Tự động hóa quản lý PPE và quy trình tài liệu HSE, hay cách Enot lập lại trật tự

Việc chuyển đổi sang quy trình tài liệu điện tử (EDM) trong HSE không chỉ còn là một xu hướng, mà là một điều cần thiết đối với các công ty lớn muốn loại bỏ các công việc giấy tờ thường ngày và lỗi nhập liệu thủ công. Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình số hóa thường gặp phải các rào cản pháp lý và khó khăn kỹ thuật. Trong bài phát biểu của mình, Vladimir Borkin, Giám đốc Trung tâm HSE và An toàn cháy nổ của công ty MTS, đã phân tích kinh nghiệm thực tế trong việc tạo ra một hệ sinh thái kỹ thuật số thống nhất bao gồm 30.000 nhân viên.

Nền tảng để triển khai EDM trong HSE

Khởi đầu số hóa thành công là điều không thể nếu thiếu một cơ sở pháp lý được chuẩn bị kỹ lưỡng và sự hiểu biết về các loại chữ ký điện tử. Diễn giả xem xét chi tiết sự khác biệt giữa chữ ký UKEP (chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao) và UNEP (chữ ký điện tử không đủ điều kiện). Việc người sử dụng lao động chỉ sử dụng UKEP có thể làm tê liệt các quy trình do sự phức tạp trong việc cấp token cho hàng ngàn nhà quản lý và thành viên ủy ban. Việc triển khai UNEP cho phép ký tài liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột, điều này rất quan trọng để mở rộng quy mô hệ thống. Kịch bản tối ưu là tích hợp các quy trình HSE vào chính sách EDM hiện có của công ty do bộ phận nhân sự xây dựng.

Quản lý PPE: từ sự hỗn loạn trong Excel đến phân tích minh bạch

Một trong những vấn đề chính trong việc quản lý phương tiện bảo vệ cá nhân (PPE) là danh mục hàng hóa bị thổi phồng. Lấy ví dụ từ công ty của mình, diễn giả cho thấy cách họ đã giảm danh mục từ 8000 xuống còn 120 mục, loại bỏ sự trùng lặp do các màu sắc hoặc tên nhà cung cấp khác nhau. Việc quản lý danh mục tập trung nghiêm ngặt và tích hợp trực tiếp với các chương trình kho hàng cho phép các chuyên gia HSE hoàn toàn từ bỏ việc duy trì các bảng tính Excel rời rạc.

Để kiểm soát thời gian sử dụng, một hệ thống "đèn giao thông" đã được triển khai, tự động cảnh báo về nhu cầu mua sắm. Bài phát biểu đặc biệt chú ý đến việc chuyển đổi thẻ quản lý PPE cá nhân sang định dạng điện tử. Thay vì tạo một thẻ mới cho mỗi lần cấp phát, hệ thống tạo ra một sổ nhật ký cấp phát thống nhất và bản thân thẻ được tạo ra như một báo cáo động, sẵn sàng để xuất dưới dạng tệp lưu trữ ZIP có giá trị pháp lý cho các cơ quan giám sát.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để sử dụng hợp pháp UNEP cho việc ký hàng loạt các tài liệu HSE?
• Làm thế nào để xây dựng quy trình làm quen với tài liệu để nhân viên không nhầm lẫn thông báo với lừa đảo (phishing)?
• Làm thế nào để giảm danh mục PPE và thiết lập tích hợp với kho hàng?
• Làm thế nào để triển khai thẻ quản lý PPE điện tử đáp ứng các yêu cầu của cơ quan kiểm tra?