Digitalizzazione degli audit: dall'autovalutazione al controllo dello stato

Digitalizzazione degli audit: dall'autovalutazione al controllo dello stato

Il passaggio dalla gestione manuale ai sistemi digitali è una fase naturale di sviluppo per le grandi aziende manifatturiere. Quando si tratta di migliaia di dipendenti e molteplici filiali, i metodi tradizionali di raccolta dati tramite fogli Excel ed e-mail non sono più efficaci. La presentazione esamina in dettaglio l'esperienza dell'azienda produttrice di birra "Baltika", dove l'implementazione di una piattaforma unificata ha permesso di automatizzare il processo di audit di conformità alle regole interne di sicurezza HSE.

Dalla routine alla trasparenza: come funziona il sistema

Il relatore analizza il processo di transizione dall'autovalutazione annuale in Excel a un sistema digitale dinamico. In precedenza, la raccolta dei dati da otto stabilimenti richiedeva molto tempo e la verifica dei risultati era difficile. Il sistema implementato consente di:

• Vedere lo stato aggiornato in tempo reale. Il sistema visualizza il risultato iniziale, la situazione attuale tenendo conto delle misure attuate e una valutazione previsionale. Questo è importante per comprendere la situazione reale in ogni stabilimento senza la necessità di raccogliere i dati manualmente.
• Ricalcolare automaticamente i punteggi. Ogni non conformità viene valutata su una scala di punteggio (da 0 a 3). Al completamento delle azioni correttive, il sistema aggiorna automaticamente la valutazione complessiva della filiale. Ciò elimina il fattore umano e rende il processo trasparente.
• Controllare l'esecuzione delle misure. I compiti vengono assegnati a specifici responsabili. Non appena un compito viene chiuso nel sistema, lo stato dello stabilimento si aggiorna. Ciò consente di reagire tempestivamente ai cambiamenti senza dover aspettare la fine dell'anno per trarre le conclusioni.

Analisi per il processo decisionale

Un elemento importante della digitalizzazione è il modulo di analisi. Il relatore mostra, con l'esempio di una mappa di calore, come il sistema visualizza lo stato di ogni filiale per tutte le 10 regole di sicurezza HSE. Questo permette di:

• Identificare le aree problematiche. La direzione può determinare rapidamente in quali regole uno specifico stabilimento è carente e indirizzarvi risorse aggiuntive.
• Trovare le migliori pratiche. L'analisi mostra i leader in ogni area. Questo offre l'opportunità di studiare la loro esperienza e scalare le soluzioni di successo in altre filiali.

Superare le difficoltà di implementazione

L'implementazione di un sistema su larga scala non è priva di difficoltà. Uno dei problemi principali è stata la necessità di unificare i processi in tutti gli otto stabilimenti. Gli atti legislativi spesso non consentono di tradurli facilmente in diagrammi di flusso (BPM), pertanto è stato necessario un serio lavoro analitico per allineare i requisiti e creare un'architettura di sistema unificata.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come automatizzare il calcolo dei punteggi durante l'esecuzione delle azioni correttive?
• Come visualizzare i dati degli audit per prendere rapidamente decisioni gestionali?
• Quali difficoltà si possono incontrare nell'unificare i processi in più stabilimenti?
• Come garantire la sicurezza delle informazioni quando i dipendenti accedono al sistema tramite telefoni personali?