Digitalización de auditorías: de la autoevaluación al control de estado

Digitalización de auditorías: de la autoevaluación al control de estado

La transición de la gestión manual a los sistemas digitales es una etapa natural de desarrollo para las grandes empresas manufactureras. Cuando se trata de miles de empleados y múltiples sucursales, los métodos tradicionales de recopilación de datos a través de hojas de cálculo de Excel y correo electrónico dejan de ser efectivos. La presentación examina en detalle la experiencia de la empresa cervecera Baltika, donde la implementación de una plataforma unificada permitió automatizar el proceso de auditoría de cumplimiento de las normas internas de seguridad.

De la rutina a la transparencia: cómo funciona el sistema

El ponente analiza el proceso de transición de una autoevaluación anual en Excel a un sistema digital dinámico. Anteriormente, la recopilación de datos de ocho fábricas requería mucho tiempo y la verificación de los resultados era difícil. El sistema implementado permite:

• Ver el estado actual en tiempo real. El sistema muestra el resultado inicial, la situación actual teniendo en cuenta las medidas implementadas y una evaluación predictiva. Esto es importante para comprender la imagen real en cada fábrica sin la necesidad de recopilar datos manualmente.
• Recalcular puntos automáticamente. Cada no conformidad se evalúa en una escala de puntos (de 0 a 3). Al implementar medidas correctivas, el sistema actualiza automáticamente la evaluación general de la sucursal. Esto elimina el factor humano y hace que el proceso sea transparente.
• Controlar la ejecución de las medidas. Las tareas se asignan a personas responsables específicas. Tan pronto como se cierra una tarea en el sistema, se actualiza el estado de la fábrica. Esto permite reaccionar rápidamente a los cambios y no esperar a fin de año para hacer un balance.

Analítica para la toma de decisiones

Un elemento importante de la digitalización es el módulo de analítica. El ponente muestra, utilizando el ejemplo de un mapa de calor, cómo el sistema visualiza el estado de cada sucursal en las 10 reglas de seguridad. Esto permite:

• Identificar áreas problemáticas. La dirección puede determinar rápidamente en qué reglas está fallando una fábrica específica y dirigir recursos adicionales allí.
• Encontrar las mejores prácticas. La analítica muestra a los líderes en cada área. Esto brinda la oportunidad de estudiar su experiencia y escalar soluciones exitosas a otras sucursales.

Superación de las dificultades de implementación

La implementación de un sistema a gran escala no está exenta de dificultades. Uno de los principales problemas fue la necesidad de unificar los procesos en las ocho fábricas. Los actos legislativos a menudo no permiten trasladarlos fácilmente a diagramas de flujo (BPM), por lo que se requirió un importante trabajo analítico para alinear los requisitos y crear una arquitectura de sistema unificada.

Qué aprenderá de este seminario web:

• ¿Cómo automatizar el cálculo de puntos al implementar medidas correctivas?
• ¿Cómo visualizar los datos de las auditorías para una rápida toma de decisiones gerenciales?
• ¿Qué dificultades se pueden encontrar al unificar procesos en varias fábricas?
• ¿Cómo garantizar la seguridad de la información cuando los empleados acceden al sistema a través de teléfonos personales?