Automação do controle de EPIs e gestão de documentos em HSE, ou como o Enot colocou tudo em ordem

A transição para a gestão eletrônica de documentos (GED) em HSE já não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para grandes empresas que buscam se livrar da rotina do papel e dos erros de entrada manual. No entanto, na prática, a digitalização frequentemente esbarra em barreiras regulatórias e dificuldades técnicas. Em sua apresentação, Vladimir Borkin, chefe do Centro de HSE e Segurança contra Incêndios da MTS, analisa a experiência real de criar um ecossistema digital unificado que abrange 30.000 funcionários.

A base para o lançamento da GED em HSE

O início bem-sucedido da digitalização é impossível sem uma base regulatória bem desenvolvida e a compreensão dos tipos de assinaturas eletrônicas. O palestrante examina detalhadamente a diferença entre as assinaturas qualificadas avançadas (UKEP) e não qualificadas (UNEP). O uso exclusivo de UKEP por parte do empregador pode paralisar os processos devido à complexidade da emissão de tokens para milhares de gestores e membros de comitês. A implementação da UNEP permite assinar documentos com um clique, o que é fundamental para dimensionar o sistema. O cenário ideal é a integração dos processos de HSE na política corporativa de GED já existente, construída pelo departamento de RH.

Gestão de EPIs: do caos no Excel à análise transparente

Um dos principais problemas no controle de equipamentos de proteção individual é a nomenclatura inflada. Usando sua empresa como exemplo, o palestrante mostra como foi possível reduzir o catálogo de 8.000 para 120 itens, eliminando duplicações devido a cores diferentes ou nomes de fornecedores. A gestão centralizada rigorosa de catálogos e a integração direta com programas de estoque permitem que os especialistas em HSE abandonem completamente a manutenção de planilhas dispersas no Excel.

Para controlar os prazos de uso, foi implementado um sistema de "semáforo", que avisa automaticamente sobre a necessidade de compra. Atenção especial na apresentação é dada à conversão do cartão pessoal de controle de EPIs para o formato eletrônico. Em vez de criar um novo cartão para cada emissão, o sistema forma um registro único de emissão, e o próprio cartão é gerado como um relatório dinâmico, pronto para ser exportado como um arquivo ZIP com validade jurídica para os órgãos de fiscalização.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como usar legitimamente a UNEP para a assinatura em massa de documentos de HSE?
• Como estruturar o processo de familiarização com os documentos para que os funcionários não confundam as notificações com phishing?
• Como reduzir a nomenclatura de EPIs e configurar a integração com o estoque?
• Como implementar um cartão eletrônico de controle de EPIs que atenda aos requisitos dos órgãos de fiscalização?