Exigences pour les participants aux procédures d'achat

Chaque entreprise souhaite travailler avec un organisme de formation qui, tout comme l'employeur, s'intéresse à la qualité de la formation du personnel. Cependant, sur le marché des services éducatifs, comme par le passé, il reste de nombreuses entreprises qui vendent non pas des connaissances et des compétences, mais de simples « certificats » sans valeur réelle.

Comment se protéger des fournisseurs peu scrupuleux lors de la phase de sélection et de l'exécution des obligations contractuelles ? Je partage mon expérience.

1. Qualification du personnel du prestataire impliqué dans la prestation de services. Les exigences du client en matière de qualification du personnel peuvent tenir compte des dispositions des actes juridiques normatifs et des actes locaux (le cas échéant). Si, selon vos besoins, la formation doit se dérouler dans plusieurs lieux, on peut supposer qu'un besoin de formation puisse survenir simultanément ; par conséquent, le prestataire doit confirmer la présence au sein de l'organisation, sous contrat à temps plein ou partiel, ou via des contrats de droit civil, du nombre nécessaire de spécialistes. Comme documents justificatifs, nous demandons des documents confirmant la présence de spécialistes (organigramme ou tableau des effectifs) et des informations sur leur qualification (diplômes et/ou certificats de qualification, procès-verbaux de vérification des connaissances, etc.).
2. Programme de formation. Dans cette section, nous indiquons de la manière la plus détaillée possible les exigences relatives au contenu du programme de formation (liste des thèmes, nombre d'heures de théorie, volume des séances pratiques), le mode de formation, et le format de l'évaluation finale (vérification des connaissances) : tests, examen pratique, etc. Comme documents justificatifs, nous demandons le programme de formation, des exemples de questions de test et d'exercices pratiques.
3. Documents issus de la formation. Nous précisons les exigences relatives aux documents devant être délivrés à l'issue de la formation, ainsi que les modalités de leur transmission au client. Comme documents justificatifs, nous demandons des modèles de documents.
4. Moyens matériels et techniques. Dans cette section, nous indiquons les exigences relatives aux équipements et aux équipements de protection individuelle (EPI), y compris une liste spécifique mentionnant les équivalents nécessaires à la réalisation de la formation. Le nombre d'articles est calculé en fonction du nombre d'apprenants par groupe. Comme documents justificatifs, nous demandons : des copies des documents attestant du droit de propriété ou du contrat de location ; des certificats de conformité (si nécessaire).
5. Expérience dans la prestation de services similaires. Nous demandons des informations sur les contrats précédemment exécutés, y compris les personnes de contact. Selon votre décision, vous pouvez fixer des exigences sur le volume des contrats exécutés, par exemple : au cours des 2 dernières années précédant la date de dépôt de la candidature, le participant doit avoir rempli des obligations pour un volume cumulé (total) d'au moins 50 % du prix initial maximal du lot. Comme documents justificatifs, nous demandons : des copies des contrats et des actes de services rendus.
6. Qualité de la formation. Si la qualité de la formation est l'un de vos indicateurs clés de performance (KPI), vous pouvez compléter les spécifications techniques par cet indicateur chiffré.
7. Responsabilité de l'organisation et de la sécurité du processus pédagogique. Lors de la prestation de services, le prestataire doit être responsable de l'organisation et de la sécurité du processus pédagogique.

Les demandes de documents justificatifs permettront d'écarter les prestataires qui envoient leur dossier standard sur les plateformes de commerce électronique sans lire attentivement les spécifications techniques des achats.

Pendant la formation, nous évaluons la qualité de la prestation à l'aide de listes de contrôle établies sur la base des spécifications techniques. En cas de non-conformité, nous rédigeons une réclamation concernant la qualité insuffisante des services rendus, en nous référant aux points des spécifications techniques.

En cas de non-satisfaction des exigences, le client se réserve le droit de résilier le contrat de manière unilatérale et extrajudiciaire et d'exiger une indemnisation complète pour les pertes liées à la mauvaise qualité de la prestation de services.