Sistema de etiquetas de seguridad: base de información unificada para la gestión de no conformidades e incidentes

De observaciones dispersas a una base de información unificada

En la base de la pirámide de Bird se encuentran los actos y condiciones inseguras, sin embargo, en muchas empresas el registro de estos factores sigue siendo opaco. Las observaciones se transmiten verbalmente, se pierden en el flujo de tareas y la imagen real de los riesgos se distorsiona. En su presentación, Irina Klimanova analiza un caso práctico de transformación de este proceso en una fábrica de fibra de vidrio, donde se implementó un sistema de etiquetas de seguridad (etiquetado) como parte de la metodología TPM.

La transición de una gestión reactiva a una proactiva requiere una herramienta que haga que el registro de defectos sea sencillo y su eliminación, controlable. El ponente muestra cómo la empresa pasó de los primeros intentos de visualización de problemas a la creación de una base electrónica estructurada, que permitió involucrar a la gran mayoría de los empleados en el proceso de identificación de riesgos.

Evolución de la herramienta: por qué no funcionaron los métodos clásicos

La implementación del sistema comenzó con el enfoque clásico: colocar etiquetas físicas directamente en los equipos problemáticos. Sin embargo, las características específicas de la producción (alta humedad y polvo) demostraron rápidamente la ineficacia de este método: los soportes de papel se deterioraban y la información se perdía.

La siguiente etapa fueron los tableros de información en las áreas, pero requerían largas rondas diarias para recopilar datos. Finalmente, la solución óptima fue el desarrollo de una base electrónica unificada basada en macros de Excel. Esto permitió:

• Consolidar datos de todos los edificios de producción, almacenes y oficinas en tiempo real.
• Automatizar el envío de notificaciones a los gerentes responsables y al departamento de HSE.
• Generar estadísticas detalladas por tipos de no conformidades, áreas y turnos para su posterior análisis y construcción de árboles de pérdidas.

Mecánica de trabajo y priorización de tareas

El valor clave del sistema radica en la simplicidad del registro y la evaluación de riesgos integrada. Cualquier empleado o visitante de la empresa puede registrar un problema (desde una grieta en el suelo hasta una señal acústica de montacargas que no funciona). Al registrarse, el autor completa una matriz de evaluación de riesgos que asigna automáticamente un código de color (verde, amarillo o naranja) a la no conformidad. Esto da a los gerentes una comprensión clara de las prioridades: las etiquetas naranjas se atienden de inmediato.

El ponente examina en detalle el proceso de enrutamiento: si el defecto no se puede solucionar en el lugar, se asigna un responsable, se determinan los plazos y las fuentes de financiación. El objetivo de la empresa es cerrar el 90% de las etiquetas en un plazo de 30 días, lo que se cumple con éxito y mantiene la confianza del equipo en el sistema.

Involucramiento del personal y transformación cultural

La implementación técnica de la base de datos es solo la mitad del éxito. El principal desafío fue la motivación de los empleados. En la presentación se analizan en detalle las herramientas de participación: desde conversaciones personales y visualización de los estados de las etiquetas en las áreas, hasta la integración de indicadores en el sistema de bonificaciones por turnos.

El resultado de este trabajo fue la participación del 80% del personal en el proceso de registro de no conformidades. Cabe destacar que, a medida que el sistema se desarrolló, el enfoque de atención de los trabajadores cambió: si en los primeros años se registraban principalmente defectos físicos (cables pelados, falta de protecciones), ahora predominan las etiquetas relacionadas con violaciones de los estándares 5S y la disciplina, lo que indica un crecimiento cualitativo en la cultura de seguridad.

Qué aprenderá de este seminario web:

• ¿Cómo adaptar el sistema de etiquetado a las características específicas de la producción con un entorno agresivo?
• ¿Cómo organizar el registro electrónico de no conformidades y automatizar las notificaciones sin comprar software costoso?
• ¿Bajo qué criterios los trabajadores evalúan de forma independiente el nivel de riesgo al registrar una etiqueta?
• ¿Cómo construir un sistema de presupuestación para la eliminación rápida de los defectos identificados?
• ¿Qué métodos de motivación material y no material funcionan realmente para involucrar al personal de línea?