Effektive Durchführung von Online-Meetings

Ein gut vorbereitetes Meeting ist produktiver, wenn die Teilnehmer wissen, was sie erwartet und welche Themen besprochen werden. Für den Moderator ist es wichtig, sich gründlich vorzubereiten sowie Zeit, Ort, Materialien und Ressourcen zu organisieren, um eine maximal effektive Kommunikation mit den Teilnehmern zu gewährleisten.

In der heutigen Realität müssen im Rahmen des HSE-Managements häufig Meetings (einschließlich Unterweisungen, Sicherheitskurzgespräche, Untersuchungsausschüsse usw.) online abgehalten werden. Die Qualität dieser Meetings hängt davon ab, ob der Initiator einen einfachen Algorithmus für deren Durchführung befolgt:

1. Vorbereitung: Definieren Sie das Ziel des Meetings, erstellen Sie eine Teilnehmerliste, legen Sie die Tagesordnung fest und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zu den erforderlichen Ressourcen und Materialien haben.

2. Technische Ausstattung: Stellen Sie sicher, dass die gesamte benötigte Hardware und Software verfügbar ist und ordnungsgemäß funktioniert. Nutzen Sie eine Videokonferenzplattform, die eine hohe Video- und Audioqualität unterstützt sowie Funktionen für Bildschirmfreigabe und Chat bietet.

3. Struktur des Meetings: Unterteilen Sie das Meeting in logische Blöcke, damit die Teilnehmer der Diskussion leicht folgen können. Legen Sie klare Zeitrahmen für jeden Block fest und planen Sie bei Bedarf Pausen ein, um die Aufmerksamkeit und Konzentration der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

4. Einladung der Teilnehmer: Fügen Sie den Termin Ihrem Kalender hinzu, inklusive einer detaillierten Beschreibung des Ziels, der offenen Fragen und des Zeitplans, und laden Sie die Teilnehmer ein. Kontrollieren Sie, ob die Schlüsselpersonen ihre Teilnahme bestätigt haben. Falls keine Bestätigung vorliegt, klären Sie die Teilnahme unbedingt durch eine persönliche Ansprache der jeweiligen Person.

5. Meeting-Management: Legen Sie Kommunikationsregeln fest, klären Sie die Möglichkeiten für Zwischenfragen und die Reihenfolge der Wortmeldungen, falls das Format eine Diskussion vorsieht. Steuern Sie den Verlauf des Meetings und achten Sie auf die Einhaltung der Tagesordnung. Behalten Sie das Hauptziel im Auge und versuchen Sie, die Diskussion zum gewünschten Ergebnis zu führen.

6. Feedback und Problemlösung: Führen Sie regelmäßig Umfragen oder Diskussionen durch, um Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Dies hilft dabei, zusätzliche Herausforderungen im Rahmen der Diskussion zu identifizieren. Halten Sie diese für die spätere Bearbeitung fest, aber diskutieren Sie sie nicht im aktuellen Meeting.

7. Protokollierung: Erstellen Sie unbedingt ein Protokoll des Meetings und stellen Sie dieses nach Abschluss allen Teilnehmern und anderen interessierten Mitarbeitern frei zur Verfügung. Dies ermöglicht es den Beteiligten, später auf die Diskussion zurückzugreifen, falls Fragen oder Probleme auftreten.

Während des Meetings selbst ist es wichtig, einfache Techniken der ethischen Kommunikation zu beachten:

• Stellen Sie sich unbedingt vor und erläutern Sie Ihre Rolle im Meeting.

• Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer einander kennen und ihre jeweiligen Rollen verstehen. Falls dies nicht der Fall ist, beginnen Sie das Meeting mit einer kurzen Vorstellungsrunde und stellen Sie die Teilnehmer persönlich oder in Gruppen vor (Abteilung, Team, Dienststelle usw.).

• Kommunizieren Sie die Argumente: Warum ist es wichtig, das Ziel des Meetings zu erreichen, und wie wirkt sich dies auf die Gesamteffizienz des Unternehmens aus?

• Seien Sie dankbar für Kritik und alle themenbezogenen Fragen; seien Sie bereit, schwierige Fragen fundiert zu beantworten.

• Halten Sie den Zeitplan ein und informieren Sie frühzeitig über mögliche Änderungen oder Abweichungen.

• Erwähnen Sie, wo die Materialien zum Meeting eingesehen werden können.

Eine sorgfältige Vorbereitung hilft Ihnen dabei, Online-Kommunikation maximal effektiv zu gestalten und die Organisation von Meetings mit verschiedenen Zielgruppen insgesamt zu vereinfachen.