Cyfryzacja audytów: od samooceny do kontroli statusu

Cyfryzacja audytów: od samooceny do kontroli statusu

Przejście od ręcznego zarządzania do systemów cyfrowych to naturalny etap rozwoju dla dużych firm produkcyjnych. Kiedy mowa o tysiącach pracowników i wielu oddziałach, tradycyjne metody zbierania danych za pomocą arkuszy Excel i poczty e-mail przestają być skuteczne. W prezentacji szczegółowo omówiono doświadczenia firmy piwowarskiej „Baltika”, gdzie wdrożenie ujednoliconej platformy pozwoliło zautomatyzować proces audytu zgodności z wewnętrznymi zasadami bezpieczeństwa.

Od rutyny do przejrzystości: jak działa system

Prelegent analizuje proces przejścia od corocznej samooceny w programie Excel do dynamicznego systemu cyfrowego. Wcześniej zbieranie danych z ośmiu zakładów zajmowało dużo czasu, a weryfikacja wyników była utrudniona. Wdrożony system pozwala na:

• Widzieć aktualny status w czasie rzeczywistym. System wyświetla wynik początkowy, obecną sytuację z uwzględnieniem zrealizowanych działań oraz ocenę prognozowaną. Jest to ważne dla zrozumienia rzeczywistego obrazu w każdym zakładzie bez konieczności ręcznego zbierania danych.
• Automatycznie przeliczać punkty. Każda niezgodność jest oceniana w skali punktowej (od 0 do 3). Po wykonaniu działań korygujących system automatycznie aktualizuje ogólną ocenę oddziału. Eliminuje to czynnik ludzki i sprawia, że proces jest przejrzysty.
• Kontrolować realizację działań. Zadania są przypisywane konkretnym osobom odpowiedzialnym. Gdy tylko zadanie zostanie zamknięte w systemie, status zakładu jest aktualizowany. Pozwala to na szybkie reagowanie na zmiany i nie czekanie do końca roku na podsumowanie wyników.

Analityka do podejmowania decyzji

Ważnym elementem cyfryzacji jest moduł analityczny. Prelegent pokazuje na przykładzie mapy cieplnej, jak system wizualizuje status każdego oddziału według wszystkich 10 zasad bezpieczeństwa. Pozwala to na:

• Identyfikować obszary problemowe. Kierownictwo może szybko określić, w jakich zasadach dany zakład ma braki, i skierować tam dodatkowe zasoby.
• Znajdować najlepsze praktyki. Analityka wskazuje liderów w każdym obszarze. Daje to możliwość zbadania ich doświadczeń i skalowania udanych rozwiązań na inne oddziały.

Pokonywanie trudności we wdrożeniu

Wdrożenie systemu na dużą skalę nie obywa się bez trudności. Jednym z głównych problemów była konieczność ujednolicenia procesów we wszystkich ośmiu zakładach. Akty prawne często nie pozwalają na łatwe przełożenie ich na schematy blokowe (BPM), dlatego konieczna była poważna praca analityczna w celu wyrównania wymagań i stworzenia spójnej architektury systemu.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak zautomatyzować obliczanie punktów podczas wykonywania działań korygujących?
• Jak wizualizować dane z audytów w celu szybkiego podejmowania decyzji zarządczych?
• Z jakimi trudnościami można się spotkać podczas ujednolicania procesów w kilku zakładach?
• Jak zapewnić bezpieczeństwo informacji, gdy pracownicy uzyskują dostęp do systemu przez prywatne telefony?