Fascicolo elettronico del dipendente: la trasformazione digitale dell'HSE in Sovcombank

Presupposti della digitalizzazione: scala e cambio generazionale

La gestione dell'HSE in una struttura distribuita con oltre 36.000 dipendenti e migliaia di filiali affronta inevitabilmente il problema della gestione dei documenti cartacei. Ogni anno vengono generate decine di migliaia di schede di formazione, fogli di presa visione dei risultati della valutazione delle condizioni di lavoro e della valutazione dei rischi professionali. L'approccio tradizionale con l'invio di documenti cartacei tramite corriere non solo rallenta i processi, ma richiede anche enormi costi finanziari.

Nel suo intervento, Marina Oleynikova analizza il caso pratico di trasformazione del sistema di gestione HSE in PJSC Sovcombank. Il passaggio al formato digitale è stato dettato non solo dal risparmio, ma anche da un fattore demografico: l'età media dei dipendenti della banca è di 35 anni. Le giovani generazioni si aspettano servizi digitali convenienti, non procedure obsolete per la raccolta di firme cartacee.

Architettura del fascicolo elettronico del dipendente

La base della trasformazione digitale è stata la creazione di un ecosistema unificato che integra diversi prodotti software. Il sistema master è 1C, dove vengono registrati i posti di lavoro e assegnati i compensi. Per la comunicazione con i dipendenti e la raccolta di firme elettroniche semplici (FES) vengono utilizzati task tracker aziendali e sistemi di firma mobile, adattati sia per il personale d'ufficio che per i dipendenti in mobilità.

L'elemento chiave dell'architettura è l'archivio elettronico, che forma un fascicolo cumulativo basato sul codice fiscale (SNILS) del dipendente. Ciò garantisce trasparenza durante gli audit interni e le ispezioni degli organi di vigilanza. Le operazioni di routine, come l'invio di notifiche, il controllo della presa visione e l'escalation dei compiti ai manager, sono state trasferite a bot software, riducendo al minimo il fattore umano e garantendo una copertura del cento per cento.

Gestione del cambiamento e trasformazione del ruolo dello specialista HSE

Il relatore sottolinea che l'implementazione tecnica ha rappresentato solo il 20% del progetto, mentre l'80% degli sforzi ha richiesto la gestione del cambiamento. L'introduzione dell'automazione ha incontrato la resistenza di parte del personale del dipartimento HSE, che temeva la perdita del posto di lavoro a causa dell'abbandono delle consuete pratiche cartacee.

Il passaggio alla gestione elettronica dei documenti ha cambiato radicalmente le funzioni degli specialisti. L'attenzione si è spostata dalla routine operativa all'analisi, alla gestione proattiva dei rischi e alla creazione di servizi convenienti per i clienti interni. L'automazione ha liberato tempo per il lavoro reale sulla sicurezza e l'effetto economico diretto derivante dall'eliminazione delle spedizioni tramite corriere è stato di circa 14 milioni di rubli all'anno.

Barriere legali e gestione ibrida dei documenti

Nonostante la digitalizzazione su larga scala, la completa eliminazione della carta non è ancora possibile a causa dei requisiti normativi conservatori. La presentazione esamina in dettaglio l'approccio alla gestione dei documenti che richiedono esclusivamente una firma "autografa", come i registri di formazione. In questi casi viene applicata la duplicazione del processo: la firma fisica viene conservata per rispettare i requisiti del Ministero del Lavoro, mentre i dati vengono registrati parallelamente nel sistema elettronico per garantire l'integrità dell'archivio digitale.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come integrare 1C, sistemi di gestione elettronica dei documenti e messaggistica aziendale in un unico circuito di gestione HSE?
• In che modo l'automazione consente di risparmiare decine di milioni di rubli sulla logistica dei documenti?
• Come superare la resistenza dei dipendenti del dipartimento HSE durante l'implementazione di strumenti digitali?
• Quali documenti HSE possono essere legittimamente firmati con una firma elettronica semplice e dove è necessaria la duplicazione su carta?
• Come cambiano i requisiti per le competenze di uno specialista HSE nel contesto della trasformazione digitale?