Fremdfirmenmanagement

Die Entwicklung des Fremdfirmenmanagements: von der Kontrolle zur Partnerschaft

Das Fremdfirmenmanagement bleibt traditionell einer der komplexesten Verantwortungsbereiche im HSE-Sektor. Im Gegensatz zum eigenen Personal, bei dem Unternehmenskultur und Sicherheitsstandards über Jahre hinweg aufgebaut werden, wechseln Auftragnehmer regelmäßig und bringen unterschiedliche Ausbildungsniveaus und Risikoeinstellungen mit. In diesem Webinar teilt Tatiana Borisova, Leiterin für HSE und Business Continuity bei Novartis in Russland, der GUS sowie Mittel- und Osteuropa, ihre praktischen Erfahrungen bei der Integration von Fremdfirmen in das einheitliche Sicherheitssystem eines großen internationalen Unternehmens.

Die Referentin erläutert einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem Sicherheit lange vor dem Betreten der Baustelle durch die Arbeiter beginnt und nicht mit einer formellen Unterweisung endet. Im Mittelpunkt dieses Systems steht das Prinzip der Gleichbehandlung: Für das Unternehmen gibt es keinen Unterschied zwischen einem eigenen Mitarbeiter und dem Mitarbeiter einer Fremdfirma, wenn es um den Schutz von Leben und Gesundheit geht.

Vierstufiges Auswahl- und Kontrollsystem

Der Vortrag beleuchtet detailliert den Algorithmus für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern, der aus vier Schlüsselphasen besteht. Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht es, unzuverlässige Unternehmen bereits im Vorfeld auszusortieren und diejenigen systematisch weiterzuentwickeln, die bereit sind, hohe Standards zu erfüllen.

1. Ausschreibung und Präqualifikation

Die Sicherheitsbewertung beginnt bereits in der Phase der Ausschreibungserstellung. Vertreter der HSE-Abteilung beteiligen sich an der Ausarbeitung der Anforderungen, während potenzielle Lieferanten detaillierte Fragebögen ausfüllen und entsprechende Nachweise erbringen. Auf Grundlage dieser Informationen wird ein Ranking erstellt:

• Grüne Zone: Das Unternehmen erfüllt alle Anforderungen vollständig und wird ohne Einschränkungen zur Arbeit zugelassen.
• Gelbe Zone: Es werden Mängel festgestellt, die behoben werden müssen. Es wird ein Verbesserungsplan erstellt, der vor Vertragsunterzeichnung erfüllt sein muss.
• Rote/Schwarze Zone: Kritische Abweichungen, die eine Zusammenarbeit ausschließen.

Die Referentin zeigt an einem Beispiel, wie ein Unternehmen aus der „gelb-roten“ Zone durch jahrelange, zielgerichtete Arbeit sein HSE-System transformieren konnte, schließlich die Ausschreibung gewann und in die „grüne“ Kategorie aufstieg. Dies beweist, dass strenge, aber transparente Anforderungen des Auftraggebers die Entwicklung des Dienstleistungsmarktes fördern.

2. Modulares Onboarding und Risikobewertung

Nach der Vertragsunterzeichnung, in der die HSE-Anforderungen strikt festgelegt sind, beginnt der Einarbeitungsprozess. Anstelle einer standardisierten Erstunterweisung wird ein modulares Schulungssystem angewendet. Das Programm wird individuell auf die spezifischen Arbeiten zugeschnitten: Landschaftsgärtner werden nicht über Arbeiten in der Höhe belehrt, erhalten aber zwingend Schulungen zu Umweltstandards und Mülltrennung. Für Produktionsmitarbeiter werden spezielle Schulungen nach GMP-Standards (Gute Herstellungspraxis) durchgeführt.

Ein obligatorischer Schritt ist die gemeinsame Erstellung einer Risikobewertung für jede Art von Arbeit. Dies ermöglicht es, das Verständnis für Gefahren zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vor Beginn der eigentlichen Tätigkeit zu synchronisieren.

3. Tägliche Kontrolle und KPIs

Das Sicherheitsmanagement während der Arbeit umfasst tägliche gemeinsame Rundgänge (Safety Walks) unter Beteiligung der Führungskräfte der Fremdfirmen. Die Arbeitsleistung wird anhand eines im Vertrag festgelegten KPI-Systems bewertet. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strengerer interner Unternehmensstandards.
• Die LTIR-Rate (Lost Time Incident Rate) — die Anzahl der Arbeitsunfälle mit Ausfallzeit im Verhältnis zu den geleisteten Arbeitsstunden.
• Rechtzeitige Untersuchung von Vorfällen und Mikrotraumata.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Erfüllung dieser KPIs direkten Einfluss auf die finanzielle Motivation des Auftragnehmers hat. Es gilt das Prinzip der kollektiven Verantwortung: Schwere Verstöße können zu einer Kürzung der Bonuszahlungen für die gesamte Fremdfirma führen, was das Management dazu anspornt, die Einhaltung der Regeln vor Ort streng zu kontrollieren.

4. Jährliche Bewertung und Entwicklung

Das System ist nicht statisch. Jährlich wird ein internes Audit der Auftragnehmer durchgeführt und deren Leistung neu bewertet. Für langfristige Verträge (über 3 Jahre) ist ein erneutes Ausschreibungsverfahren vorgesehen, was verhindert, dass sich Auftragnehmer auf ihren Lorbeeren ausruhen, und sie zur kontinuierlichen Verbesserung motiviert.

Gamification und Psychologie in der Schulung

Besonderes Augenmerk wird im Vortrag auf die psychologischen Aspekte der Personalarbeit gelegt. Traditionelle Frontalunterweisungen gelten aufgrund der schnell nachlassenden Aufmerksamkeit der Zuhörer als ineffektiv. Stattdessen werden interaktive Formate eingeführt:

• Gamifizierte Schulungen: Quests, Kartenspiele und praktische Simulationen an den Arbeitsplätzen (Lager, Produktion).
• Gemischte Teams: An den Schulungen nehmen sowohl eigene Mitarbeiter als auch Beschäftigte von Fremdfirmen gemeinsam teil, was den Aufbau einer einheitlichen Sicherheitskultur fördert.

Dieser Ansatz erhöht das Engagement des Personals erheblich und führt zu einem Anstieg der Meldungen über potenzielle Gefahren (Near-Misses), da die Mitarbeiter Risiken besser erkennen und keine Angst haben, diese zu melden.

Motivation und offener Dialog

Anstelle eines Bestrafungssystems setzt das Unternehmen auf Belohnung und Offenheit. Auftragnehmer nehmen gleichberechtigt mit den eigenen Mitarbeitern an unternehmensinternen Sicherheitswettbewerben teil und erhalten wertvolle Preise für Leistungen im HSE-Bereich. Das Hauptziel besteht nicht darin, Fehler zu bestrafen, sondern die Grundursache zu ermitteln und eine Wiederholung des Vorfalls zu verhindern. Ein offener Dialog ermöglicht es den Fremdfirmen, dem Auftraggeber Feedback zu geben und auf mögliche Verbesserungen in den Prozessen des Unternehmens selbst hinzuweisen.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie baut man ein Präqualifikationssystem für Auftragnehmer auf und sortiert Verstöße bereits in der Ausschreibungsphase aus?
• Welche HSE-KPIs lassen sich am effektivsten in den Vertrag mit einer Fremdfirma integrieren?
• Wie wendet man finanzielle Sanktionen bei Verstößen gegen Sicherheitsanforderungen an, ohne die partnerschaftlichen Beziehungen zu zerstören?
• Warum ist ein modulares Onboarding effektiver als eine standardisierte Erstunterweisung?
• Wie kann man durch Gamification das Engagement der Mitarbeiter von Fremdfirmen in Sicherheitsfragen steigern?