员工电子档案——Sovcombank职业健康安全的数字化转型

数字化的前提：规模与代际更替

在拥有超过36,000名员工和数千个分支机构的分布式结构中，职业健康安全管理不可避免地面临纸质文件流转的问题。每年都会产生数以万计的培训卡、特殊工作条件评估（SOUT）和职业风险评估结果确认单。通过快递服务寄送纸质文件的传统方法不仅拖慢了流程，还需要巨大的财务成本。

在她的演讲中，Marina Oleynikova分析了Sovcombank（公共股份公司）职业健康安全管理体系转型的实际案例。向数字格式的过渡不仅是出于节约成本的考虑，还受到人口因素的影响：该银行员工的平均年龄为35岁。年轻一代期望获得便捷的数字服务，而不是过时的收集纸质签名的程序。

员工电子档案架构

数字化转型的基础是创建一个整合了多个软件产品的统一生态系统。主系统是1C，用于记录工作场所和分配补偿。为了与员工沟通并收集简单的电子签名（PEP），使用了企业任务跟踪器和移动签名系统，这些系统适用于办公室人员和需要出差的员工。

该架构的关键要素是电子档案，它根据员工的SNILS（个人保险账号）累积形成档案。这确保了内部审计和监管机构检查时的透明度。诸如发送通知、控制确认和向管理人员升级任务等日常操作都交给了软件机器人，从而最大限度地减少了人为因素并确保了100%的覆盖率。

变更管理与HSE专家角色的转变

演讲者强调，技术实施仅占项目的20%，而80%的努力需要用于变更管理。自动化的引入遭到了部分职业健康安全部门员工的抵制，他们担心因为放弃习惯的纸质工作而失去工作岗位。

向电子文档流转的过渡彻底改变了专家的职能。重点从日常操作转移到了分析、主动风险管理和为内部客户构建便捷服务上。自动化腾出了时间用于实际的安全保障工作，而放弃快递寄送带来的直接经济效益约为每年1400万卢布。

法律障碍与混合文档流转

尽管进行了大规模的数字化，但由于保守的法律要求，目前还无法完全摆脱纸张。演讲详细探讨了处理需要严格“亲笔”签名的文件（如培训日志）的方法。在这些情况下，采用了流程复制：保留物理签名以遵守劳动部的要求，同时将数据并行记录在电子系统中，以确保数字档案的完整性。

您将从本次网络研讨会中学到什么：

• 如何将1C、电子文档管理系统（EDO）和企业通讯工具整合到统一的职业健康安全管理闭环中？
• 自动化如何能够在文件物流上节省数千万卢布？
• 在引入数字工具时，如何克服HSE部门员工的抵制？
• 哪些职业健康安全文件可以合法地使用简单电子签名，哪些需要纸质备份？
• 在数字化转型背景下，对HSE专家能力的要求发生了怎样的变化？