Số hóa kiểm toán: từ tự đánh giá đến kiểm soát trạng thái

Số hóa kiểm toán: từ tự đánh giá đến kiểm soát trạng thái

Việc chuyển đổi từ quản lý thủ công sang các hệ thống kỹ thuật số là một giai đoạn phát triển tự nhiên đối với các công ty sản xuất lớn. Khi nói đến hàng ngàn nhân viên và nhiều chi nhánh, các phương pháp thu thập dữ liệu truyền thống qua bảng tính Excel và email không còn hiệu quả. Bài thuyết trình xem xét chi tiết kinh nghiệm của công ty sản xuất bia "Baltika", nơi việc triển khai một nền tảng thống nhất đã cho phép tự động hóa quá trình kiểm toán tuân thủ các quy tắc an toàn nội bộ.

Từ công việc thường ngày đến sự minh bạch: hệ thống hoạt động như thế nào

Diễn giả phân tích quá trình chuyển đổi từ tự đánh giá hàng năm trên Excel sang một hệ thống kỹ thuật số năng động. Trước đây, việc thu thập dữ liệu từ tám nhà máy mất rất nhiều thời gian và việc xác minh kết quả gặp nhiều khó khăn. Hệ thống được triển khai cho phép:

• Xem trạng thái cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống hiển thị kết quả ban đầu, tình hình hiện tại có tính đến các biện pháp đã thực hiện và đánh giá dự báo. Điều này rất quan trọng để hiểu được bức tranh thực tế tại mỗi nhà máy mà không cần thu thập dữ liệu thủ công.
• Tự động tính toán lại điểm số. Mỗi sự không phù hợp được đánh giá theo thang điểm (từ 0 đến 3). Khi thực hiện các hành động khắc phục, hệ thống sẽ tự động cập nhật điểm tổng thể của chi nhánh. Điều này loại bỏ yếu tố con người và làm cho quá trình trở nên minh bạch.
• Kiểm soát việc thực hiện các biện pháp. Các nhiệm vụ được giao cho những người chịu trách nhiệm cụ thể. Ngay sau khi một nhiệm vụ được đóng trong hệ thống, trạng thái của nhà máy sẽ được cập nhật. Điều này cho phép phản ứng nhanh chóng với các thay đổi và không phải chờ đến cuối năm để tổng kết.

Phân tích để ra quyết định

Một yếu tố quan trọng của số hóa là khối phân tích. Diễn giả sử dụng bản đồ nhiệt làm ví dụ để chỉ ra cách hệ thống trực quan hóa trạng thái của từng chi nhánh theo tất cả 10 quy tắc an toàn. Điều này cho phép:

• Xác định các khu vực có vấn đề. Ban quản lý có thể nhanh chóng xác định nhà máy nào đang yếu kém ở những quy tắc nào và phân bổ thêm nguồn lực đến đó.
• Tìm ra các thực tiễn tốt nhất. Phân tích cho thấy những đơn vị dẫn đầu trong từng lĩnh vực. Điều này tạo cơ hội để nghiên cứu kinh nghiệm của họ và nhân rộng các giải pháp thành công sang các chi nhánh khác.

Vượt qua những khó khăn trong triển khai

Việc triển khai một hệ thống quy mô lớn không thể tránh khỏi những khó khăn. Một trong những vấn đề chính là sự cần thiết phải thống nhất các quy trình tại tất cả tám nhà máy. Các văn bản pháp luật thường không dễ dàng chuyển đổi thành sơ đồ khối (BPM), do đó cần có một công việc phân tích nghiêm túc để điều chỉnh các yêu cầu và tạo ra một kiến trúc hệ thống thống nhất.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để tự động hóa việc tính điểm khi thực hiện các hành động khắc phục?
• Làm thế nào để trực quan hóa dữ liệu kiểm toán nhằm ra quyết định quản lý nhanh chóng?
• Những khó khăn nào có thể gặp phải khi thống nhất các quy trình tại nhiều nhà máy?
• Làm thế nào để đảm bảo an toàn thông tin khi nhân viên truy cập hệ thống qua điện thoại cá nhân?