Expediente electrónico del empleado: transformación digital de HSE en Sovcombank

Antecedentes de la digitalización: escala y cambio generacional

La gestión de HSE en una estructura distribuida con más de 36 000 empleados y miles de sucursales se enfrenta inevitablemente al problema del flujo de documentos en papel. Cada año se generan decenas de miles de tarjetas de formación, hojas de reconocimiento de los resultados de la evaluación especial de las condiciones de trabajo y evaluación de riesgos laborales. El enfoque tradicional de enviar documentos en papel por servicios de mensajería no solo ralentiza los procesos, sino que también requiere enormes costes financieros.

En su presentación, Marina Oleynikova analiza un caso práctico de transformación del sistema de gestión de HSE en Sovcombank PJSC. La transición al formato digital fue dictada no solo por el ahorro, sino también por el factor demográfico: la edad media de los empleados del banco es de 35 años. La generación más joven espera servicios digitales convenientes, no procedimientos obsoletos de recolección de firmas en papel.

Arquitectura del expediente electrónico del empleado

La base de la transformación digital fue la creación de un ecosistema unificado que integra varios productos de software. El sistema maestro es 1C, donde se mantienen los registros de los lugares de trabajo y se asignan las compensaciones. Para la comunicación con los empleados y la recopilación de firmas electrónicas simples (SES), se utilizan rastreadores de tareas corporativos y sistemas de firma móvil, adaptados tanto para el personal de oficina como para los empleados con carácter itinerante de trabajo.

Un elemento clave de la arquitectura es el archivo electrónico, que forma un expediente según el SNILS (número de seguro social) del empleado de forma acumulativa. Esto garantiza la transparencia durante las auditorías internas y las inspecciones de las autoridades supervisoras. Las operaciones rutinarias, como el envío de notificaciones, el control de lectura y la escalada de tareas a los gerentes, se transfieren a bots de software, lo que minimiza el factor humano y garantiza una cobertura del cien por cien.

Gestión del cambio y transformación del rol del especialista en HSE

El ponente destaca que la implementación técnica representó solo el 20% del proyecto, mientras que el 80% del esfuerzo requirió la gestión del cambio. La introducción de la automatización se enfrentó a la resistencia de parte del personal del servicio de HSE, que temía perder sus puestos de trabajo debido al abandono del trabajo habitual en papel.

La transición al flujo de documentos electrónicos cambió radicalmente la funcionalidad de los especialistas. El enfoque pasó de la rutina operativa a la analítica, la gestión proactiva de riesgos y la creación de servicios convenientes para clientes internos. La automatización liberó tiempo para el trabajo real para garantizar la seguridad, y el efecto económico directo de abandonar los envíos por mensajería ascendió a unos 14 millones de rublos al año.

Barreras legales y flujo de documentos híbrido

A pesar de la digitalización a gran escala, la eliminación total del papel aún es imposible debido a los requisitos conservadores de la legislación. La presentación examina en detalle el enfoque para trabajar con documentos que requieren exclusivamente una firma "física", como los registros de formación. En estos casos, se aplica la duplicación del proceso: se conserva la firma física para cumplir con los requisitos del Ministerio de Trabajo, mientras que los datos se registran en paralelo en el sistema electrónico para garantizar la integridad del archivo digital.

Qué aprenderá de este seminario web:

• ¿Cómo integrar 1C, los sistemas de gestión de documentos electrónicos y los mensajeros corporativos en un único circuito de gestión de HSE?
• ¿Cómo permite la automatización ahorrar decenas de millones de rublos en la logística de documentos?
• ¿Cómo superar la resistencia de los empleados del servicio de HSE al implementar herramientas digitales?
• ¿Qué documentos de HSE se pueden firmar legítimamente con una firma electrónica simple y dónde se requiere la duplicación en papel?
• ¿Cómo cambian los requisitos de competencia de un especialista en HSE en el contexto de la transformación digital?