Hệ thống kiểm soát HSE ba cấp độ

Sự tiến hóa của kiểm soát: từ hình thức đến sự tham gia

Tổ chức kiểm soát hiệu quả việc tuân thủ các yêu cầu HSE là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Trong điều kiện thực tế hiện nay, khi trọng tâm không chỉ chuyển sang an toàn mà còn tạo ra điều kiện làm việc thoải mái, các phương pháp kiểm tra truyền thống cần được xem xét lại. Bài phát biểu xem xét chi tiết cách tiếp cận của công ty, nơi hệ thống kiểm soát đã chuyển đổi từ một nghĩa vụ thường lệ thành một công cụ cải thiện nơi làm việc thực sự.

Diễn giả phân tích lý do tại sao việc giao toàn bộ chức năng kiểm soát cho chuyên viên HSE là không hiệu quả. Nếu không có sự quan tâm của chính người lao động và quản lý trực tiếp, không thể đạt được kết quả bền vững. Thực tiễn cho thấy việc thu hút sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp độ không chỉ cho phép phát hiện kịp thời các vi phạm mà còn hình thành văn hóa an toàn, nơi mỗi người đều cảm thấy có trách nhiệm.

Kiến trúc kiểm soát ba cấp độ

Cốt lõi của hệ thống được trình bày là sự phân công rõ ràng các vai trò và tần suất kiểm tra. Mỗi cấp độ có nhiệm vụ và mức độ chi tiết riêng, cho phép bao quát mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất.

• Cấp độ một (hàng ngày): Do các quản lý trực tiếp (trưởng ca, tổ trưởng, quản đốc phân xưởng) thực hiện. Tập trung vào các yêu cầu cơ bản: sử dụng PPE (thiết bị bảo hộ cá nhân), sự sạch sẽ của nơi làm việc, không có vật cản trên lối thoát hiểm. Điều này cho phép nhanh chóng khắc phục các vi phạm nhỏ trước khi chúng dẫn đến sự cố.
• Cấp độ hai (hai tuần một lần): Do trưởng bộ phận cùng với chuyên viên HSE thực hiện. Việc kiểm tra mang tính chuyên sâu hơn và nhằm đánh giá các vấn đề hệ thống cũng như kiểm soát việc thực hiện các biện pháp đã đề ra trước đó.
• Cấp độ ba (hàng quý): Đánh giá chéo với sự tham gia của quản lý cấp cao (giám đốc kỹ thuật, giám đốc sản xuất). Đặc điểm chính là các nhà quản lý không kiểm tra bộ phận của mình mà kiểm tra các bộ phận liên quan. Điều này loại bỏ sự «quen mắt» và cho phép phát hiện các rủi ro không rõ ràng.

Công cụ ghi nhận và phân tích

Hiệu quả của việc kiểm soát phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng ghi nhận kết quả. Diễn giả chỉ ra qua ví dụ cách sử dụng các công cụ đơn giản nhưng có cấu trúc giúp tránh mất thông tin và đảm bảo các biện pháp khắc phục được hoàn thành.

• Danh sách kiểm tra (Checklist) ở các cấp độ khác nhau: Đối với hai cấp độ đầu tiên, các checklist cơ bản được sử dụng, đối với cấp độ thứ ba — một bảng câu hỏi mở rộng (hơn 60 mục), có tính đến cả luật pháp và tiêu chuẩn doanh nghiệp.
• Bảng đăng ký thống nhất: Tất cả các điểm không phù hợp được phát hiện đều được ghi lại với ngày tháng, người chịu trách nhiệm, thời hạn khắc phục và bắt buộc đính kèm hình ảnh. Điều này làm cho quá trình trở nên minh bạch và loại bỏ sự khác biệt trong cách hiểu.
• Cùng xác định nguyên nhân: Một nguyên tắc quan trọng là nguyên nhân của các vi phạm không do chuyên viên HSE tự xác định mà được thảo luận tập thể tại các cuộc họp định kỳ. Điều này nâng cao chất lượng phân tích và sự tham gia của các nhà quản lý.

Cấp độ bốn: góc nhìn toàn cầu

Một tính năng thú vị của thực tiễn được trình bày là sự hiện diện của cái gọi là «cấp độ thứ tư» của kiểm soát. Đây là cuộc kiểm toán hàng năm do giám đốc HSE toàn cầu thực hiện. Cách tiếp cận này cho phép tích hợp các thực tiễn tốt nhất thế giới, đánh giá sự tuân thủ của các quy trình địa phương với các tiêu chuẩn quốc tế và nhận được đánh giá chuyên gia độc lập về tình trạng hiện tại của hệ thống quản lý HSE.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để phân bổ trách nhiệm kiểm soát an toàn giữa các cấp quản lý khác nhau?
• Tại sao kiểm tra chéo lại hiệu quả hơn các cuộc kiểm toán truyền thống?
• Làm thế nào để cấu trúc đúng các checklist cho các cấp độ kiểm soát khác nhau?
• Làm thế nào để tổ chức ghi nhận và phân tích các điểm không phù hợp được phát hiện mà không cần sử dụng các giải pháp CNTT phức tạp?
• Làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên đề xuất các ý tưởng cải thiện điều kiện làm việc?