Quy trình thao tác chuẩn – tiêu chuẩn hóa luồng tài liệu HSE và môi trường

Bối cảnh: tại sao SOP lại trở thành nền tảng của an toàn

Trong các ngành công nghệ cao như dược phẩm, chất lượng sản phẩm và an toàn quy trình là không thể tách rời. Việc tiêu chuẩn hóa luồng tài liệu về HSE và môi trường không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là một công cụ ảnh hưởng trực tiếp đến sự phối hợp hành động của nhân viên và giảm thiểu rủi ro. Việc áp dụng các quy trình thao tác chuẩn (SOP) cho phép tạo ra một môi trường thông tin thống nhất, nơi mỗi bước đi của người lao động đều được quy định và dễ hiểu.

Trong khuôn khổ hội thảo trực tuyến, Oksana Pavlova, chuyên viên chính về HSE và môi trường của ЗАО «Канонфарма продакшн», chia sẻ một trường hợp thực tế về việc tích hợp các tài liệu HSE vào hệ thống quản lý chất lượng chung của doanh nghiệp. Diễn giả phân tích cách tiếp cận này giúp đơn giản hóa việc kiểm soát, cập nhật và khả năng tiếp cận thông tin cho mỗi nhân viên.

Tích hợp HSE vào hệ thống SOP

Thay vì tạo ra một hệ thống luồng tài liệu riêng cho HSE, công ty đã đưa nó vào cấu trúc quy trình thao tác chuẩn hiện có. Giải pháp này mang lại một số lợi ích chính:

• Kiểm soát thống nhất: Bộ phận đảm bảo chất lượng giám sát sự sẵn có, cập nhật và xem xét kịp thời tất cả các tài liệu, bao gồm cả hướng dẫn HSE. Điều này loại bỏ việc thất lạc tài liệu và đảm bảo tính cập nhật của chúng.
• Vòng đời tài liệu rõ ràng: Vào cuối năm, một kế hoạch xem xét tài liệu cho năm tiếp theo sẽ được lập ra. Hệ thống tự động nhắc nhở các chuyên gia về sự cần thiết phải cập nhật hướng dẫn, ngăn ngừa việc sử dụng dữ liệu lỗi thời.
• Đơn giản hóa việc hội nhập: Nhân viên mới không cần tìm kiếm tài liệu ở các bộ phận khác nhau. Việc đánh số rõ ràng và lưu trữ tập trung các bản gốc cho phép nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết, giúp đẩy nhanh đáng kể quá trình thực tập.

Cấu trúc và trực quan hóa: cách làm cho SOP dễ hiểu

Diễn giả lấy ví dụ để chỉ ra rằng hiệu quả của SOP không chỉ phụ thuộc vào nội dung mà còn vào hình thức trình bày. Tài liệu không chỉ nên là văn bản, mà phải là một hướng dẫn hành động rõ ràng.

• Phần bắt buộc "Yêu cầu an toàn": Bất kỳ quy trình nào liên quan đến thiết bị hoặc quá trình đều chứa các liên kết đến hướng dẫn HSE, yêu cầu về thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) và các biện pháp an toàn từ tài liệu kỹ thuật.
• Trực quan hóa các bước: Đối với các quy trình làm việc, SOP chứa ít văn bản nhất và nhiều hình ảnh nhất được chụp trực tiếp tại nơi làm việc. Người lao động nhìn thấy thiết bị thực tế của mình, điều này loại bỏ sự hiểu lầm về các hướng dẫn.
• Khả năng tiếp cận tại nơi làm việc: Bản sao của các SOP được đặt trực tiếp trong các phân xưởng và nhà kho. Trong điều kiện cấm sử dụng thiết bị điện tử (ví dụ: trong phòng sạch), tài liệu giấy vẫn là nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất.

Quy trình phê duyệt và thông qua

Bài phát biểu xem xét chi tiết thuật toán phát triển SOP. Quá trình bắt đầu bằng việc xác định sự cần thiết của tài liệu và chỉ định người soạn thảo. Việc phê duyệt diễn ra trong hệ thống điện tử (ví dụ: 1С), nơi những người tham gia có thể để lại nhận xét. Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt, bộ phận đảm bảo chất lượng thu thập chữ ký "sống" trên tờ trình phê duyệt đã in và phân phối các bản sao được kiểm soát cho các bộ phận cấu thành.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để kết hợp luồng tài liệu HSE với hệ thống quản lý chất lượng chung?
• Những phần nào bắt buộc phải có trong một quy trình thao tác chuẩn?
• Làm thế nào để tổ chức kiểm soát việc xem xét và cập nhật kịp thời các hướng dẫn?
• Tại sao trực quan hóa trong SOP lại hiệu quả hơn mô tả bằng văn bản và làm thế nào để thực hiện nó đúng cách?
• Làm thế nào để đảm bảo khả năng tiếp cận tài liệu cho người lao động ở những khu vực cấm thiết bị điện tử?