Requisitos para los participantes en procesos de licitación

A toda empresa le gustaría trabajar con una organización de formación que, al igual que el empleador, esté interesada en la calidad de la capacitación del personal. Sin embargo, en el mercado de servicios educativos, como antes, sigue habiendo muchas empresas que no venden conocimientos y habilidades, sino simples "certificados".

¿Cómo protegerse de proveedores poco profesionales durante la etapa de selección y ejecución de las obligaciones contractuales? Comparto mi experiencia.

1. Cualificación del personal del contratista involucrado en la prestación de servicios. Los requisitos del cliente en cuanto a la cualificación del personal pueden tener en cuenta las disposiciones de la normativa legal y los reglamentos internos (si existen). Si, de acuerdo con sus necesidades, la formación debe realizarse en varios lugares, se puede prever una situación en la que la necesidad de formación surja simultáneamente; por lo tanto, el contratista debe confirmar la disponibilidad en plantilla de la organización, bajo condiciones de empleo a tiempo completo o parcial, o mediante contratos de servicios profesionales, del número necesario de especialistas. Como documentos acreditativos, solicitamos documentos que confirmen la disponibilidad de especialistas (plantilla de personal) e información sobre su cualificación (títulos académicos y/o certificados de cualificación, actas de verificación de conocimientos, etc.).
2. Programa de formación. En esta sección indicamos con el mayor detalle posible los requisitos para el contenido del programa de formación (lista de temas, número de horas de teoría, volumen de clases prácticas), la modalidad de formación y en qué formato debe realizarse la evaluación final (verificación de conocimientos): pruebas, examen práctico, etc. Como documentos acreditativos, solicitamos el programa de formación, ejemplos de preguntas de examen y tareas prácticas.
3. Documentos de resultados de la formación. Especificamos los requisitos para los documentos que deben emitirse tras la formación y el procedimiento para su entrega al cliente. Como documentos acreditativos, solicitamos modelos de los documentos.
4. Soporte material y técnico. En esta sección indicamos los requisitos para el equipo y los equipos de protección individual (EPI), incluyendo una lista específica con indicación de análogos necesarios para llevar a cabo la formación. Calculamos la cantidad de artículos basándonos en el número de alumnos por grupo. Como documentos acreditativos, solicitamos: copias de documentos que confirmen el derecho de propiedad o el contrato de arrendamiento; certificados de conformidad (si es necesario).
5. Experiencia en la prestación de servicios similares. Solicitamos información sobre contratos ejecutados anteriormente, incluyendo personas de contacto. Según su criterio, se pueden establecer requisitos para el volumen de los contratos ejecutados, por ejemplo: en los últimos 2 años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud, el participante debe haber cumplido obligaciones por un volumen total (acumulado) de al menos el 50% del precio máximo inicial del lote. Como documentos acreditativos, solicitamos: copias de contratos y actas de servicios prestados.
6. Calidad de la formación. Si en su actividad uno de los indicadores clave de desempeño (KPI) es la calidad de la formación, puede complementar los requisitos técnicos con este indicador numérico.
7. Responsabilidad por la organización y seguridad del proceso educativo. Durante la prestación de los servicios, el contratista debe ser responsable de la organización y de garantizar la seguridad del proceso educativo.

Las solicitudes de documentos acreditativos permitirán descartar a los proveedores que envían su paquete estándar de documentos en las plataformas de licitación electrónica sin leer detenidamente los requisitos técnicos de la compra.

Durante la realización de la formación, evaluamos la calidad de la prestación de los servicios mediante listas de verificación (check-lists) elaboradas a partir de los requisitos técnicos. En caso de incumplimiento, presentamos una reclamación por la calidad inadecuada de los servicios prestados, citando los puntos de los requisitos técnicos.

En caso de no satisfacerse los requisitos, el cliente se reserva el derecho de rescindir el contrato de forma unilateral y extrajudicial, y de exigir la indemnización total por los daños y perjuicios derivados de la calidad inadecuada de la prestación de los servicios.