Gestione delle aziende appaltatrici

L'evoluzione della gestione degli appaltatori: dal controllo alla partnership

La gestione delle aziende appaltatrici rimane tradizionalmente una delle aree di responsabilità più complesse nel campo HSE. A differenza del personale interno, dove la cultura aziendale e gli standard di sicurezza si costruiscono negli anni, gli appaltatori cambiano regolarmente, portando con sé diversi livelli di preparazione e atteggiamenti verso i rischi. Nel webinar, Tatiana Borisova, responsabile HSE e continuità aziendale di Novartis in Russia, CSI e paesi dell'Europa centrale e orientale, condivide l'esperienza pratica di integrazione degli appaltatori nel sistema di sicurezza unificato di una grande azienda internazionale.

La relatrice analizza un approccio globale in cui la sicurezza inizia molto prima che i lavoratori entrino in cantiere e non si esaurisce con una formazione formale. Alla base di questo sistema c'è il principio della parità di trattamento: per l'azienda non c'è differenza tra un proprio dipendente e un lavoratore di un'azienda appaltatrice quando si tratta di preservare la vita e la salute.

Sistema di selezione e controllo in quattro fasi

L'intervento esamina in dettaglio l'algoritmo di lavoro con gli appaltatori, composto da quattro fasi chiave. Questo approccio strutturato permette di scartare le aziende inaffidabili fin dall'inizio e di sviluppare sistematicamente quelle pronte a soddisfare standard elevati.

1. Gara d'appalto e pre-qualificazione

La valutazione della sicurezza inizia nella fase di stesura del capitolato d'appalto. I rappresentanti del dipartimento HSE partecipano allo sviluppo dei requisiti, mentre i potenziali fornitori compilano questionari dettagliati e forniscono documentazione di supporto. Sulla base di queste informazioni viene stilata una classifica:

• Zona verde: l'azienda soddisfa pienamente i requisiti ed è ammessa al lavoro senza restrizioni.
• Zona gialla: vengono identificate carenze che richiedono correzioni. Viene redatto un piano di miglioramento che deve essere completato prima della firma del contratto.
• Zona rossa/nera: non conformità critiche che escludono la possibilità di collaborazione.

La relatrice mostra con un esempio come un'azienda della zona "giallo-rossa", in pochi anni di lavoro mirato, sia riuscita a trasformare il proprio sistema HSE e infine a vincere la gara, passando alla categoria "verde". Ciò dimostra che requisiti rigorosi ma trasparenti da parte del committente stimolano lo sviluppo del mercato dei servizi.

2. Onboarding modulare e valutazione dei rischi

Dopo la firma del contratto, che stabilisce rigorosamente i requisiti HSE, inizia il processo di adattamento. Invece della formazione introduttiva standard, viene utilizzato un sistema di formazione modulare. Il programma è personalizzato in base alle specificità del lavoro: ai giardinieri non viene spiegato il lavoro in quota, ma vengono formati sugli standard ambientali e sulle regole di raccolta differenziata. Per i dipendenti che lavorano nella produzione, si tengono corsi di formazione specializzati sugli standard GMP (Norme di Buona Fabbricazione).

Una fase obbligatoria è lo sviluppo congiunto della valutazione dei rischi per ogni tipo di lavoro. Ciò consente di sincronizzare la comprensione dei pericoli tra committente ed esecutore prima dell'inizio delle attività effettive.

3. Controllo quotidiano e KPI

La gestione della sicurezza durante il lavoro include ispezioni congiunte quotidiane (safety walk) con la partecipazione dei dirigenti delle aziende appaltatrici. L'efficienza del lavoro viene valutata tramite un sistema di KPI stabilito nel contratto. Gli indicatori chiave includono:

• Rispetto delle norme di legge e degli standard interni più severi dell'azienda.
• Indicatore LTIR (Lost Time Incident Rate) — numero di infortuni con perdita di tempo lavorativo rispetto alle ore lavorate.
• Indagine tempestiva su incidenti e microinfortuni.

È importante notare che il raggiungimento di questi KPI influisce direttamente sulla motivazione finanziaria dell'appaltatore. Si applica il principio della responsabilità collettiva: gravi violazioni possono portare a una riduzione dei bonus per l'intera azienda appaltatrice, il che stimola la direzione a controllare rigorosamente il rispetto delle regole in cantiere.

4. Valutazione annuale e sviluppo

Il sistema non è statico. Ogni anno viene condotto un audit interno degli appaltatori e una rivalutazione delle loro prestazioni. Per i contratti a lungo termine (oltre 3 anni) è prevista una procedura di rinnovo della gara, che impedisce agli appaltatori di rilassarsi e li motiva al miglioramento continuo.

Gamification e psicologia nella formazione

Particolare attenzione nell'intervento è rivolta agli aspetti psicologici del lavoro con il personale. Le tradizionali lezioni frontali sono considerate inefficaci a causa della rapida perdita di attenzione degli ascoltatori. Al loro posto vengono introdotti formati interattivi:

• Formazione gamificata: quest, giochi di carte e simulazioni pratiche nei luoghi di lavoro (magazzini, produzione).
• Squadre miste: alla formazione partecipano congiuntamente sia i dipendenti interni che i lavoratori delle aziende appaltatrici, favorendo la creazione di una cultura della sicurezza unificata.

Questo approccio aumenta significativamente il coinvolgimento del personale e porta a un aumento delle segnalazioni di potenziali pericoli (near-miss), poiché le persone iniziano a riconoscere meglio i rischi e non hanno paura di segnalarli.

Motivazione e dialogo aperto

Invece di un sistema punitivo, l'azienda punta sull'incoraggiamento e sull'apertura. Gli appaltatori partecipano a concorsi aziendali sulla sicurezza al pari dei dipendenti interni e ricevono premi preziosi per i risultati in ambito HSE. L'obiettivo principale non è punire per un errore, ma identificare la causa principale e prevenire il ripetersi dell'incidente. Il dialogo aperto consente agli appaltatori di fornire feedback al committente, indicando possibili miglioramenti nei processi dell'azienda stessa.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come costruire un sistema di pre-qualificazione degli appaltatori e scartare i trasgressori in fase di gara?
• Quali KPI di sicurezza è più efficace includere nel contratto con l'azienda appaltatrice?
• Come applicare sanzioni finanziarie per le violazioni dei requisiti HSE senza rovinare le relazioni di partnership?
• Perché l'onboarding modulare è più efficace della formazione introduttiva standard?
• Come aumentare il coinvolgimento dei lavoratori dell'appaltatore nelle questioni di sicurezza attraverso la gamification?