การจัดการผู้รับเหมา

วิวัฒนาการของการจัดการผู้รับเหมา: จากการควบคุมสู่การเป็นหุ้นส่วน

การจัดการผู้รับเหมามักเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่ซับซ้อนที่สุดในด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (HSE) แตกต่างจากพนักงานภายในที่วัฒนธรรมองค์กรและมาตรฐานความปลอดภัยถูกสร้างขึ้นมานานหลายปี ผู้รับเหมามีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ นำมาซึ่งระดับการฝึกอบรมและทัศนคติต่อความเสี่ยงที่แตกต่างกัน ในการสัมมนาผ่านเว็บนี้ Tatiana Borisova หัวหน้าฝ่าย HSE และความต่อเนื่องทางธุรกิจของ Novartis ในรัสเซีย CIS และยุโรปกลางและตะวันออก ได้แบ่งปันประสบการณ์เชิงปฏิบัติในการบูรณาการผู้รับเหมาเข้าสู่ระบบความปลอดภัยแบบครบวงจรของบริษัทระดับนานาชาติขนาดใหญ่

วิทยากรได้อธิบายถึงแนวทางที่ครอบคลุม ซึ่งความปลอดภัยเริ่มต้นขึ้นก่อนที่คนงานจะเข้ามาในไซต์งาน และไม่ได้จบลงที่การปฐมนิเทศอย่างเป็นทางการ ระบบนี้ตั้งอยู่บนหลักการของการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน: สำหรับบริษัท ไม่มีความแตกต่างระหว่างพนักงานของตนเองและพนักงานของผู้รับเหมาเมื่อพูดถึงการรักษาชีวิตและสุขภาพ

ระบบการคัดเลือกและการควบคุมสี่ขั้นตอน

การนำเสนอได้พิจารณาอย่างละเอียดถึงอัลกอริทึมสำหรับการทำงานร่วมกับผู้รับเหมา ซึ่งประกอบด้วยสี่ขั้นตอนสำคัญ แนวทางที่มีโครงสร้างนี้ช่วยให้สามารถคัดกรองบริษัทที่ไม่น่าเชื่อถือออกไปตั้งแต่เริ่มต้น และพัฒนาบริษัทที่พร้อมจะปฏิบัติตามมาตรฐานระดับสูงอย่างเป็นระบบ

1. การประกวดราคาและการพิจารณาคุณสมบัติเบื้องต้น

การประเมินความปลอดภัยเริ่มต้นในขั้นตอนการจัดทำข้อกำหนดการประกวดราคา ตัวแทนของแผนก HSE มีส่วนร่วมในการพัฒนาข้อกำหนด และผู้มีโอกาสเป็นซัพพลายเออร์จะกรอกแบบสอบถามโดยละเอียดและจัดเตรียมเอกสารประกอบ จากข้อมูลนี้ จะมีการจัดอันดับ:

• โซนสีเขียว: บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างครบถ้วนและได้รับอนุญาตให้ทำงานโดยไม่มีข้อจำกัด
• โซนสีเหลือง: พบข้อบกพร่องที่ต้องแก้ไข มีการจัดทำแผนการปรับปรุงซึ่งจะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนลงนามในสัญญา
• โซนสีแดง/สีดำ: ความไม่สอดคล้องที่สำคัญซึ่งทำให้ไม่สามารถร่วมมือกันได้

วิทยากรได้แสดงตัวอย่างว่าบริษัทจากโซน "สีเหลือง-แดง" สามารถเปลี่ยนแปลงระบบ HSE ของตนได้อย่างไรในช่วงหลายปีของการทำงานอย่างมีเป้าหมาย และในที่สุดก็ชนะการประกวดราคา โดยย้ายไปอยู่ในหมวดหมู่ "สีเขียว" สิ่งนี้พิสูจน์ให้เห็นว่าข้อกำหนดที่เข้มงวดแต่โปร่งใสของลูกค้าช่วยกระตุ้นการพัฒนาตลาดบริการ

2. การปฐมนิเทศแบบโมดูลาร์และการประเมินความเสี่ยง

หลังจากลงนามในสัญญา ซึ่งมีการกำหนดข้อกำหนดด้าน HSE อย่างเข้มงวด กระบวนการปรับตัวจะเริ่มต้นขึ้น แทนที่จะใช้การปฐมนิเทศเบื้องต้นแบบมาตรฐาน จะใช้ระบบการฝึกอบรมแบบโมดูลาร์ โปรแกรมนี้จัดทำขึ้นเป็นรายบุคคลขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงานที่ทำ: คนจัดสวนจะไม่ได้รับการบอกเล่าเกี่ยวกับการทำงานบนที่สูง แต่จะได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับมาตรฐานด้านสิ่งแวดล้อมและกฎการแยกขยะอย่างแน่นอน สำหรับพนักงานที่ทำงานในการผลิต จะมีการจัดการฝึกอบรมเฉพาะทางเกี่ยวกับมาตรฐาน GMP (หลักเกณฑ์วิธีการที่ดีในการผลิต)

ขั้นตอนบังคับคือการพัฒนาร่วมกันของการประเมินความเสี่ยงสำหรับงานแต่ละประเภท สิ่งนี้ช่วยให้สามารถประสานความเข้าใจเกี่ยวกับอันตรายระหว่างลูกค้าและผู้รับเหมาก่อนที่จะเริ่มกิจกรรมจริง

3. การควบคุมรายวันและ KPI

การจัดการความปลอดภัยในระหว่างกระบวนการทำงานรวมถึงการเดินตรวจร่วมกันทุกวัน (การเดินตรวจความปลอดภัย) โดยมีส่วนร่วมของผู้จัดการผู้รับเหมา ประสิทธิภาพการทำงานได้รับการประเมินตามระบบ KPI ที่กำหนดไว้ในสัญญา ตัวชี้วัดที่สำคัญ ได้แก่:

• การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและมาตรฐานภายในที่เข้มงวดกว่าของบริษัท
• ตัวชี้วัด LTIR (Lost Time Incident Rate) — จำนวนอุบัติการณ์ที่ทำให้สูญเสียเวลาทำงานต่อชั่วโมงทำงาน
• การสอบสวนอุบัติการณ์และการบาดเจ็บเล็กน้อยอย่างทันท่วงที

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการปฏิบัติตาม KPI เหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่อแรงจูงใจทางการเงินของผู้รับเหมา มีการใช้หลักการความรับผิดชอบร่วมกัน: การละเมิดที่ร้ายแรงอาจนำไปสู่การลดส่วนโบนัสของการชำระเงินสำหรับบริษัทผู้รับเหมาทั้งหมด ซึ่งกระตุ้นให้ฝ่ายบริหารควบคุมการปฏิบัติตามกฎระเบียบในไซต์งานอย่างเคร่งครัด

4. การประเมินและการพัฒนาประจำปี

ระบบไม่ได้หยุดนิ่ง มีการตรวจสอบผู้รับเหมาภายในและการประเมินตัวชี้วัดของพวกเขาใหม่ทุกปี สำหรับสัญญาระยะยาว (มากกว่า 3 ปี) จะมีขั้นตอนการประกวดราคาซ้ำ ซึ่งไม่อนุญาตให้ผู้รับเหมาผ่อนคลายและกระตุ้นให้พวกเขาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

Gamification และจิตวิทยาในการฝึกอบรม

การนำเสนอให้ความสนใจเป็นพิเศษกับแง่มุมทางจิตวิทยาของการทำงานกับบุคลากร การบรรยายแบบดั้งเดิมถือว่าไม่มีประสิทธิภาพเนื่องจากความสนใจของผู้ฟังลดลงอย่างรวดเร็ว แทนที่จะเป็นเช่นนั้น มีการนำรูปแบบการโต้ตอบมาใช้:

• การฝึกอบรมแบบ Gamified: เควส เกมไพ่ และการจำลองสถานการณ์จริงในสถานที่ทำงาน (คลังสินค้า การผลิต)
• ทีมผสม: ทั้งพนักงานประจำและพนักงานของผู้รับเหมาเข้าร่วมการฝึกอบรมร่วมกัน ซึ่งก่อให้เกิดวัฒนธรรมความปลอดภัยที่เป็นหนึ่งเดียว

แนวทางนี้ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างมีนัยสำคัญและนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของจำนวนรายงานเกี่ยวกับอันตรายที่อาจเกิดขึ้น (near-misses) เนื่องจากผู้คนเริ่มตระหนักถึงความเสี่ยงได้ดีขึ้นและไม่กลัวที่จะรายงาน

แรงจูงใจและการสนทนาแบบเปิด

แทนที่จะใช้ระบบลงโทษ บริษัทอาศัยการให้รางวัลและความเปิดกว้าง ผู้รับเหมาเข้าร่วมการแข่งขันด้านความปลอดภัยขององค์กรในระดับเดียวกับพนักงานประจำและได้รับรางวัลอันมีค่าสำหรับความสำเร็จในด้าน HSE เป้าหมายหลักไม่ใช่การลงโทษสำหรับข้อผิดพลาด แต่เพื่อระบุสาเหตุที่แท้จริงและป้องกันไม่ให้อุบัติการณ์เกิดขึ้นซ้ำ การสนทนาแบบเปิดช่วยให้ผู้รับเหมาสามารถให้ข้อเสนอแนะแก่ลูกค้า โดยชี้ให้เห็นถึงการปรับปรุงที่เป็นไปได้ในกระบวนการของบริษัทเอง

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากการสัมมนาผ่านเว็บนี้:

• วิธีสร้างระบบการพิจารณาคุณสมบัติเบื้องต้นของผู้รับเหมาและคัดกรองผู้ฝ่าฝืนในขั้นตอนการประกวดราคา?
• KPI ด้านความปลอดภัยใดที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการรวมไว้ในสัญญากับผู้รับเหมา?
• วิธีใช้มาตรการคว่ำบาตรทางการเงินสำหรับการละเมิดข้อกำหนดด้าน HSE โดยไม่ทำลายความสัมพันธ์แบบหุ้นส่วน?
• ทำไมการปฐมนิเทศแบบโมดูลาร์จึงมีประสิทธิภาพมากกว่าการปฐมนิเทศเบื้องต้นแบบมาตรฐาน?
• วิธีใช้ Gamification เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานผู้รับเหมาในประเด็นด้านความปลอดภัย?