Hồ sơ điện tử của nhân viên — chuyển đổi số HSE tại Sovcombank

Tiền đề của chuyển đổi số: quy mô và sự chuyển giao thế hệ

Quản lý HSE trong một cấu trúc phân tán với hơn 36.000 nhân viên và hàng nghìn chi nhánh chắc chắn phải đối mặt với vấn đề luân chuyển tài liệu giấy. Hàng năm, hàng chục nghìn thẻ hướng dẫn, phiếu xác nhận kết quả đánh giá điều kiện làm việc đặc biệt và đánh giá rủi ro nghề nghiệp được tạo ra. Cách tiếp cận truyền thống là gửi tài liệu giấy qua dịch vụ chuyển phát nhanh không chỉ làm chậm quá trình mà còn đòi hỏi chi phí tài chính khổng lồ.

Trong bài phát biểu của mình, Marina Oleynikova phân tích một trường hợp thực tế về việc chuyển đổi hệ thống quản lý HSE tại Sovcombank. Việc chuyển sang định dạng kỹ thuật số không chỉ được thúc đẩy bởi mục tiêu tiết kiệm mà còn bởi yếu tố nhân khẩu học: độ tuổi trung bình của nhân viên ngân hàng là 35 tuổi. Thế hệ trẻ mong đợi các dịch vụ kỹ thuật số tiện lợi thay vì các thủ tục thu thập chữ ký giấy lỗi thời.

Kiến trúc của hồ sơ nhân viên điện tử

Cơ sở của quá trình chuyển đổi số là việc tạo ra một hệ sinh thái thống nhất tích hợp một số sản phẩm phần mềm. Hệ thống chính là 1C, nơi theo dõi nơi làm việc và chỉ định các khoản bồi thường. Để giao tiếp với nhân viên và thu thập chữ ký điện tử đơn giản (SES), các trình theo dõi tác vụ của công ty và hệ thống ký di động được sử dụng, phù hợp cho cả nhân viên văn phòng và nhân viên có tính chất công việc hay di chuyển.

Yếu tố then chốt của kiến trúc là kho lưu trữ điện tử, tạo thành hồ sơ dựa trên số SNILS của nhân viên trên cơ sở tích lũy. Điều này đảm bảo tính minh bạch trong các cuộc kiểm toán nội bộ và thanh tra của cơ quan giám sát. Các hoạt động thường quy, chẳng hạn như gửi thông báo, kiểm soát việc xác nhận và chuyển giao nhiệm vụ cho người quản lý, được giao cho các bot phần mềm, giúp giảm thiểu yếu tố con người và đảm bảo phạm vi bao phủ 100%.

Quản lý sự thay đổi và chuyển đổi vai trò của chuyên viên HSE

Diễn giả nhấn mạnh rằng việc triển khai kỹ thuật chỉ chiếm 20% dự án, trong khi 80% nỗ lực đòi hỏi phải quản lý sự thay đổi. Việc áp dụng tự động hóa đã vấp phải sự phản đối từ một số nhân viên bộ phận HSE, những người lo sợ mất việc làm do từ bỏ công việc giấy tờ quen thuộc.

Việc chuyển sang luân chuyển tài liệu điện tử đã thay đổi hoàn toàn chức năng của các chuyên gia. Trọng tâm chuyển từ các công việc thường quy sang phân tích, quản lý rủi ro chủ động và xây dựng các dịch vụ tiện lợi cho khách hàng nội bộ. Tự động hóa đã giải phóng thời gian cho công việc thực tế nhằm đảm bảo an toàn, và hiệu quả kinh tế trực tiếp từ việc loại bỏ chuyển phát nhanh lên tới khoảng 14 triệu rúp mỗi năm.

Rào cản pháp lý và luân chuyển tài liệu lai

Bất chấp quá trình chuyển đổi số quy mô lớn, việc loại bỏ hoàn toàn giấy tờ vẫn chưa thể thực hiện được do các yêu cầu bảo thủ của pháp luật. Bài phát biểu xem xét chi tiết cách tiếp cận để làm việc với các tài liệu yêu cầu chữ ký "sống" độc quyền, chẳng hạn như sổ nhật ký hướng dẫn. Trong những trường hợp này, quy trình sao chép được áp dụng: chữ ký vật lý được giữ lại để tuân thủ các yêu cầu của Bộ Lao động, trong khi dữ liệu được ghi lại song song trong hệ thống điện tử để đảm bảo tính toàn vẹn của kho lưu trữ kỹ thuật số.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để tích hợp 1C, hệ thống quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng nhắn tin của công ty vào một quy trình quản lý HSE thống nhất?
• Tự động hóa giúp tiết kiệm hàng chục triệu rúp chi phí hậu cần tài liệu như thế nào?
• Làm thế nào để vượt qua sự phản đối của nhân viên bộ phận HSE khi triển khai các công cụ kỹ thuật số?
• Những tài liệu HSE nào có thể được ký hợp pháp bằng chữ ký điện tử đơn giản và những tài liệu nào yêu cầu bản sao trên giấy?
• Các yêu cầu về năng lực đối với chuyên gia HSE thay đổi như thế nào trong bối cảnh chuyển đổi số?