Gestión de empresas contratistas

Evolución de la gestión de contratistas: del control a la asociación

La gestión de empresas contratistas tradicionalmente sigue siendo una de las áreas de responsabilidad más complejas en el ámbito de HSE. A diferencia del personal propio, donde la cultura corporativa y los estándares de seguridad se construyen durante años, los contratistas cambian regularmente, trayendo consigo diferentes niveles de preparación y actitudes hacia los riesgos. En este seminario web, Tatiana Borisova, jefa del departamento de HSE y continuidad del negocio de Novartis en Rusia, la CEI y los países de Europa Central y Oriental, comparte su experiencia práctica en la integración de contratistas en un sistema de seguridad unificado de una gran empresa internacional.

La ponente analiza un enfoque integral en el que la seguridad comienza mucho antes de que los trabajadores lleguen al sitio y no termina con una instrucción formal. En el núcleo de este sistema se encuentra el principio de igualdad de trato: para la empresa no hay diferencia entre un empleado propio y un trabajador de una empresa contratista cuando se trata de preservar la vida y la salud.

Sistema de selección y control de cuatro etapas

En la presentación se examina en detalle el algoritmo de trabajo con contratistas, que consta de cuatro etapas clave. Este enfoque estructurado permite descartar empresas poco fiables desde el principio y desarrollar sistemáticamente a aquellas dispuestas a cumplir con altos estándares.

1. Licitación y precalificación

La evaluación de la seguridad comienza en la etapa de elaboración de los pliegos de licitación. Los representantes del departamento de HSE participan en el desarrollo de los requisitos, y los proveedores potenciales completan cuestionarios detallados y proporcionan documentación de respaldo. Con base en esta información, se forma una clasificación:

• Zona verde: la empresa cumple plenamente con los requisitos y se le permite trabajar sin restricciones.
• Zona amarilla: se identifican deficiencias que requieren corrección. Se elabora un plan de mejora que debe cumplirse antes de firmar el contrato.
• Zona roja/negra: no conformidades críticas que excluyen la posibilidad de cooperación.

La ponente muestra con un ejemplo cómo una empresa de la zona «amarilla-roja» logró transformar su sistema de HSE tras varios años de trabajo enfocado y finalmente ganar una licitación, pasando a la categoría «verde». Esto demuestra que los requisitos estrictos pero transparentes del cliente estimulan el desarrollo del mercado de servicios.

2. Incorporación modular y evaluación de riesgos

Después de firmar el contrato, en el que se fijan estrictamente los requisitos de HSE, comienza el proceso de adaptación. En lugar de la instrucción introductoria estándar, se utiliza un sistema de formación modular. El programa se forma individualmente según la especificidad del trabajo a realizar: a los jardineros no se les habla sobre el trabajo en altura, pero se les capacita obligatoriamente en estándares ambientales y reglas de separación de residuos. Para los empleados que trabajan en producción, se realizan capacitaciones especializadas en estándares GMP (Buenas Prácticas de Manufactura).

Una etapa obligatoria es el desarrollo conjunto de una evaluación de riesgos para cada tipo de trabajo. Esto permite sincronizar la comprensión de los peligros entre el cliente y el contratista antes del inicio de la actividad real.

3. Control diario y KPI

La gestión de la seguridad durante el trabajo incluye recorridos conjuntos diarios (caminatas de seguridad) con la participación de los gerentes de las empresas contratistas. La eficiencia del trabajo se evalúa mediante un sistema de KPI fijado en el contrato. Los indicadores clave incluyen:

• Cumplimiento de las normas legales y de los estándares internos más estrictos de la empresa.
• Indicador LTIR (Lost Time Incident Rate): número de incidentes con pérdida de tiempo de trabajo por horas trabajadas.
• Investigación oportuna de incidentes y microlesiones.

Es importante señalar que el cumplimiento de estos KPI afecta directamente la motivación financiera del contratista. Se aplica el principio de responsabilidad colectiva: las violaciones graves pueden llevar a una reducción de la parte de bonificación de los pagos para toda la empresa contratista, lo que estimula a la gerencia a controlar estrictamente el cumplimiento de las reglas en el sitio.

4. Evaluación anual y desarrollo

El sistema no es estático. Anualmente se realiza una auditoría interna de los contratistas y una reevaluación de sus indicadores. Para los contratos a largo plazo (más de 3 años), se prevé un procedimiento de nueva licitación, lo que impide que los contratistas se relajen y los motiva a la mejora continua.

Gamificación y psicología en la formación

En la presentación se presta especial atención a los aspectos psicológicos del trabajo con el personal. Las instrucciones tradicionales en forma de conferencias se consideran ineficaces debido a la rápida dispersión de la atención de los oyentes. En su lugar, se implementan formatos interactivos:

• Capacitaciones gamificadas: misiones, juegos de cartas y simulaciones prácticas en los lugares de trabajo (almacenes, producción).
• Equipos mixtos: tanto los empleados de plantilla como los trabajadores de las empresas contratistas participan conjuntamente en la formación, lo que contribuye a la formación de una cultura de seguridad unificada.

Este enfoque aumenta significativamente el compromiso del personal y conduce a un aumento en el número de informes sobre peligros potenciales (near-misses), ya que las personas comienzan a reconocer mejor los riesgos y no temen informarlos.

Motivación y diálogo abierto

En lugar de un sistema punitivo, la empresa apuesta por el estímulo y la apertura. Los contratistas participan en concursos corporativos de seguridad en igualdad de condiciones con los empleados de plantilla y reciben valiosos premios por sus logros en el ámbito de HSE. El objetivo principal no es castigar por un error, sino identificar la causa raíz y prevenir la repetición del incidente. El diálogo abierto permite a los contratistas dar retroalimentación al cliente, señalando posibles mejoras en los procesos de la propia empresa.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo construir un sistema de precalificación de contratistas y descartar a los infractores en la etapa de licitación?
• ¿Qué KPI de seguridad es más eficaz incluir en el contrato con una empresa contratista?
• ¿Cómo aplicar sanciones financieras por violaciones de los requisitos de HSE sin destruir las relaciones de asociación?
• ¿Por qué la incorporación modular es más efectiva que la instrucción introductoria estándar?
• ¿Cómo aumentar el compromiso de los trabajadores del contratista en cuestiones de seguridad mediante la gamificación?