Elektroniczna teczka pracownika — cyfrowa transformacja HSE w Sovcombanku

Przesłanki cyfryzacji: skala i zmiana pokoleń

Zarządzanie HSE w rozproszonej strukturze liczącej ponad 36 000 pracowników i tysiące oddziałów nieuchronnie boryka się z problemem papierowego obiegu dokumentów. Rocznie generowane są dziesiątki tysięcy kart szkoleń, arkuszy zapoznania się z wynikami oceny warunków pracy i oceny ryzyka zawodowego. Tradycyjne podejście polegające na przesyłaniu papierowych dokumentów za pośrednictwem firm kurierskich nie tylko spowalnia procesy, ale także wymaga ogromnych nakładów finansowych.

W swoim wystąpieniu Marina Olejnikowa analizuje praktyczny przypadek transformacji systemu zarządzania HSE w PJSC Sovcombank. Przejście na format cyfrowy było podyktowane nie tylko oszczędnościami, ale także czynnikiem demograficznym: średni wiek pracowników banku wynosi 35 lat. Młodsze pokolenie oczekuje wygodnych usług cyfrowych, a nie przestarzałych procedur zbierania papierowych podpisów.

Architektura elektronicznej teczki pracownika

Podstawą cyfrowej transformacji stało się stworzenie jednolitego ekosystemu integrującego kilka produktów oprogramowania. Systemem nadrzędnym jest 1C, w którym prowadzona jest ewidencja miejsc pracy i przydzielane są rekompensaty. Do komunikacji z pracownikami i zbierania zwykłych podpisów elektronicznych (ZPE) wykorzystywane są korporacyjne systemy śledzenia zadań oraz systemy mobilnego podpisywania, dostosowane zarówno dla personelu biurowego, jak i pracowników mobilnych.

Kluczowym elementem architektury jest elektroniczne archiwum, które tworzy teczkę pracownika na podstawie numeru ubezpieczenia społecznego (SNILS) w ujęciu narastającym. Zapewnia to przejrzystość podczas audytów wewnętrznych i kontroli organów nadzorczych. Rutynowe operacje, takie jak wysyłanie powiadomień, kontrola zapoznania się z dokumentami i eskalacja zadań do menedżerów, zostały przekazane botom programowym, co minimalizuje czynnik ludzki i zapewnia stuprocentowy zasięg.

Zarządzanie zmianą i transformacja roli specjalisty HSE

Prelegentka podkreśla, że realizacja techniczna stanowiła zaledwie 20% projektu, podczas gdy 80% wysiłku wymagało zarządzanie zmianą. Wdrożenie automatyzacji spotkało się z oporem części personelu działu HSE, obawiającego się utraty miejsc pracy z powodu rezygnacji ze znanej papierkowej roboty.

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów radykalnie zmieniło funkcje specjalistów. Punkt ciężkości przesunął się z rutyny operacyjnej na analitykę, proaktywne zarządzanie ryzykiem i budowanie wygodnych usług dla klientów wewnętrznych. Automatyzacja uwolniła czas na rzeczywistą pracę na rzecz bezpieczeństwa, a bezpośredni efekt ekonomiczny wynikający z rezygnacji z przesyłek kurierskich wyniósł około 14 milionów rubli rocznie.

Bariery prawne i hybrydowy obieg dokumentów

Mimo zakrojonej na szeroką skalę cyfryzacji, całkowite pozbycie się papieru jest na razie niemożliwe ze względu na konserwatywne wymogi prawne. W wystąpieniu szczegółowo omówiono podejście do pracy z dokumentami wymagającymi wyłącznie „żywego” podpisu, takimi jak dzienniki szkoleń. W takich przypadkach stosuje się powielanie procesu: zachowuje się fizyczny podpis w celu spełnienia wymogów Ministerstwa Pracy, podczas gdy dane są równolegle rejestrowane w systemie elektronicznym w celu zapewnienia integralności cyfrowego archiwum.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak zintegrować 1C, systemy elektronicznego obiegu dokumentów i komunikatory korporacyjne w jednolity obwód zarządzania HSE?
• W jaki sposób automatyzacja pozwala zaoszczędzić dziesiątki milionów rubli na logistyce dokumentów?
• Jak pokonać opór pracowników działu HSE podczas wdrażania narzędzi cyfrowych?
• Które dokumenty HSE można legalnie podpisywać zwykłym podpisem elektronicznym, a gdzie wymagane jest powielanie na papierze?
• Jak zmieniają się wymagania dotyczące kompetencji specjalisty HSE w warunkach cyfrowej transformacji?