo si è rivelato insufficiente.
È emersa una seconda domanda: «La persona è in grado di assimilare tutto questo e poi di applicarlo?»
E queste due domande non portano affatto sempre alla stessa risposta.
Trasmettere le informazioni in modo formale e far sì che vengano assimilate sono due compiti diversi
Questo si è evidenziato in modo chiaro durante i colloqui con i lavoratori. Abbiamo chiesto quali informazioni sulla sicurezza ricordassero per prime. Molto spesso citavano regole operative concrete, requisiti fondamentali, azioni legate a reali situazioni di produzione. Grandi quantità di requisiti formali venivano ricordate molto più raramente.
Queste interviste non possono essere considerate un'indagine statistica su larga scala. Ma per noi hanno rappresentato un importante segnale qualitativo: le informazioni che vengono comunicate a una persona e le informazioni che questa utilizza réellement non sono la stessa cosa.
A poco a poco abbiamo iniziato a distinguere diversi risultati nettamente separati.
- Si possono trasmettere le informazioni a una persona.
- Si può far sì che le ascolti.
- Si può verificare che le abbia comprese e memorizzate.
- Ma assicurarsi che al momento opportuno sia in grado di applicare quella conoscenza e prendere la decisione corretta è tutta un'altra storia.
Quest'ultimo passaggio si è rivelato per noi il più interessante.
Trova inoltre pieno riscontro nelle ricerche moderne sulla formazione in materia di sicurezza.
(In una vasta meta-analisi del 2026 sono stati aggregati i risultati di 157 studi indipendenti sulla formazione in materia di sicurezza e 666 distinti effetti misurati. I ricercatori hanno riscontrato un forte impatto della formazione sui risultati didattici diretti, ovvero sulle conoscenze e sull'assimilazione del materiale. Un effetto positivo, ma di entità inferiore, è stato riscontrato nel trasferimento di quanto appreso al lavoro reale. L'impatto sugli indicatori di sicurezza a più lungo termine è risultato ancora minore.)
Per noi questa conclusione si è rivelata estremamente pratica: la formazione può essere svolta in modo eccellente e la persona può superare con successo la verifica delle conoscenze, ma questo non garantisce ancora il comportamento desiderato in una situazione di lavoro reale.
Ecco perché abbiamo smesso di partire dai documenti
A un certo punto ci siamo resi conto che stavamo avviando il progetto dalla domanda sbagliata.
Invece della consueta domanda: «Cos'altro dobbiamo spiegare al dipendente?» – abbiamo iniziato a chiederci:
Quale situazione affronterà sul lavoro?
Cosa potrebbe andare storto in quella situazione?
Cosa deve notare?
Quale decisione deve prendere?
Cosa deve davvero sapere in anticipo?
Cosa occorre esercitare nella pratica?
E per quali informazioni non ha senso occupare costantemente la memoria, essendo sufficiente sapere dove trovarle rapidamente?
Dopodiché l'approccio stesso ha iniziato a cambiare.
Non abbiamo suddiviso le informazioni soltanto in base al principio «quale reparto è responsabile di cosa». Abbiamo provato a distribuirle lungo il percorso del lavoratore e in base alle situazioni in cui gli serviranno realmente.
Alcune cose sono necessarie il primo giorno. Altre ha senso discuterle direttamente prima di uno specifico lavoro. Alcuni concetti non possono essere recepiti adeguatamente senza la pratica. Ed è più corretto ritornare su determinati contenuti più avanti, quando la persona avrà già acquisito il contesto operativo e comprenderà di cosa si stia parlando.
Il risultato subito dopo la formazione non è ancora il quadro completo
Un'altra questione riguarda la durata della ritenzione delle conoscenze dopo la formazione.
Il risultato ottenuto subito dopo l'istruzione può essere buono, ma dopo alcune settimane il quadro può cambiare.
(Una revisione sistematica e meta-analisi di regressione del 2026 sul mantenimento delle conoscenze dopo la formazione in materia di sicurezza ha incluso 83 studi sottoposti a revisione paritaria pubblicati fino alla fine del 2024. In questi studi, le conoscenze sono state verificate a diversi intervalli di tempo, da pochi giorni a diversi mesi. La tendenza generale ha mostrato un calo della ritenzione delle conoscenze nel tempo. Gli autori sottolineano in particolare la necessità di ripetere il materiale e di valutare non solo il risultato immediato della formazione, ma anche la sua stabilità nel tempo.)
Per questo motivo nel nostro progetto è emerso un altro principio: non limitarsi alla verifica effettuata subito dopo la formazione.
Come fase successiva abbiamo selezionato una singola mansione e provato a testare sul campo il nuovo approccio. Allo studio pilota hanno partecipato 16 lavoratori. Abbiamo confrontato il formato di preparazione attuale con quello nuovo, per poi ritornare su alcune domande a distanza di qualche settimana per valutare cosa fosse rimasto nella memoria.
Su questi risultati si incentrerà il prossimo articolo.
Cosa è cambiato nella nostra visione dell'informazione
Ma forse la conclusione più importante della prima fase è emersa ancora prima dei dati del progetto pilota.
Nel campo della sicurezza è molto facile considerare il volume di informazioni come un'ulteriore misura di protezione. Sembra logico: se si spiega di più, la persona saprà di più.
La ricerca ha dimostrato che questo legame non è così diretto.
Ogni nuovo materiale inizia a competere per l'attenzione con ciò che la persona ha già ricevuto. E se il flusso diventa troppo denso, insieme alle informazioni secondarie rischiano di andare perse anche quelle davvero critiche.
Pertanto, per me la domanda principale ora non è più: «Quante informazioni abbiamo trasmesso al lavoratore?»
Bensì: «Questa informazione aiuterà la persona a individuare il pericolo e a prendere la decisione corretta al momento opportuno?»
Se non si riesce a rispondere a questa domanda, forse vale la pena non aggiungere subito un altro materiale, ma riorganizzare ciò che la persona sta già ricevendo.