Otomatisasi Pelacakan APD dan Manajemen Dokumen HSE, atau Bagaimana Enot Membawa Ketertiban

Transisi ke manajemen dokumen elektronik (EDM) dalam HSE bukan lagi sekadar tren, melainkan kebutuhan bagi perusahaan besar yang ingin menghilangkan rutinitas berbasis kertas dan kesalahan input manual. Namun, pada praktiknya, digitalisasi sering kali menghadapi hambatan regulasi dan kesulitan teknis. Dalam presentasinya, Vladimir Borkin, Kepala Pusat HSE dan Keselamatan Kebakaran di MTS, membahas pengalaman nyata dalam menciptakan ekosistem digital terpadu yang mencakup 30.000 karyawan.

Fondasi untuk Meluncurkan EDM dalam HSE

Awal digitalisasi yang sukses tidak mungkin terjadi tanpa kerangka regulasi yang berkembang dengan baik dan pemahaman tentang jenis-jenis tanda tangan elektronik. Pembicara membahas secara rinci perbedaan antara tanda tangan elektronik kualifikasi yang ditingkatkan (UKEP) dan yang tidak berkualifikasi (UNEP). Penggunaan UKEP secara eksklusif oleh pemberi kerja dapat melumpuhkan proses karena kerumitan dalam mengeluarkan token untuk ribuan manajer dan anggota komite. Implementasi UNEP memungkinkan penandatanganan dokumen dengan satu klik, yang sangat penting untuk penskalaan sistem. Skenario optimal adalah mengintegrasikan proses HSE ke dalam kebijakan EDM perusahaan yang sudah ada, yang dibangun oleh departemen SDM.

Manajemen APD: Dari Kekacauan Excel ke Analitik Transparan

Salah satu masalah utama dalam pelacakan alat pelindung diri (APD) adalah nomenklatur yang membengkak. Menggunakan perusahaannya sebagai contoh, pembicara menunjukkan bagaimana mereka berhasil mengurangi direktori dari 8.000 menjadi 120 item, menghilangkan duplikasi karena warna yang berbeda atau nama pemasok. Manajemen direktori terpusat yang ketat dan integrasi langsung dengan program gudang memungkinkan spesialis HSE untuk sepenuhnya meninggalkan tabel Excel yang terpisah-pisah.

Untuk mengontrol periode pemakaian, sistem "lampu lalu lintas" diimplementasikan, yang secara otomatis memperingatkan tentang perlunya pembelian. Perhatian khusus dalam presentasi diberikan pada konversi kartu catatan APD pribadi ke dalam format elektronik. Alih-alih membuat kartu baru untuk setiap penerbitan, sistem membentuk log penerbitan tunggal, dan kartu itu sendiri dihasilkan sebagai laporan dinamis, siap untuk diunduh sebagai arsip ZIP yang mengikat secara hukum untuk otoritas pengawas.

Apa yang akan Anda pelajari dari webinar ini:

• Bagaimana cara menggunakan UNEP secara sah untuk penandatanganan massal dokumen HSE?
• Bagaimana cara membangun proses peninjauan dokumen agar karyawan tidak mengacaukan pemberitahuan dengan phishing?
• Bagaimana cara mengurangi nomenklatur APD dan mengatur integrasi dengan gudang?
• Bagaimana cara mengimplementasikan kartu catatan APD elektronik agar memenuhi persyaratan otoritas inspeksi?