Quản lý các tổ chức nhà thầu

Sự tiến hóa của quản lý nhà thầu: từ kiểm soát đến đối tác

Quản lý các tổ chức nhà thầu theo truyền thống vẫn là một trong những lĩnh vực trách nhiệm phức tạp nhất trong lĩnh vực an toàn lao động. Khác với nhân viên nội bộ, nơi văn hóa doanh nghiệp và các tiêu chuẩn an toàn được xây dựng qua nhiều năm, các nhà thầu thay đổi thường xuyên, mang theo các mức độ đào tạo và thái độ đối với rủi ro khác nhau. Trong khuôn khổ hội thảo trực tuyến, Tatiana Borisova, Trưởng phòng HSE và tính liên tục trong kinh doanh của Novartis tại Nga, CIS và các nước Trung và Đông Âu, chia sẻ kinh nghiệm thực tế về việc tích hợp các nhà thầu vào một hệ thống an toàn thống nhất của một công ty quốc tế lớn.

Diễn giả phân tích một cách tiếp cận toàn diện, trong đó an toàn bắt đầu từ rất lâu trước khi công nhân ra công trường và không kết thúc bằng một buổi hướng dẫn hình thức. Cốt lõi của hệ thống này là nguyên tắc đối xử bình đẳng: đối với công ty, không có sự khác biệt giữa nhân viên nội bộ và nhân viên của tổ chức nhà thầu khi nói đến việc bảo vệ tính mạng và sức khỏe.

Hệ thống lựa chọn và kiểm soát bốn giai đoạn

Bài phát biểu xem xét chi tiết thuật toán làm việc với các nhà thầu, bao gồm bốn giai đoạn chính. Cách tiếp cận có cấu trúc như vậy cho phép loại bỏ các công ty không đáng tin cậy ngay từ đầu và phát triển có hệ thống những công ty sẵn sàng đáp ứng các tiêu chuẩn cao.

1. Đấu thầu và sơ tuyển

Đánh giá an toàn bắt đầu ở giai đoạn hình thành hồ sơ mời thầu. Đại diện của bộ phận HSE tham gia vào việc phát triển các yêu cầu, và các nhà cung cấp tiềm năng điền vào các bảng câu hỏi chi tiết và cung cấp tài liệu chứng minh. Dựa trên thông tin này, một xếp hạng được hình thành:

• Vùng xanh: công ty hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu và được phép làm việc mà không có hạn chế.
• Vùng vàng: phát hiện các thiếu sót cần khắc phục. Một kế hoạch cải tiến được lập ra và phải được hoàn thành trước khi ký hợp đồng.
• Vùng đỏ/đen: những sự không phù hợp nghiêm trọng, loại trừ khả năng hợp tác.

Diễn giả đưa ra ví dụ về cách một công ty từ vùng "vàng-đỏ" sau vài năm làm việc có mục tiêu đã có thể chuyển đổi hệ thống an toàn lao động của mình và cuối cùng giành chiến thắng trong cuộc đấu thầu, chuyển sang danh mục "xanh". Điều này chứng minh rằng các yêu cầu khắt khe nhưng minh bạch của khách hàng kích thích sự phát triển của thị trường dịch vụ.

2. Hội nhập theo mô-đun và đánh giá rủi ro

Sau khi ký hợp đồng, trong đó các yêu cầu về an toàn lao động được quy định chặt chẽ, quá trình thích ứng bắt đầu. Thay vì hướng dẫn giới thiệu tiêu chuẩn, một hệ thống đào tạo theo mô-đun được áp dụng. Chương trình được hình thành riêng biệt tùy thuộc vào đặc thù của công việc được thực hiện: những người làm vườn không được hướng dẫn về làm việc trên cao, nhưng bắt buộc phải được đào tạo về các tiêu chuẩn môi trường và quy tắc phân loại rác thải. Đối với nhân viên làm việc trong sản xuất, các khóa đào tạo chuyên sâu về tiêu chuẩn GMP (Thực hành sản xuất tốt) được tổ chức.

Một giai đoạn bắt buộc là cùng nhau phát triển đánh giá rủi ro cho từng loại công việc. Điều này cho phép đồng bộ hóa sự hiểu biết về các mối nguy hiểm giữa khách hàng và nhà thầu trước khi bắt đầu hoạt động thực tế.

3. Kiểm soát hàng ngày và KPI

Quản lý an toàn trong quá trình làm việc bao gồm các cuộc đi dạo chung hàng ngày (safety-walks) với sự tham gia của các nhà quản lý của các tổ chức nhà thầu. Hiệu quả công việc được đánh giá theo hệ thống KPI được ghi trong hợp đồng. Các chỉ số chính bao gồm:

• Tuân thủ các quy định pháp luật và các tiêu chuẩn nội bộ, khắt khe hơn của công ty.
• Chỉ số LTIR (Lost Time Incident Rate) — số lượng sự cố mất thời gian làm việc trên số giờ làm việc.
• Điều tra kịp thời các sự cố và vi chấn thương.

Điều quan trọng cần lưu ý là việc thực hiện các KPI này ảnh hưởng trực tiếp đến động lực tài chính của nhà thầu. Nguyên tắc trách nhiệm tập thể được áp dụng: các vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến việc giảm phần tiền thưởng cho toàn bộ công ty nhà thầu, điều này kích thích ban quản lý kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ các quy tắc tại cơ sở.

4. Đánh giá và phát triển hàng năm

Hệ thống không tĩnh. Hàng năm, một cuộc kiểm toán nội bộ các nhà thầu và đánh giá lại các chỉ số của họ được tiến hành. Đối với các hợp đồng dài hạn (hơn 3 năm), quy trình đấu thầu lại được cung cấp, điều này không cho phép các nhà thầu thư giãn và thúc đẩy họ cải tiến liên tục.

Trò chơi hóa và tâm lý học trong đào tạo

Sự chú ý đặc biệt trong bài phát biểu được dành cho các khía cạnh tâm lý khi làm việc với nhân viên. Các bài giảng hướng dẫn truyền thống được coi là kém hiệu quả do sự phân tán chú ý nhanh chóng của người nghe. Thay vào đó, các định dạng tương tác được triển khai:

• Đào tạo trò chơi hóa: các nhiệm vụ, trò chơi với thẻ và mô phỏng thực tế tại nơi làm việc (nhà kho, sản xuất).
• Đội ngũ hỗn hợp: cả nhân viên nội bộ và nhân viên của các tổ chức nhà thầu cùng tham gia đào tạo, điều này góp phần hình thành một văn hóa an toàn thống nhất.

Cách tiếp cận này làm tăng đáng kể sự tham gia của nhân viên và dẫn đến sự gia tăng số lượng báo cáo về các mối nguy hiểm tiềm ẩn (near-misses), vì mọi người bắt đầu nhận biết rủi ro tốt hơn và không ngại báo cáo về chúng.

Động lực và đối thoại cởi mở

Thay vì một hệ thống trừng phạt, công ty dựa vào sự khuyến khích và cởi mở. Các nhà thầu tham gia vào các cuộc thi an toàn của công ty ngang hàng với nhân viên nội bộ và nhận được những giải thưởng có giá trị cho những thành tựu trong lĩnh vực an toàn lao động. Mục tiêu chính không phải là trừng phạt vì một sai lầm, mà là xác định nguyên nhân gốc rễ và ngăn ngừa sự cố tái diễn. Đối thoại cởi mở cho phép các nhà thầu cung cấp phản hồi cho khách hàng, chỉ ra những cải tiến có thể có trong các quy trình của chính công ty.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để xây dựng một hệ thống sơ tuyển nhà thầu và loại bỏ những người vi phạm ở giai đoạn đấu thầu?
• Những KPI an toàn nào hiệu quả nhất để đưa vào hợp đồng với tổ chức nhà thầu?
• Làm thế nào để áp dụng các biện pháp trừng phạt tài chính đối với các vi phạm yêu cầu an toàn lao động mà không phá hủy mối quan hệ đối tác?
• Tại sao hội nhập theo mô-đun lại hiệu quả hơn hướng dẫn giới thiệu tiêu chuẩn?
• Làm thế nào để sử dụng trò chơi hóa để tăng sự tham gia của nhân viên nhà thầu vào các vấn đề an toàn?