Dossiê Eletrônico do Trabalhador — Transformação Digital de HSE no Sovcombank

Premissas da digitalização: escala e mudança de gerações

A gestão de HSE em uma estrutura distribuída com mais de 36.000 funcionários e milhares de filiais inevitavelmente enfrenta o problema do fluxo de documentos em papel. Anualmente, são gerados dezenas de milhares de cartões de treinamento, formulários de reconhecimento de resultados de avaliações de condições de trabalho e avaliações de riscos ocupacionais. A abordagem tradicional de envio de documentos em papel por serviços de correio não apenas atrasa os processos, mas também exige custos financeiros colossais.

Em sua apresentação, Marina Oleynikova analisa um caso prático de transformação do sistema de gestão de HSE no Sovcombank. A transição para o formato digital foi ditada não apenas pela economia, mas também pelo fator demográfico: a idade média dos funcionários do banco é de 35 anos. A geração mais jovem espera serviços digitais convenientes, e não procedimentos desatualizados de coleta de assinaturas em papel.

Arquitetura do dossiê eletrônico do trabalhador

A base da transformação digital foi a criação de um ecossistema unificado que integra vários produtos de software. O sistema mestre é o 1C, onde são mantidos os registros dos locais de trabalho e atribuídas as compensações. Para a comunicação com os funcionários e a coleta de assinaturas eletrônicas simples (AES), são utilizados rastreadores de tarefas corporativos e sistemas de assinatura móvel, adaptados tanto para o pessoal de escritório quanto para funcionários com trabalho itinerante.

O elemento-chave da arquitetura é o arquivo eletrônico, que forma um dossiê com base no número de seguro social do funcionário de forma cumulativa. Isso garante transparência durante auditorias internas e inspeções de órgãos reguladores. Operações rotineiras, como envio de notificações, controle de reconhecimento e escalonamento de tarefas para os gestores, foram transferidas para bots de software, o que minimiza o fator humano e garante 100% de cobertura.

Gestão de mudanças e transformação do papel do especialista em HSE

O palestrante enfatiza que a implementação técnica representou apenas 20% do projeto, enquanto 80% dos esforços exigiram gestão de mudanças. A introdução da automação enfrentou resistência de parte do pessoal do serviço de HSE, que temia a perda de empregos devido ao abandono do trabalho em papel habitual.

A transição para o fluxo de documentos eletrônicos mudou radicalmente as funções dos especialistas. O foco mudou da rotina operacional para a análise, gestão proativa de riscos e construção de serviços convenientes para clientes internos. A automação liberou tempo para o trabalho real de garantia de segurança, e o efeito econômico direto do abandono dos envios por correio foi de cerca de 14 milhões de rublos por ano.

Barreiras legais e fluxo de documentos híbrido

Apesar da digitalização em larga escala, a eliminação total do papel ainda é impossível devido às exigências conservadoras da legislação. A apresentação examina detalhadamente a abordagem para trabalhar com documentos que exigem exclusivamente uma assinatura "física", como diários de treinamento. Nesses casos, aplica-se a duplicação do processo: a assinatura física é mantida para cumprir os requisitos do Ministério do Trabalho, enquanto os dados são registrados paralelamente no sistema eletrônico para garantir a integridade do arquivo digital.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como integrar o 1C, sistemas de gestão eletrônica de documentos e mensageiros corporativos em um único circuito de gestão de HSE?
• Como a automação permite economizar dezenas de milhões de rublos na logística de documentos?
• Como superar a resistência dos funcionários do serviço de HSE ao implementar ferramentas digitais?
• Quais documentos de HSE podem ser legitimamente assinados com uma assinatura eletrônica simples e onde a duplicação em papel é necessária?
• Como mudam os requisitos de competência de um especialista em HSE no contexto da transformação digital?