Zarządzanie organizacjami wykonawczymi

Ewolucja zarządzania wykonawcami: od kontroli do partnerstwa

Zarządzanie organizacjami wykonawczymi tradycyjnie pozostaje jednym z najtrudniejszych obszarów odpowiedzialności w dziedzinie BHP. W przeciwieństwie do własnego personelu, gdzie kultura korporacyjna i standardy bezpieczeństwa są budowane latami, wykonawcy regularnie się zmieniają, przynosząc ze sobą różne poziomy przygotowania i stosunku do ryzyka. W ramach webinarium Tatiana Borisova, kierownik działu BHP i ciągłości biznesowej Novartis w Rosji, WNP oraz krajach Europy Środkowej i Wschodniej, dzieli się praktycznym doświadczeniem w integracji wykonawców w jednolity system bezpieczeństwa dużej międzynarodowej firmy.

Prelegentka omawia kompleksowe podejście, w którym bezpieczeństwo zaczyna się na długo przed wejściem pracowników na plac budowy i nie kończy się na formalnym szkoleniu. Podstawą tego systemu jest zasada równego traktowania: dla firmy nie ma różnicy między własnym pracownikiem a pracownikiem organizacji wykonawczej, jeśli chodzi o ochronę życia i zdrowia.

Czteroetapowy system selekcji i kontroli

W wystąpieniu szczegółowo omówiono algorytm pracy z wykonawcami, składający się z czterech kluczowych etapów. Takie ustrukturyzowane podejście pozwala na odrzucenie niewiarygodnych firm już na starcie i systematyczny rozwój tych, które są gotowe spełniać wysokie standardy.

1. Przetarg i prekwalifikacja

Ocena bezpieczeństwa rozpoczyna się na etapie tworzenia specyfikacji przetargowej. Przedstawiciele działu HSE uczestniczą w opracowywaniu wymagań, a potencjalni dostawcy wypełniają szczegółowe kwestionariusze i dostarczają dokumentację potwierdzającą. Na podstawie tych informacji tworzony jest ranking:

• Strefa zielona: firma w pełni spełnia wymagania i jest dopuszczona do pracy bez ograniczeń.
• Strefa żółta: zidentyfikowano braki wymagające usunięcia. Sporządzany jest plan naprawczy, który musi zostać zrealizowany przed podpisaniem umowy.
• Strefa czerwona/czarna: krytyczne niezgodności wykluczające możliwość współpracy.

Prelegentka pokazuje na przykładzie, jak firma ze strefy „żółto-czerwonej” w ciągu kilku lat celowej pracy zdołała przekształcić swój system BHP i ostatecznie wygrać przetarg, przechodząc do kategorii „zielonej”. Dowodzi to, że surowe, ale przejrzyste wymagania klienta stymulują rozwój rynku usług.

2. Modułowy onboarding i ocena ryzyka

Po podpisaniu umowy, w której rygorystycznie określono wymagania BHP, rozpoczyna się proces adaptacji. Zamiast standardowego szkolenia wstępnego stosuje się modułowy system szkoleń. Program jest tworzony indywidualnie w zależności od specyfiki wykonywanych prac: pracownicy zajmujący się zielenią nie są szkoleni z pracy na wysokości, ale obowiązkowo z norm ekologicznych i zasad selektywnej zbiórki odpadów. Dla pracowników produkcyjnych przeprowadzane są specjalistyczne szkolenia ze standardów GMP (Dobra Praktyka Produkcyjna).

Obowiązkowym etapem jest wspólne opracowanie oceny ryzyka dla każdego rodzaju pracy. Pozwala to na zsynchronizowanie zrozumienia zagrożeń między klientem a wykonawcą przed rozpoczęciem faktycznej działalności.

3. Codzienna kontrola i KPI

Zarządzanie bezpieczeństwem w trakcie pracy obejmuje codzienne wspólne obchody (safety walks) z udziałem kierowników organizacji wykonawczych. Efektywność pracy oceniana jest za pomocą systemu KPI zapisanego w umowie. Kluczowe wskaźniki obejmują:

• Przestrzeganie norm prawnych i wewnętrznych, bardziej rygorystycznych standardów firmy.
• Wskaźnik LTIR (Lost Time Incident Rate) — liczba incydentów z utratą czasu pracy w stosunku do przepracowanych godzin.
• Terminowe badanie incydentów i mikrourazów.

Warto zauważyć, że realizacja tych KPI ma bezpośredni wpływ na motywację finansową wykonawcy. Stosuje się zasadę odpowiedzialności zbiorowej: poważne naruszenia mogą prowadzić do obniżenia części premiowej wynagrodzenia dla całej firmy wykonawczej, co stymuluje kierownictwo do ścisłego kontrolowania przestrzegania zasad na obiekcie.

4. Coroczna ocena i rozwój

System nie jest statyczny. Co roku przeprowadzany jest wewnętrzny audyt wykonawców i ponowna ocena ich wskaźników. W przypadku umów długoterminowych (powyżej 3 lat) przewidziana jest procedura ponownego przetargu, co nie pozwala wykonawcom na relaks i motywuje ich do ciągłego doskonalenia.

Grywalizacja i psychologia w szkoleniach

Szczególną uwagę w wystąpieniu poświęcono psychologicznym aspektom pracy z personelem. Tradycyjne szkolenia w formie wykładów uznawane są za mało efektywne ze względu na szybkie rozpraszanie uwagi słuchaczy. Zamiast nich wprowadzane są interaktywne formaty:

• Szkolenia oparte na grywalizacji: questy, gry karciane i praktyczne symulacje w miejscach pracy (magazyny, produkcja).
• Zespoły mieszane: w szkoleniach wspólnie uczestniczą zarówno pracownicy etatowi, jak i pracownicy organizacji wykonawczych, co sprzyja kształtowaniu jednolitej kultury bezpieczeństwa.

Takie podejście znacznie zwiększa zaangażowanie personelu i prowadzi do wzrostu liczby zgłoszeń o potencjalnych zagrożeniach (near-misses), ponieważ ludzie zaczynają lepiej rozpoznawać ryzyko i nie boją się o nim informować.

Motywacja i otwarty dialog

Zamiast systemu kar, firma stawia na zachęty i otwartość. Wykonawcy uczestniczą w korporacyjnych konkursach bezpieczeństwa na równi z pracownikami etatowymi i otrzymują cenne nagrody za osiągnięcia w dziedzinie BHP. Głównym celem nie jest ukaranie za błąd, ale zidentyfikowanie przyczyny źródłowej i zapobieżenie powtórzeniu się incydentu. Otwarty dialog pozwala wykonawcom na przekazywanie klientowi informacji zwrotnych, wskazując na możliwe ulepszenia w procesach samej firmy.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak zbudować system prekwalifikacji wykonawców i odsiać naruszających zasady na etapie przetargu?
• Jakie KPI dotyczące bezpieczeństwa najskuteczniej włączyć do umowy z organizacją wykonawczą?
• Jak stosować sankcje finansowe za naruszenia wymagań BHP, nie niszcząc relacji partnerskich?
• Dlaczego modułowy onboarding jest skuteczniejszy niż standardowe szkolenie wstępne?
• Jak za pomocą grywalizacji zwiększyć zaangażowanie pracowników wykonawcy w kwestie bezpieczeństwa?