Automatisierung der PSA-Erfassung und des Dokumentenmanagements im HSE-Bereich, oder wie Enot für Ordnung sorgte

Der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement (EDM) im HSE-Bereich ist nicht mehr nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit für große Unternehmen, die sich von Papierkram und manuellen Eingabefehlern befreien wollen. In der Praxis stößt die Digitalisierung jedoch oft auf regulatorische Hürden und technische Schwierigkeiten. In seinem Vortrag analysiert Wladimir Borkin, Leiter des Zentrums für HSE und Brandschutz bei MTS, die praktischen Erfahrungen beim Aufbau eines einheitlichen digitalen Ökosystems für 30.000 Mitarbeiter.

Das Fundament für die Einführung von EDM im HSE-Bereich

Ein erfolgreicher Start der Digitalisierung ist ohne eine ausgearbeitete regulatorische Basis und das Verständnis der Arten elektronischer Signaturen unmöglich. Der Referent geht detailliert auf den Unterschied zwischen qualifizierten (QES) und fortgeschrittenen (FES) elektronischen Signaturen ein. Die ausschließliche Verwendung von QES durch den Arbeitgeber kann Prozesse lähmen, da die Ausstellung von Token für Tausende von Führungskräften und Ausschussmitgliedern komplex ist. Die Einführung von FES ermöglicht das Signieren von Dokumenten mit einem Klick, was für die Skalierung des Systems von entscheidender Bedeutung ist. Das optimale Szenario ist die Integration von HSE-Prozessen in eine bereits bestehende, von der HR-Abteilung aufgebaute EDM-Unternehmensrichtlinie.

PSA-Management: vom Excel-Chaos zur transparenten Analytik

Eines der Hauptprobleme bei der Erfassung von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) ist eine aufgeblähte Nomenklatur. Am Beispiel seines Unternehmens zeigt der Referent, wie es gelang, das Verzeichnis von 8.000 auf 120 Positionen zu reduzieren, indem Duplikate aufgrund unterschiedlicher Farben oder Lieferantennamen eliminiert wurden. Ein strenges zentralisiertes Verzeichnismanagement und die direkte Integration mit Lagerprogrammen ermöglichen es HSE-Spezialisten, vollständig auf die Führung verstreuter Excel-Tabellen zu verzichten.

Zur Kontrolle der Tragezeiten wurde ein „Ampelsystem“ implementiert, das automatisch vor der Notwendigkeit einer Beschaffung warnt. Besondere Aufmerksamkeit wird im Vortrag der Umstellung der persönlichen PSA-Erfassungskarte in eine elektronische Form gewidmet. Anstatt für jede Ausgabe eine neue Karte zu erstellen, bildet das System ein einheitliches Ausgabeprotokoll, und die Karte selbst wird als dynamischer Bericht generiert, der als rechtsverbindliches ZIP-Archiv für Aufsichtsbehörden exportiert werden kann.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie man FES rechtmäßig für die massenhafte Unterzeichnung von HSE-Dokumenten nutzt?
• Wie man den Prozess der Dokumentenkenntnisnahme so gestaltet, dass Mitarbeiter Benachrichtigungen nicht mit Phishing verwechseln?
• Wie man die PSA-Nomenklatur reduzieren und die Integration mit dem Lager einrichten kann?
• Wie man eine elektronische PSA-Erfassungskarte implementiert, damit sie den Anforderungen der Prüfbehörden entspricht?