Automazione della gestione dei DPI e dei documenti HSE, ovvero come Enot ha riportato l'ordine

Il passaggio alla gestione elettronica dei documenti (GED) in ambito HSE non è più solo una tendenza, ma una necessità per le grandi aziende che cercano di eliminare la routine cartacea e gli errori di inserimento manuale. Tuttavia, nella pratica, la digitalizzazione si scontra spesso con barriere normative e difficoltà tecniche. Nel suo intervento, Vladimir Borkin, responsabile del Centro HSE e Sicurezza Antincendio di MTS, analizza l'esperienza reale di creazione di un ecosistema digitale unificato che coinvolge 30.000 dipendenti.

Le basi per l'avvio della GED in ambito HSE

Un avvio di successo della digitalizzazione è impossibile senza un quadro normativo ben definito e la comprensione dei tipi di firme elettroniche. Il relatore esamina in dettaglio la differenza tra firma elettronica qualificata (FEQ) e non qualificata. L'uso esclusivo della FEQ da parte del datore di lavoro può paralizzare i processi a causa della complessità di emissione dei token per migliaia di manager e membri delle commissioni. L'implementazione della firma non qualificata consente di firmare i documenti con un solo clic, il che è fondamentale per la scalabilità del sistema. Lo scenario ottimale è l'integrazione dei processi HSE nella politica aziendale GED già esistente, sviluppata dal dipartimento HR.

Gestione dei DPI: dal caos in Excel ad un'analisi trasparente

Uno dei problemi principali nella gestione dei dispositivi di protezione individuale è la nomenclatura eccessiva. Utilizzando l'esempio della sua azienda, il relatore mostra come sia stato possibile ridurre il catalogo da 8000 a 120 voci, eliminando le duplicazioni dovute a colori diversi o nomi dei fornitori. Una rigorosa gestione centralizzata dei cataloghi e l'integrazione diretta con i programmi di magazzino consentono agli specialisti HSE di abbandonare completamente la gestione di fogli Excel frammentati.

Per controllare i tempi di usura è stato implementato un sistema a «semaforo» che avvisa automaticamente della necessità di acquisto. Particolare attenzione nell'intervento è rivolta alla digitalizzazione della scheda personale di registrazione dei DPI. Invece di creare una nuova scheda per ogni consegna, il sistema genera un registro di consegna unificato, e la scheda stessa viene generata come un report dinamico, pronto per essere esportato sotto forma di archivio ZIP con valore legale per gli organi di vigilanza.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come utilizzare legittimamente la firma elettronica non qualificata per la firma massiva di documenti HSE?
• Come strutturare il processo di presa visione dei documenti in modo che i dipendenti non confondano le notifiche con il phishing?
• In che modo è possibile ridurre la nomenclatura dei DPI e configurare l'integrazione con il magazzino?
• Come implementare una scheda elettronica di registrazione dei DPI che soddisfi i requisiti degli organi ispettivi?