Ziel: Schaffung eines zentralisierten, mobilen und transparenten Sicherheitsmanagementsystems, das Papierprotokolle ersetzt und die Ausführungsdisziplin erhöht.
Wichtige Funktionsmodule des Systems:
Zugriff per Tablet oder Smartphone direkt am Arbeitsplatz, in der Werkstatt oder auf dem Gelände.
Checklisten (Fragebögen) für Kontrollen der Ebene 1 und 2. Die Kontrollfragen werden auf Basis von Stellenbeschreibungen, HSE-Anweisungen sowie Anleitungen und Pässen der Geräte-/Werkzeughersteller in das System geladen.
Implementierung der Möglichkeit, Vorlagen für verschiedene Bereiche und Arbeitsarten zu erstellen.
Foto- und Videodokumentation: Sofortiges Anhängen von Mediendateien an festgestellte Verstöße.
Dies ist ein unbestreitbarer Beweis und schafft Klarheit für alle Beteiligten (was genau wurde beanstandet, wo und in welchem Zustand).
Möglichkeit der automatischen Erstellung einer Anordnung bei Überschreitung der Frist (um 3 Tage) zur Behebung eines im Rahmen der APK-Ebene 1 und 2 festgestellten Verstoßes oder eines Vermerks zur persönlichen Haftung der verantwortlichen Führungskräfte.
Elektronische Signatur: Bestätigung der Durchführung der Inspektion und der Kenntnisnahme von Anordnungen.
Zentrales Dashboard (Steuerpult): Anschauliche Darstellung der Kennzahlen in Echtzeit:
Automatische Push-Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen:
Der verantwortliche Ausführer behebt den Verstoß und lädt über die mobile App einen Fotobericht über die Erledigung hoch.
Die kontrollierende Person (Führungskraft, HSE-Beauftragter) erhält eine Benachrichtigung und prüft die Qualität der ausgeführten Arbeiten ebenfalls über die App, indem sie einen elektronischen Vermerk über die Behebung setzt.
Es entsteht eine geschlossene Aktionskette: „Verstoß -> Fakt -> Anordnung (je nach Kontrollstufe, d. h. im Falle der Erstellung einer Anordnung) -> Behebung/Korrektur -> Fotobeweis -> Abnahme“.
Vorteile des Übergangs zum elektronischen Format:
Papierbasiertes System vs. Elektronisches System (E-APK)
Risiko von Datenverlust: Das Journal kann vergessen, beschädigt oder verloren werden.
Zentralisierte Speicherung: Daten sind geschützt und jederzeit verfügbar.
Mangelnde Schnelligkeit: Informationen im Journal liegen nur der Person vor, die es gerade hat. Sofortige Verfügbarkeit: Inspektionsergebnisse sind für alle Verantwortlichen in Echtzeit sichtbar.
Schwierige Analyse: Um Statistiken zu sammeln, muss man monatelang in Journalen blättern. Leistungsstarke Analytik: Daten für Managemententscheidungen sind mit einem Klick verfügbar.
Keine Ausführungskontrolle: Fristen zur Behebung werden leicht übersehen. Automatische Fristenkontrolle: Das System erinnert selbstständig und weist auf Verzug hin.
Textliche Unklarheit: „Defekt an Maschine Nr. 5“ — welches Bauteil genau? Anschaulichkeit: Jedem Verstoß wird ein Foto beigefügt, was alle Fragen klärt.
Mangelnde Rechtsverbindlichkeit: Einträge können angefochten werden („das habe ich nicht geschrieben“). Rechtliche Relevanz: Eine elektronische Checkliste mit Foto, Datum und elektronischer Signatur ist ein gewichtiges Argument.
Technische Umsetzung und Phasen der Einführung:
Fertiglösung (SaaS): Schneller und oft günstiger zu Beginn. Viele Anbieter bieten Standardprodukte für das HSE-Management (Environment, Health, Safety) an.
Eigenentwicklung: Teurer und langwieriger, ermöglicht aber eine 100-prozentige Anpassung an die einzigartigen Prozesse des Unternehmens.
Fazit:
Die Einführung der elektronischen APK ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern eine Veränderung der Unternehmenskultur hin zu mehr Transparenz, Verantwortung und datenbasierter Sicherheit.
Ein solches System ermöglicht es nicht nur, „das Papier loszuwerden“, sondern auch die Anzahl der Vorfälle durch die schnelle Beseitigung von Risiken zu reduzieren, Zeit für das Management bei der Erfassung und Analyse von Informationen zu sparen und letztendlich die Gesundheit der Menschen sowie die Ressourcen des Unternehmens zu schonen.