Elektronische Personalakte – Digitale Transformation von HSE bei der Sovcombank

Voraussetzungen für die Digitalisierung: Größenordnung und Generationswechsel

Das HSE-Management in einer verteilten Struktur mit mehr als 36.000 Mitarbeitern und Tausenden von Filialen stößt unweigerlich auf das Problem des papierbasierten Dokumentenmanagements. Jährlich werden Zehntausende von Unterweisungskarten, Bestätigungsblättern zu den Ergebnissen der Arbeitsplatzbewertung und der Bewertung beruflicher Risiken generiert. Der traditionelle Ansatz, Papierdokumente per Kurierdienst zu versenden, verlangsamt nicht nur die Prozesse, sondern erfordert auch enorme finanzielle Aufwendungen.

In ihrem Vortrag analysiert Marina Oleynikova einen praktischen Fall der Transformation des HSE-Managementsystems bei der PJSC Sovcombank. Der Übergang zum digitalen Format wurde nicht nur durch Einsparungen diktiert, sondern auch durch einen demografischen Faktor: Das Durchschnittsalter der Bankmitarbeiter beträgt 35 Jahre. Die jüngere Generation erwartet bequeme digitale Dienste anstelle veralteter Verfahren zum Sammeln von Papierunterschriften.

Architektur der elektronischen Personalakte

Die Grundlage der digitalen Transformation war die Schaffung eines einheitlichen Ökosystems, das mehrere Softwareprodukte integriert. Das Master-System ist 1C, in dem Arbeitsplätze erfasst und Vergütungen zugewiesen werden. Für die Kommunikation mit den Mitarbeitern und das Sammeln einfacher elektronischer Signaturen (EES) werden unternehmensinterne Task-Tracker und mobile Signatursysteme verwendet, die sowohl für das Büropersonal als auch für Mitarbeiter im Außendienst angepasst sind.

Ein Schlüsselelement der Architektur ist das elektronische Archiv, das eine kumulative Akte basierend auf der Versicherungsnummer (SNILS) des Mitarbeiters erstellt. Dies sorgt für Transparenz bei internen Audits und Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden. Routineaufgaben wie der Versand von Benachrichtigungen, die Kontrolle der Kenntnisnahme und die Eskalation von Aufgaben an Führungskräfte wurden an Software-Bots delegiert, was den menschlichen Faktor minimiert und eine hundertprozentige Abdeckung gewährleistet.

Change Management und Transformation der Rolle des HSE-Spezialisten

Die Referentin betont, dass die technische Umsetzung nur 20 % des Projekts ausmachte, während 80 % der Bemühungen für das Change Management erforderlich waren. Die Einführung der Automatisierung stieß auf Widerstand bei einem Teil des Personals der HSE-Abteilung, das den Verlust von Arbeitsplätzen durch den Verzicht auf die gewohnte Papierarbeit befürchtete.

Der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement hat die Aufgaben der Spezialisten grundlegend verändert. Der Fokus verlagerte sich von der operativen Routine auf Analytik, proaktives Risikomanagement und den Aufbau komfortabler Services für interne Kunden. Die Automatisierung hat Zeit für die eigentliche Sicherheitsarbeit freigesetzt, und der direkte wirtschaftliche Effekt durch den Verzicht auf Kuriersendungen belief sich auf etwa 14 Millionen Rubel pro Jahr.

Rechtliche Hürden und hybrides Dokumentenmanagement

Trotz der umfassenden Digitalisierung ist ein vollständiger Verzicht auf Papier aufgrund konservativer gesetzlicher Anforderungen noch nicht möglich. Der Vortrag beleuchtet detailliert den Umgang mit Dokumenten, die ausschließlich eine physische Unterschrift erfordern, wie z. B. Unterweisungsbücher. In diesen Fällen wird der Prozess dupliziert: Die physische Unterschrift bleibt erhalten, um die Anforderungen des Arbeitsministeriums zu erfüllen, während die Daten parallel im elektronischen System erfasst werden, um die Integrität des digitalen Archivs zu gewährleisten.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie integriert man 1C, elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDM) und Unternehmens-Messenger in einen einheitlichen HSE-Managementkreislauf?
• Wie ermöglicht die Automatisierung Einsparungen von zig Millionen Rubel bei der Dokumentenlogistik?
• Wie überwindet man den Widerstand von HSE-Mitarbeitern bei der Einführung digitaler Tools?
• Welche HSE-Dokumente können rechtmäßig mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet werden und wo ist eine Duplizierung auf Papier erforderlich?
• Wie verändern sich die Anforderungen an die Kompetenzen eines HSE-Spezialisten im Kontext der digitalen Transformation?