Procedure Operative Standard – standardizzazione del flusso documentale per HSE e ambiente

Contesto: perché le SOP diventano la base della sicurezza

Nei settori ad alta tecnologia, come quello farmaceutico, la qualità del prodotto e la sicurezza dei processi sono inseparabili. La standardizzazione del flusso documentale per HSE e ambiente non è solo una procedura burocratica, ma uno strumento che influisce direttamente sulla coerenza delle azioni dei dipendenti e sulla minimizzazione dei rischi. L'implementazione delle procedure operative standard (SOP) consente di creare un ambiente informativo unificato, in cui ogni passo del lavoratore è regolamentato e chiaro.

Nel corso del webinar, Oksana Pavlova, specialista principale HSE e ambiente di ZAO "Canonpharma Production", condivide un caso pratico di integrazione dei documenti HSE nel sistema generale di gestione della qualità dell'azienda. Il relatore analizza come questo approccio semplifichi il controllo, l'aggiornamento e l'accessibilità delle informazioni per ogni dipendente.

Integrazione dell'HSE nel sistema SOP

Invece di creare un sistema di flusso documentale separato per l'HSE, l'azienda lo ha incluso nella struttura esistente delle procedure operative standard. Questa decisione presenta una serie di vantaggi chiave:

• Controllo unificato: Il dipartimento di garanzia della qualità monitora la disponibilità, l'aggiornamento e la revisione tempestiva di tutti i documenti, comprese le istruzioni HSE. Ciò elimina la perdita di documenti e ne garantisce l'attualità.
• Chiaro ciclo di vita del documento: Alla fine dell'anno viene redatto un piano di revisione dei documenti per l'anno successivo. Il sistema ricorda automaticamente agli specialisti la necessità di aggiornare le istruzioni, prevenendo l'uso di dati obsoleti.
• Semplificazione dell'adattamento: I nuovi dipendenti non devono cercare documenti in diversi reparti. Una chiara numerazione e l'archiviazione centralizzata degli originali consentono di trovare rapidamente le informazioni necessarie, accelerando notevolmente il processo di formazione.

Struttura e visualizzazione: come rendere chiara una SOP

Il relatore mostra con un esempio che l'efficacia delle SOP dipende non solo dal contenuto, ma anche dalla forma di presentazione. Il documento non deve essere solo testo, ma una guida all'azione chiara.

• Sezione obbligatoria "Requisiti di sicurezza": Qualsiasi procedura relativa ad attrezzature o processi contiene riferimenti alle istruzioni HSE, ai requisiti per i DPI e alle misure di sicurezza tratte dai passaporti tecnici.
• Visualizzazione dei passaggi: Per i processi di lavoro, le SOP contengono un minimo di testo e un massimo di fotografie scattate direttamente sul posto di lavoro. Il lavoratore vede la sua attrezzatura reale, il che esclude una doppia interpretazione delle istruzioni.
• Accessibilità sui luoghi di lavoro: Le copie delle SOP sono collocate direttamente nei reparti e nei magazzini. In condizioni in cui l'uso di gadget è vietato (ad esempio, nelle camere bianche), il supporto cartaceo rimane l'unica fonte di informazione affidabile.

Processo di approvazione e validazione

La presentazione esamina in dettaglio l'algoritmo di sviluppo delle SOP. Il processo inizia con la determinazione della necessità del documento e la nomina di uno sviluppatore. L'approvazione avviene in un sistema elettronico (ad esempio, 1C), dove i partecipanti possono lasciare commenti. Dopo l'approvazione da parte del Direttore Generale, il dipartimento di garanzia della qualità raccoglie le firme "dal vivo" sul foglio di approvazione stampato e distribuisce le copie registrate alle divisioni strutturali.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come combinare il flusso documentale HSE con il sistema generale di gestione della qualità?
• Quali sezioni devono essere obbligatoriamente incluse in una procedura operativa standard?
• Come organizzare il controllo per la revisione tempestiva e l'aggiornamento delle istruzioni?
• Perché la visualizzazione nelle SOP è più efficace delle descrizioni testuali e come implementarla correttamente?
• Come garantire l'accessibilità dei documenti per i lavoratori nelle aree in cui i dispositivi elettronici sono vietati?