Digitalisierung von Audits: Von der Selbsteinschätzung zur Statuskontrolle

Digitalisierung von Audits: Von der Selbsteinschätzung zur Statuskontrolle

Der Übergang von der manuellen Verwaltung zu digitalen Systemen ist ein natürlicher Entwicklungsschritt für große Produktionsunternehmen. Wenn es um Tausende von Mitarbeitern und zahlreiche Niederlassungen geht, sind traditionelle Methoden der Datenerfassung über Excel-Tabellen und E-Mail nicht mehr effektiv. In dem Vortrag wird die Erfahrung der Brauerei „Baltika“ detailliert betrachtet, wo die Einführung einer einheitlichen Plattform es ermöglichte, den Auditprozess zur Einhaltung interner Sicherheitsregeln zu automatisieren.

Von der Routine zur Transparenz: Wie das System funktioniert

Der Sprecher analysiert den Übergangsprozess von der jährlichen Selbsteinschätzung in Excel zu einem dynamischen digitalen System. Früher nahm die Datenerfassung aus acht Werken viel Zeit in Anspruch, und die Überprüfung der Ergebnisse war schwierig. Das eingeführte System ermöglicht Folgendes:

• Den aktuellen Status in Echtzeit sehen. Das System zeigt das ursprüngliche Ergebnis, die aktuelle Situation unter Berücksichtigung der durchgeführten Maßnahmen und eine prognostizierte Bewertung an. Dies ist wichtig, um das reale Bild in jedem Werk zu verstehen, ohne Daten manuell erfassen zu müssen.
• Punkte automatisch neu berechnen. Jede Abweichung wird auf einer Punkteskala (von 0 bis 3) bewertet. Bei der Durchführung von Korrekturmaßnahmen aktualisiert das System automatisch die Gesamtbewertung der Niederlassung. Dies schließt den menschlichen Faktor aus und macht den Prozess transparent.
• Die Durchführung von Maßnahmen kontrollieren. Aufgaben werden bestimmten Verantwortlichen zugewiesen. Sobald eine Aufgabe im System geschlossen wird, aktualisiert sich der Status des Werks. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Änderungen, ohne auf das Jahresende warten zu müssen, um Bilanz zu ziehen.

Analytik zur Entscheidungsfindung

Ein wichtiges Element der Digitalisierung ist der Analytik-Block. Der Sprecher zeigt am Beispiel einer Heatmap, wie das System den Status jeder Niederlassung für alle 10 Sicherheitsregeln visualisiert. Dies ermöglicht:

• Problemzonen identifizieren. Das Management kann schnell feststellen, bei welchen Regeln ein bestimmtes Werk hinterherhinkt, und zusätzliche Ressourcen dorthin lenken.
• Best Practices finden. Die Analytik zeigt die führenden Werke in jedem Bereich. Dies bietet die Möglichkeit, deren Erfahrungen zu studieren und erfolgreiche Lösungen auf andere Niederlassungen zu skalieren.

Überwindung von Implementierungsschwierigkeiten

Die Einführung eines groß angelegten Systems verläuft nicht ohne Schwierigkeiten. Eines der Hauptprobleme war die Notwendigkeit, die Prozesse in allen acht Werken zu vereinheitlichen. Gesetzliche Vorschriften lassen sich oft nicht einfach in Flussdiagramme (BPM) übertragen, weshalb eine ernsthafte analytische Arbeit erforderlich war, um die Anforderungen anzugleichen und eine einheitliche Systemarchitektur zu schaffen.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie automatisiert man die Punkteberechnung bei der Durchführung von Korrekturmaßnahmen?
• Wie visualisiert man Auditdaten für schnelle Managemententscheidungen?
• Auf welche Schwierigkeiten kann man bei der Vereinheitlichung von Prozessen in mehreren Werken stoßen?
• Wie gewährleistet man die Informationssicherheit, wenn Mitarbeiter über ihre privaten Telefone auf das System zugreifen?