Gestion des entreprises sous-traitantes

Évolution de la gestion des sous-traitants : du contrôle au partenariat

La gestion des entreprises sous-traitantes reste traditionnellement l'un des domaines de responsabilité les plus complexes en matière de HSE. Contrairement au personnel interne, où la culture d'entreprise et les normes de sécurité se construisent au fil des ans, les sous-traitants changent régulièrement, apportant avec eux différents niveaux de préparation et d'attitude face aux risques. Lors de ce webinaire, Tatiana Borisova, responsable HSE et de la continuité des activités chez Novartis pour la Russie, la CEI et les pays d'Europe centrale et orientale, partage son expérience pratique sur l'intégration des sous-traitants dans le système de sécurité unifié d'une grande entreprise internationale.

L'intervenante analyse une approche globale où la sécurité commence bien avant l'arrivée des travailleurs sur le site et ne se limite pas à une formation formelle. Ce système repose sur le principe d'égalité de traitement : pour l'entreprise, il n'y a aucune différence entre un employé interne et un travailleur sous-traitant lorsqu'il s'agit de préserver la vie et la santé.

Système de sélection et de contrôle en quatre étapes

La présentation détaille l'algorithme de travail avec les sous-traitants, composé de quatre étapes clés. Cette approche structurée permet d'écarter les entreprises peu fiables dès le départ et de développer systématiquement celles qui sont prêtes à répondre à des normes élevées.

1. Appel d'offres et pré-qualification

L'évaluation de la sécurité commence au stade de l'élaboration du cahier des charges de l'appel d'offres. Les représentants du département HSE participent à la définition des exigences, tandis que les fournisseurs potentiels remplissent des questionnaires détaillés et fournissent des documents justificatifs. Sur la base de ces informations, un classement est établi :

• Zone verte : l'entreprise répond pleinement aux exigences et est autorisée à travailler sans restrictions.
• Zone jaune : des lacunes nécessitant des corrections sont identifiées. Un plan d'amélioration est élaboré et doit être exécuté avant la signature du contrat.
• Zone rouge/noire : non-conformités critiques excluant toute possibilité de collaboration.

L'intervenante montre par l'exemple comment une entreprise de la zone « jaune-rouge » a pu, après plusieurs années de travail ciblé, transformer son système HSE et finalement remporter un appel d'offres en passant dans la catégorie « verte ». Cela prouve que des exigences strictes mais transparentes de la part du client stimulent le développement du marché des services.

2. Intégration modulaire et évaluation des risques

Après la signature du contrat, qui fixe strictement les exigences HSE, le processus d'intégration commence. Au lieu d'une formation d'accueil standard, un système de formation modulaire est appliqué. Le programme est élaboré individuellement en fonction de la spécificité des travaux : les paysagistes ne sont pas formés au travail en hauteur, mais ils sont obligatoirement formés aux normes environnementales et aux règles du tri sélectif. Pour les employés travaillant en production, des formations spécialisées sur les normes GMP (Bonnes Pratiques de Fabrication) sont organisées.

Une étape obligatoire est l'élaboration conjointe d'une évaluation des risques pour chaque type de travail. Cela permet de synchroniser la compréhension des dangers entre le client et le prestataire avant le début de l'activité réelle.

3. Contrôle quotidien et KPI

La gestion de la sécurité en cours de travail comprend des tournées conjointes quotidiennes (promenades de sécurité) avec la participation des responsables des entreprises sous-traitantes. L'efficacité du travail est évaluée selon un système de KPI fixé dans le contrat. Les indicateurs clés comprennent :

• Le respect des normes légales et des standards internes plus stricts de l'entreprise.
• L'indicateur LTIR (Lost Time Incident Rate) — le taux d'incidents avec arrêt de travail par rapport aux heures travaillées.
• L'enquête rapide sur les incidents et les microtraumatismes.

Il est important de noter que l'atteinte de ces KPI influence directement la motivation financière du sous-traitant. Le principe de responsabilité collective est appliqué : des infractions graves peuvent entraîner une réduction de la part de bonus pour l'ensemble de l'entreprise sous-traitante, ce qui incite la direction à contrôler strictement le respect des règles sur le site.

4. Évaluation annuelle et développement

Le système n'est pas statique. Chaque année, un audit interne des sous-traitants et une réévaluation de leurs performances sont réalisés. Pour les contrats à long terme (plus de 3 ans), une procédure de nouvel appel d'offres est prévue, ce qui empêche les sous-traitants de se relâcher et les motive à s'améliorer continuellement.

Gamification et psychologie dans la formation

Une attention particulière est accordée dans la présentation aux aspects psychologiques du travail avec le personnel. Les formations magistrales traditionnelles sont jugées peu efficaces en raison de la perte rapide d'attention des auditeurs. À la place, des formats interactifs sont mis en place :

• Formations gamifiées : quêtes, jeux de cartes et simulations pratiques sur les lieux de travail (entrepôts, production).
• Équipes mixtes : les employés internes et les travailleurs des entreprises sous-traitantes participent ensemble à la formation, ce qui favorise la création d'une culture de sécurité unifiée.

Cette approche augmente considérablement l'engagement du personnel et entraîne une augmentation du nombre de signalements de dangers potentiels (presque-accidents), car les personnes commencent à mieux identifier les risques et n'ont pas peur de les signaler.

Motivation et dialogue ouvert

Au lieu d'un système punitif, l'entreprise mise sur l'encouragement et l'ouverture. Les sous-traitants participent aux concours d'entreprise sur la sécurité au même titre que les employés internes et reçoivent des prix de valeur pour leurs réalisations dans le domaine HSE. L'objectif principal n'est pas de punir une erreur, mais d'identifier la cause profonde et d'éviter la répétition de l'incident. Un dialogue ouvert permet aux sous-traitants de donner un retour d'information au client, en soulignant les améliorations possibles dans les processus de l'entreprise elle-même.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment mettre en place un système de pré-qualification des sous-traitants et éliminer les contrevenants dès la phase d'appel d'offres ?
• Quels KPI de sécurité est-il le plus efficace d'inclure dans le contrat avec une entreprise sous-traitante ?
• Comment appliquer des sanctions financières pour les violations des exigences HSE sans détruire les relations de partenariat ?
• Pourquoi l'intégration modulaire est-elle plus efficace qu'une formation d'accueil standard ?
• Comment utiliser la gamification pour accroître l'engagement des travailleurs sous-traitants sur les questions de sécurité ?