Automatyzacja ewidencji ŚOI i elektronicznego obiegu dokumentów w HSE, czyli jak Enot zaprowadził porządek

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w HSE to już nie tylko trend, ale konieczność dla dużych firm, które chcą pozbyć się papierowej rutyny i błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. W praktyce jednak cyfryzacja często napotyka na bariery regulacyjne i trudności techniczne. W swoim wystąpieniu Władimir Borkin, kierownik Centrum HSE i PPOŻ w firmie MTS, analizuje rzeczywiste doświadczenia związane z tworzeniem jednolitego cyfrowego ekosystemu obejmującego 30 000 pracowników.

Fundamenty uruchomienia EOD w HSE

Udany start cyfryzacji jest niemożliwy bez dopracowanej bazy normatywnej i zrozumienia rodzajów podpisów elektronicznych. Prelegent szczegółowo omawia różnicę między kwalifikowanym a niekwalifikowanym podpisem elektronicznym. Korzystanie wyłącznie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez pracodawcę może sparaliżować procesy ze względu na trudność w wydawaniu tokenów dla tysięcy menedżerów i członków komisji. Wdrożenie niekwalifikowanego podpisu pozwala na podpisywanie dokumentów jednym kliknięciem, co ma kluczowe znaczenie dla skalowania systemu. Optymalnym scenariuszem jest integracja procesów HSE z istniejącą już polityką korporacyjną EOD, zbudowaną przez dział HR.

Zarządzanie ŚOI: od chaosu w Excelu do przejrzystej analityki

Jednym z głównych problemów w ewidencji środków ochrony indywidualnej jest rozbudowana nomenklatura. Na przykładzie swojej firmy prelegent pokazuje, jak udało się zredukować katalog z 8000 do 120 pozycji, eliminując powielanie wynikające z różnych kolorów lub nazw dostawców. Ścisłe, scentralizowane zarządzanie katalogami i bezpośrednia integracja z programami magazynowymi pozwalają specjalistom ds. HSE całkowicie zrezygnować z prowadzenia rozproszonych arkuszy w programie Excel.

W celu kontrolowania okresów użytkowania wdrożono system „sygnalizacji świetlnej”, który automatycznie ostrzega o konieczności zakupu. W wystąpieniu zwrócono szczególną uwagę na przeniesienie osobistej karty ewidencji ŚOI do formatu elektronicznego. Zamiast tworzyć nową kartę dla każdego wydania, system tworzy jednolity rejestr wydań, a sama karta jest generowana jako dynamiczny raport, gotowy do pobrania w postaci prawnie wiążącego archiwum ZIP dla organów nadzoru.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak legalnie używać niekwalifikowanego podpisu elektronicznego do masowego podpisywania dokumentów HSE?
• Jak zorganizować proces zapoznawania się z dokumentami, aby pracownicy nie mylili powiadomień z phishingiem?
• W jaki sposób można zredukować nomenklaturę ŚOI i skonfigurować integrację z magazynem?
• Jak wdrożyć elektroniczną kartę ewidencji ŚOI, aby spełniała wymagania organów kontrolnych?