Automatización del registro de EPP y gestión documental en HSE, o cómo Enot puso orden

La transición a la gestión documental electrónica (GDE) en HSE ya no es solo una tendencia, sino una necesidad para las grandes empresas que buscan deshacerse de la rutina del papel y los errores de entrada manual. Sin embargo, en la práctica, la digitalización a menudo se enfrenta a barreras normativas y dificultades técnicas. En su presentación, Vladimir Borkin, director del Centro de HSE y Seguridad Industrial de la empresa MTS, analiza la experiencia real de crear un ecosistema digital unificado que abarca a 30 000 empleados.

La base para lanzar la GDE en HSE

Un inicio exitoso de la digitalización es imposible sin un marco normativo bien desarrollado y la comprensión de los tipos de firmas electrónicas. El ponente examina en detalle la diferencia entre las firmas electrónicas cualificadas avanzadas (UKEP) y las no cualificadas (UNEP). El uso exclusivo de UKEP por parte del empleador puede paralizar los procesos debido a la complejidad de emitir tokens para miles de gerentes y miembros de comités. La implementación de UNEP permite firmar documentos con un solo clic, lo cual es fundamental para escalar el sistema. El escenario óptimo es la integración de los procesos de HSE en la política corporativa de GDE ya existente, construida por el departamento de recursos humanos.

Gestión de EPP: del caos en Excel a una analítica transparente

Uno de los principales problemas en el registro de equipos de protección personal (EPP) es la nomenclatura inflada. Utilizando el ejemplo de su empresa, el ponente muestra cómo lograron reducir el catálogo de 8000 a 120 artículos, eliminando la duplicación debido a diferentes colores o nombres de proveedores. La estricta gestión centralizada de los catálogos y la integración directa con los programas de almacén permiten a los especialistas en HSE abandonar por completo el mantenimiento de tablas dispersas en Excel.

Para controlar los períodos de uso, se ha implementado un sistema de «semáforo» que advierte automáticamente sobre la necesidad de compra. En la presentación se presta especial atención a la conversión de la tarjeta personal de registro de EPP a formato electrónico. En lugar de crear una nueva tarjeta para cada entrega, el sistema forma un registro de entrega unificado, y la tarjeta en sí se genera como un informe dinámico, listo para ser descargado como un archivo ZIP con validez legal para las autoridades supervisoras.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo utilizar legítimamente la UNEP para la firma masiva de documentos de HSE?
• ¿Cómo estructurar el proceso de familiarización con los documentos para que los empleados no confundan las notificaciones con phishing?
• ¿De qué manera se puede reducir la nomenclatura de EPP y configurar la integración con el almacén?
• ¿Cómo implementar una tarjeta electrónica de registro de EPP para que cumpla con los requisitos de las autoridades de inspección?