Buổi huấn luyện an toàn đã kết thúc. Điều gì thực sự đọng lại trong đầu?

Cách tiếp cận mang tính hình thức đối với việc đào tạo nhân sự vẫn là một trong những vấn đề hệ thống lớn nhất trong lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động. Khi các chương trình huấn luyện an toàn được xây dựng theo nguyên tắc đưa vào tất cả các quy định hiện hành của công ty, chữ ký của người lao động trong sổ ghi chép chỉ xác nhận mặt pháp lý của việc đã đọc tài liệu, chứ không bảo vệ họ khỏi những sai sót tại hiện trường. Việc chuyển đổi từ tuân thủ trên giấy tờ sang tiếp thu quy tắc thực chất đòi hỏi phải xem xét lại chính cấu trúc truyền đạt thông tin, có tính đến khả năng nhận thức của con người và đặc thù của từng vị trí làm việc cụ thể.

Giải phẫu tình trạng quá tải thông tin: tại sao 2.000 trang tài liệu không phát huy tác dụng

Ông Evgeniy Sidorov, Giám đốc chính mảng thúc đẩy văn hóa an toàn của công ty Nornickel, phân tích vấn đề này qua ví dụ về dự án “Hành trình nhân viên” được triển khai tại Chi nhánh Vận tải Cực Bắc. Nghiên cứu bắt đầu bằng việc thâm nhập thực tế toàn diện: nhóm công tác đã dành năm ngày đồng hành cùng một công nhân bốc xếp mới được tuyển dụng, trải qua tất cả các giai đoạn từ nhận việc, huấn luyện an toàn đến làm quen với hồ sơ tài liệu. Song song đó, một nhóm thảo luận tập trung gồm công nhân, quản lý trực tiếp và các chuyên gia chuyên ngành đã được tập hợp để phân tích toàn bộ các luồng thông tin.

Cuộc đánh giá đã chỉ ra khoảng cách nghiêm trọng giữa khối lượng tài liệu và thời gian chuẩn bị thực tế. Trọn bộ tài liệu của chương trình huấn luyện an toàn ban đầu tại nơi làm việc lên tới khoảng 2.000 trang văn bản pháp lý khô khan. Với tốc độ đọc trung bình, một người cần hơn 30 ngày làm việc chỉ để đọc hết khối lượng tài liệu này, trong khi chương trình chỉ phân bổ 45 giờ cho việc huấn luyện ban đầu tại nơi làm việc. Một ví dụ điển hình là tiêu chuẩn cơ bản về cô lập các nguồn năng lượng: đối với công nhân bốc xếp, chỉ có hai đến ba đoạn văn mô tả các hành động cụ thể dành cho họ, nhưng vì phải đọc toàn bộ tài liệu nên người lao động thường không đọc tới được phần cần thiết và không hiểu khi nào cần áp dụng các quy tắc đó vào thực tế.

Bốn giai đoạn của tư duy mới trong đào tạo nhân viên

Bài trình bày phân tích chi tiết cơ chế chuyển đổi hoạt động đào tạo phù hợp với các yêu cầu trong Thông tư số 2464 của Bộ Lao động Nga. Thay vì làm người mới bị quá tải ngay trong những ngày đầu, quy trình được chia thành bốn giai đoạn nối tiếp nhau, trong đó thông tin được cung cấp theo liều lượng hợp lý và gắn liền với bối cảnh thực tế:

• Huấn luyện an toàn định hướng thông qua nhận thức rủi ro và thực hành quyền từ chối công việc nguy hiểm. Thay vì đọc đều đều các quy định chung, buổi học bắt đầu bằng việc chiếu một đoạn video về một vụ tai nạn lao động có thật tại một xí nghiệp tương tự. Thông qua cuộc đối thoại với chuyên viên an toàn vệ sinh lao động, chính người lao động tự rút ra kết luận về sự cần thiết phải dừng công việc không an toàn, tìm hiểu cơ chế thực hiện quyền từ chối làm việc và ngay tại chỗ gửi một tin nhắn thử nghiệm báo cáo rủi ro qua dịch vụ di động của công ty. Điều này giúp xóa bỏ rào cản tâm lý trong lần đầu sử dụng công cụ số, đồng thời bài kiểm tra kiến thức cuối buổi diễn ra dưới hình thức trò chuyện trực tiếp về các mối nguy chính thay vì đoán mò đáp án một cách hình thức trong bài trắc nghiệm.
• Huấn luyện ban đầu tại nơi làm việc dưới dạng cẩm nang minh họa theo mô-đun. Phối hợp cùng nhóm thảo luận tập trung, khối tiêu chuẩn dày hai nghìn trang đã được biên soạn lại thành cuốn cẩm nang trực quan dày 77 trang ở cả định dạng bản in và bản PDF trên điện thoại di động. Cuốn sách được thiết kế theo nguyên tắc phân khối: bên cạnh phần kiến thức nền tảng chung, tài liệu được chia thành các mô-đun dành riêng cho từng khu vực cụ thể — tàu biển, toa xe lửa mặt bằng, phương tiện vận tải đường bộ và bãi kho, nơi các rủi ro khi di chuyển hàng hóa có sự khác biệt đáng kể. Các phần hình ảnh hóa hành động đúng và sai giúp người xem nhận diện ngay những lỗi nghiêm trọng, còn việc kiểm tra kiến thức được thực hiện dưới dạng kỳ thi mở, nơi nhân viên tự trình bày quy trình làm việc an toàn bằng lời của mình.
• Chuyển tiếp liền mạch sang giai đoạn kèm cặp thực tế tại chỗ và duy trì kiến thức đọng lại. Do có quá nhiều thông tin mới, nhân viên tập sự thường không biết phải hỏi các đồng nghiệp giàu kinh nghiệm tại phân xưởng về điều gì. Để xây dựng cuộc đối thoại đi vào trọng tâm, ở cuối mỗi phần của cuốn cẩm nang đều tích hợp các câu hỏi điển hình về an toàn mà người mới sẽ cùng người hướng dẫn phân tích trực tiếp tại vị trí làm việc. Nhân viên cũng tra cứu lại chính cuốn cẩm nang này trong các đợt huấn luyện định kỳ và trước khi thực hiện các thao tác phức tạp, giúp vô hiệu hóa hiệu ứng đường cong lãng quên.
• Sàng lọc luồng thông tin hằng ngày. Để các thông tin giao ca không biến thành nhiễu thông tin, các quản lý trực tiếp và chuyên viên an toàn vệ sinh lao động đưa mọi thông điệp qua bộ lọc gồm ba câu hỏi: chủ đề này có liên quan đến nhân viên của phân xưởng cụ thể đó không, chính xác thì họ phải làm gì khác đi và những thay đổi đó có hiệu lực từ ngày nào. Cách tiếp cận này được áp dụng cho việc xử lý các bản tin khẩn về sự cố, các thay đổi trong quy định và việc thúc đẩy sử dụng dịch vụ số; sau hai đến ba tuần sẽ có một cuộc khảo sát lặp lại để đánh giá mức độ các quy tắc mới đã đi vào hành vi của tổ sản xuất.

Hiệu quả đo lường được đối với hoạt động sản xuất và cấp quản lý

Việc chuyển sang hệ thống mô-đun đã rút ngắn thời gian học lý thuyết của chương trình huấn luyện ban đầu tại nơi làm việc từ 45 giờ xuống còn 8 giờ, tạo điều kiện đưa khóa đào tạo thực hành hành vi “Ba bước an toàn” vào chương trình. Nhờ đó, bộ phận sản xuất tiếp nhận được nhân sự sẵn sàng bước vào giai đoạn kèm cặp thực tế sớm hơn ba ngày, còn trưởng phân xưởng có được một kịch bản huấn luyện rõ ràng thay vì một chồng hồ sơ dày cộp. Thử nghiệm so sánh tại hai đơn vị đã khẳng định sự tăng trưởng về chất lượng: những công nhân bốc xếp được đào tạo theo phương pháp mới đạt điểm trung bình là 9 điểm, và sau ba tuần kèm cặp thực tế tại chỗ, chỉ số này còn tăng cao hơn nữa nhờ việc thường xuyên sử dụng cuốn cẩm nang minh họa ngay tại vị trí làm việc.

Những điều bạn sẽ tìm hiểu được từ bài trình bày này

• Làm thế nào để đánh giá các chương trình huấn luyện an toàn hiện hành với sự tham gia của nhóm thảo luận tập trung gồm công nhân và quản lý trực tiếp mà vẫn đảm bảo tuân thủ đầy đủ Thông tư số 2464?
• Sử dụng ma trận nào để chắt lọc hàng nghìn trang tiêu chuẩn doanh nghiệp thành một cuốn cẩm nang minh họa nhỏ gọn được phân chia theo từng khu vực làm việc?
• Làm sao để xây dựng sự liên kết về mặt phương pháp giữa huấn luyện ban đầu tại nơi làm việc và giai đoạn kèm cặp thực tế, giúp người mới tìm đến người hướng dẫn với danh sách câu hỏi có sẵn về các rủi ro nghiêm trọng?
• Bằng cách nào để vượt qua sự phản kháng của nhân sự và rào cản trong lần đầu sử dụng khi triển khai các dịch vụ di động về an toàn vệ sinh lao động?
• Làm thế nào để thiết lập hệ thống thông báo đầu ca về các sự cố và thay đổi quy trình mà không gây ra tình trạng nhiễu thông tin tại các phân xưởng?