La regola è chiara. Si può davvero applicare?

Negli articoli precedenti abbiamo analizzato come aiutare le persone a comprendere le informazioni sulla sicurezza e ad applicarle nel lavoro. Tuttavia, anche un requisito chiaro deve essere verificato sul posto di lavoro. Il lavoratore ha davvero la possibilità di rispettarlo nelle condizioni che affronta ogni giorno?

Immaginiamo una situazione concreta. L'istruzione operativa indica il punto da cui osservare una manovra. Il lavoratore conosce questo requisito, ma nota che un macchinario copre parte dell'area di lavoro e lo segnala al supervisore. A questo punto occorre capire come garantire la visibilità necessaria e una posizione sicura per l'operatore. Rispiegare la regola, di per sé, non migliorerà la visuale.

Una segnalazione di questo tipo contiene informazioni di cui chi ha redatto l'istruzione poteva non disporre, perché descrive un ostacolo concreto. Seguendo il percorso successivo di questa segnalazione, si può capire quanto l'organizzazione sia pronta a valorizzare l'esperienza dei lavoratori per migliorare le condizioni di lavoro.

Uno studio del 2015 ha esaminato l'uso di riprese video realizzate con il coinvolgimento dei lavoratori in due imprese edili in Australia. La registrazione e la discussione congiunta delle attività operative hanno aiutato i partecipanti a individuare i pericoli e ad analizzare le difficoltà nell'applicare le procedure documentate. I lavoratori hanno avuto modo di mostrare dettagli difficili da trasmettere con formulazioni generiche. Questo studio qualitativo su piccola scala offre valide ragioni per includere l'osservazione congiunta del lavoro nella verifica dei requisiti.

Helen Lingard, Sarah Pink, James Harley, Ruwini Edirisinghe. https://doi.org/10.1080/01446193.2015.1102301, 2015.

L'analisi pratica dovrebbe partire da un episodio specifico. Occorre chiarire quale operazione stesse svolgendo la persona, in quale passaggio sia sorta la difficoltà e che cosa l'abbia ostacolata esattamente. Successivamente, insieme al lavoratore, bisogna confrontare il requisito con la disposizione delle attrezzature, gli utensili disponibili e la sequenza delle azioni. Ciò consentirà di descrivere con precisione il problema e stabilire che cosa sia necessario modificare.

Allo stesso tempo, un dipendente esperto può gestire le difficoltà in autonomia per anni. Sa a chi chiedere l'attrezzo mancante, chi chiamare per un chiarimento e come accordarsi con la squadra vicina. Il lavoro prosegue, mentre la causa dei continui ritardi e degli sforzi aggiuntivi passa inosservata.

Questo meccanismo è descritto in uno studio pubblicato nel 2003. Le autrici hanno osservato il lavoro di 26 infermieri in nove ospedali per un totale di 239 ore. Nel 93% dei problemi rilevati, il personale si è limitato ad azioni che permettevano di portare avanti l'attività in corso, senza segnalare ulteriormente il problema né ricercarne la causa. Lo studio ha dimostrato come l'abitudine di risolvere gli intoppi in autonomia possa nascondere alla direzione le criticità ricorrenti.

Anita L. Tucker, Amy C. Edmondson. https://doi.org/10.2307/41166165, 2003.

Questi risultati provengono dal settore sanitario, ma per un sito produttivo offrono lo spunto per verificare dinamiche analoghe al proprio interno. Vale la pena capire quali ostacoli il personale superi ogni giorno e chi sia a conoscenza delle difficoltà ricorrenti, per poi stabilire quali cause possano essere rimosse a livello di reparto e dove sia invece necessario il coinvolgimento di altre funzioni aziendali.

Dopo l'analisi è importante definire gli interventi necessari. Se la descrizione si presta a diverse interpretazioni, occorre chiarire la formulazione. Se per rispettare il requisito manca un dispositivo adeguato, bisogna intervenire sulle dotazioni. Se le operazioni interferiscono tra loro, sarà necessario rivederne l'organizzazione. La scelta della soluzione dipende dalla causa della difficoltà e dalla valutazione dei rischi. Prima di riprendere il lavoro in condizioni pericolose è indispensabile definire una modalità operativa sicura.

Il legame tra le decisioni dei lavoratori e le risorse disponibili è stato esaminato in uno studio del 2021, basato su tre mesi di osservazioni presso un'azienda del servizio idrico e fognario. Le squadre rinviavano regolarmente gli interventi o li affidavano ad altri operatori per garantire condizioni di esecuzione adeguate. Gli autori collegano il sostegno a tali decisioni alla disponibilità di modalità alternative per organizzare le attività, le persone e le attrezzature.

Jop Havinga, Kym Bancroft, Andrew Rae. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2021.105334, 2021.

Nel gestire una segnalazione, per il responsabile è fondamentale stabilire chi prenderà in carico il problema e quando verrà verificato il risultato, spiegando poi al lavoratore quale decisione è stata presa e quali saranno i passaggi successivi. Se la modifica richiede tempo, alle persone serve una procedura operativa sicura e condivisa per il periodo transitorio.

Una volta introdotte le modifiche, occorre osservare nuovamente l'operazione insieme al lavoratore. Nel nostro esempio ipotetico bisogna accertarsi che l'operatore veda davvero l'area di lavoro da una posizione sicura. La verifica può rivelare che la soluzione ha funzionato solo in parte o ha creato una nuova difficoltà: in tal caso l'analisi prosegue. Quando si modifica una procedura di lavoro consolidata, è necessario aggiornare la documentazione correlata e illustrare i cambiamenti a chi la utilizza.

Per valutare l'efficacia della gestione delle segnalazioni, bisogna verificare quali osservazioni abbiano portato a cambiamenti concreti sul campo e quali difficoltà continuino a ripetersi. Se il turno successivo si scontra di nuovo con lo stesso ostacolo, occorrerà riaprire la questione. La gestione di una segnalazione si conclude solo quando la soluzione è stata verificata sul posto e le persone possono rispettare il requisito nelle normali condizioni del proprio lavoro.