แฟ้มประวัติพนักงานอิเล็กทรอนิกส์ — การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลด้าน HSE ใน Sovcombank

เบื้องหลังการปรับสู่ดิจิทัล: ขนาดและการเปลี่ยนผ่านของยุคสมัย

การจัดการ HSE ในโครงสร้างแบบกระจายที่มีพนักงานกว่า 36,000 คนและสาขานับพันแห่ง ย่อมเผชิญกับปัญหาเอกสารกระดาษอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในแต่ละปีมีการสร้างบัตรการฝึกอบรม เอกสารรับทราบผล SOUT และการประเมินความเสี่ยงทางอาชีพนับหมื่นรายการ แนวทางแบบดั้งเดิมที่ใช้บริการจัดส่งเอกสารกระดาษไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการล่าช้า แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสูงมาก

ในการนำเสนอของเธอ Marina Oleynikova ได้วิเคราะห์กรณีศึกษาเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการ HSE ใน PJSC Sovcombank การเปลี่ยนไปใช้รูปแบบดิจิทัลไม่ได้ถูกกำหนดโดยความประหยัดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงปัจจัยด้านประชากรศาสตร์ด้วย อายุเฉลี่ยของพนักงานธนาคารคือ 35 ปี คนรุ่นใหม่คาดหวังบริการดิจิทัลที่สะดวกสบาย ไม่ใช่ขั้นตอนการรวบรวมลายเซ็นบนกระดาษที่ล้าสมัย

สถาปัตยกรรมของแฟ้มประวัติพนักงานอิเล็กทรอนิกส์

พื้นฐานของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลคือการสร้างระบบนิเวศแบบครบวงจรที่รวมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์หลายตัวเข้าด้วยกัน ระบบหลักคือ 1C ซึ่งใช้ในการบันทึกสถานที่ทำงานและกำหนดค่าตอบแทน สำหรับการสื่อสารกับพนักงานและการรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่าย (SES) จะใช้ระบบติดตามงานขององค์กรและระบบการลงนามบนมือถือ ซึ่งปรับให้เหมาะกับทั้งพนักงานออฟฟิศและพนักงานที่ต้องเดินทาง

องค์ประกอบสำคัญของสถาปัตยกรรมคือคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสร้างแฟ้มประวัติตามหมายเลข SNILS ของพนักงานแบบสะสม สิ่งนี้ทำให้เกิดความโปร่งใสในระหว่างการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล การทำงานประจำ เช่น การส่งการแจ้งเตือน การควบคุมการรับทราบ และการส่งต่อปัญหาไปยังผู้จัดการ จะถูกส่งมอบให้กับบอทซอฟต์แวร์ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และรับประกันความครอบคลุม 100%

การจัดการการเปลี่ยนแปลงและการปรับเปลี่ยนบทบาทของผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE

วิทยากรเน้นย้ำว่าการดำเนินการทางเทคนิคคิดเป็นเพียง 20% ของโครงการ ในขณะที่ 80% ของความพยายามคือการจัดการการเปลี่ยนแปลง การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ต้องเผชิญกับการต่อต้านจากพนักงานบางส่วนในแผนก HSE ที่กลัวว่าจะตกงานเนื่องจากการยกเลิกงานเอกสารที่คุ้นเคย

การเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เปลี่ยนบทบาทของผู้เชี่ยวชาญไปอย่างสิ้นเชิง จุดเน้นเปลี่ยนจากงานประจำวันไปสู่การวิเคราะห์ การจัดการความเสี่ยงเชิงรุก และการสร้างบริการที่สะดวกสบายสำหรับลูกค้าภายใน ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มเวลาสำหรับการทำงานด้านความปลอดภัยอย่างแท้จริง และผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจโดยตรงจากการยกเลิกการจัดส่งเอกสารมีมูลค่าประมาณ 14 ล้านรูเบิลต่อปี

อุปสรรคทางกฎหมายและการจัดการเอกสารแบบไฮบริด

แม้จะมีการปรับสู่ดิจิทัลในวงกว้าง แต่การกำจัดกระดาษอย่างสมบูรณ์ยังคงเป็นไปไม่ได้เนื่องจากข้อกำหนดทางกฎหมายที่อนุรักษ์นิยม การนำเสนอได้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับแนวทางการทำงานกับเอกสารที่ต้องใช้ลายเซ็น "จริง" เท่านั้น เช่น บันทึกการฝึกอบรม ในกรณีเหล่านี้ จะใช้กระบวนการที่ซ้ำซ้อน: ลายเซ็นจริงจะถูกเก็บไว้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกระทรวงแรงงาน ในขณะที่ข้อมูลจะถูกบันทึกคู่ขนานในระบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้แน่ใจว่าคลังข้อมูลดิจิทัลมีความสมบูรณ์

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากสัมมนาผ่านเว็บนี้:

• จะรวม 1C ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) และระบบส่งข้อความขององค์กรเข้าสู่วงจรการจัดการ HSE แบบครบวงจรได้อย่างไร?
• ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเงินหลายสิบล้านรูเบิลในด้านลอจิสติกส์ของเอกสารได้อย่างไร?
• จะเอาชนะการต่อต้านของพนักงานแผนก HSE เมื่อนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้ได้อย่างไร?
• เอกสาร HSE ใดบ้างที่สามารถลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย และที่ใดที่ต้องใช้กระดาษควบคู่กัน?
• ข้อกำหนดสำหรับความสามารถของผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรในบริบทของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล?