事前にしっかりと準備された会議は、参加者が何を期待し、どのような議題について話し合うべきかを把握しているため、より生産的になります。モデレーターにとって、参加者とのコミュニケーションを最大限に効率化するために、時間、場所、資料、リソースを適切に準備し、質を整えることが重要です。
現代の労働安全衛生（HSE）管理においては、オンラインで会議（安全教育、ツールボックス・ミーティング、事故調査委員会などを含む）を開催することが一般的になっています。これらの会議の質は、主催者が以下のシンプルなアルゴリズムに従っているかどうかにかかっています：
準備：会議の目的を明確にし、参加者リストを作成し、アジェンダを決定します。すべての参加者が、必要なリソースや資料にアクセスできることを確認してください。
技術的な準備：必要なすべての機器とソフトウェアが利用可能で、正しく動作することを確認します。高品質な映像と音声、画面共有やチャット機能を備えたビデオ会議プラットフォームを使用してください。
会議の構成：参加者が議論の流れを追いやすいよう、会議を論理的なブロックに分けます。各ブロックに明確な時間枠を設定し、集中力を維持するために必要に応じて休憩を挟んでください。
会議の進行管理：発言のルール、質問のタイミング、ディスカッション形式の場合の発言順序などを設定します。会議の進行をコントロールし、アジェンダの遵守を徹底してください。会議の主な目的を常に念頭に置き、議論を目標達成へと導くように努めましょう。
フィードバックと問題解決：参加者からのフィードバックを得るために、定期的にアンケートや意見交換を行ってください。これにより、議論の中で新たな課題を特定できます。それらは今後の課題として記録し、現在の会議内では議論しないようにします。
会議の記録：必ず議事録を作成し、会議終了後には参加者やその他の関係者が自由に閲覧できるように公開してください。これにより、後で疑問や問題が生じた際に、参加者が議論の内容を振り返ることができます。
必ず自己紹介をし、会議における自分の役割を説明する
参加者同士が互いを知っており、それぞれの役割を理解しているか確認する。そうでない場合は、簡単な自己紹介から始め、個人またはグループ（部署、チーム、サービスなど）ごとに紹介する
会議の目的を達成することがなぜ重要なのか、それが会社の全体的な業務効率にどのように影響するのか、根拠を説明する
批判やテーマに関するあらゆる質問を歓迎し、難しい質問に対しても根拠を持って回答できるよう準備しておく
タイムスケジュールを遵守し、変更や遅延の可能性がある場合は事前に通知する
会議資料をどこで確認できるかを伝える