Gestione efficace dei meeting online

Un incontro ben preparato sarà più produttivo se i partecipanti sanno cosa aspettarsi e quali argomenti discutere. È fondamentale che il moderatore dell'incontro si prepari accuratamente, organizzando tempi, spazi, materiali e risorse per garantire una comunicazione estremamente efficace con i partecipanti.

Nella realtà odierna, nell'ambito della gestione HSE, è spesso necessario condurre incontri online (inclusi briefing, safety moments, commissioni d'indagine, ecc.). La qualità di questi incontri dipende dal rispetto di un semplice algoritmo da parte dell'organizzatore:

1. Preparazione: Definire l'obiettivo dell'incontro, stilare l'elenco dei partecipanti, stabilire l'ordine del giorno e assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano accesso alle risorse e ai materiali necessari.

2. Supporto tecnico: Assicurarsi che tutte le attrezzature e i software necessari siano disponibili e funzionino correttamente. Utilizzare una piattaforma di videoconferenza che supporti un'alta qualità audio e video, oltre a disporre di funzioni di condivisione dello schermo e chat.

3. Struttura dell'incontro: Suddividere il meeting in blocchi logici affinché i partecipanti possano seguire facilmente il filo della discussione. Stabilire tempi chiari per ogni blocco e includere pause, se necessario, per mantenere alta l'attenzione e la concentrazione.

4. Convocazione dei partecipanti: Aggiungere l'incontro al calendario con una descrizione dettagliata dell'obiettivo, dei punti aperti e della tempistica, aggiungendo i partecipanti. Verificare che i partecipanti chiave abbiano confermato la loro presenza. In assenza di conferma, è opportuno sollecitare personalmente ogni partecipante.

5. Gestione dell'incontro: Stabilire le regole di comunicazione, le modalità per porre domande durante il processo e l'ordine degli interventi di ciascun partecipante, se il formato prevede una discussione. Monitorare l'andamento del meeting e assicurarsi che l'ordine del giorno venga rispettato. Tenere sempre presente l'obiettivo principale e orientare la discussione verso il suo raggiungimento.

6. Feedback e risoluzione dei problemi: Condurre periodicamente sondaggi o discussioni per raccogliere feedback dai partecipanti. Questo aiuterà a identificare ulteriori sfide emerse durante il dibattito. Annotarle per affrontarle in seguito, evitando di discuterne durante l'incontro corrente.

7. Verbale dell'incontro: È fondamentale redigere il verbale dell'incontro e, al termine, renderlo accessibile ai partecipanti e agli altri stakeholder interessati. Ciò permetterà ai partecipanti di riesaminare la discussione in caso di dubbi o problemi futuri.

Durante lo svolgimento dell'incontro, è importante ricordare alcune semplici tecniche di comunicazione etica:

• Presentarsi obbligatoriamente e spiegare il proprio ruolo nell'incontro

• Assicurarsi che i partecipanti si conoscano e comprendano i rispettivi ruoli. In caso contrario, iniziare con una breve presentazione individuale o per gruppi (reparto, squadra, servizio, ecc.)

• Argomentare i punti: perché è importante raggiungere l'obiettivo dell'incontro e come questo influisce sull'efficienza aziendale complessiva

• Accogliere con gratitudine critiche e domande sul tema, preparandosi a rispondere in modo argomentato ai quesiti complessi

• Rispettare i tempi e avvisare in anticipo in caso di possibili variazioni o scostamenti

• Specificare dove sarà possibile consultare i materiali relativi all'incontro

Una preparazione accurata vi aiuterà a gestire le comunicazioni online con la massima efficacia e a semplificare l'organizzazione dei meeting con qualsiasi tipo di pubblico nel complesso.