Automatisation de la gestion des EPI et de la GED en HSE, ou comment Enot a mis de l'ordre

La transition vers la gestion électronique des documents (GED) en HSE n'est plus seulement une tendance, mais une nécessité pour les grandes entreprises cherchant à se débarrasser de la routine papier et des erreurs de saisie manuelle. Cependant, dans la pratique, la numérisation se heurte souvent à des barrières réglementaires et à des difficultés techniques. Dans sa présentation, Vladimir Borkin, responsable du Centre HSE et sécurité incendie de la société MTS, analyse l'expérience réelle de la création d'un écosystème numérique unifié couvrant 30 000 employés.

Les fondations pour le lancement de la GED en HSE

Un démarrage réussi de la numérisation est impossible sans un cadre réglementaire bien défini et une compréhension des types de signatures électroniques. L'intervenant examine en détail la différence entre les signatures électroniques qualifiées avancées (UKEP) et non qualifiées (UNEP). L'utilisation exclusive de l'UKEP par l'employeur peut paralyser les processus en raison de la complexité de l'émission de jetons pour des milliers de managers et de membres de commissions. La mise en œuvre de l'UNEP permet de signer des documents en un clic, ce qui est essentiel pour la mise à l'échelle du système. Le scénario optimal est l'intégration des processus HSE dans la politique de GED d'entreprise existante, mise en place par le département RH.

Gestion des EPI : du chaos d'Excel à une analytique transparente

L'un des principaux problèmes dans la gestion des équipements de protection individuelle (EPI) est la nomenclature excessive. En prenant l'exemple de son entreprise, l'intervenant montre comment ils ont réussi à réduire le catalogue de 8000 à 120 articles, en éliminant les doublons dus aux différentes couleurs ou noms de fournisseurs. Une gestion centralisée stricte des catalogues et une intégration directe avec les logiciels d'entrepôt permettent aux spécialistes HSE d'abandonner complètement la tenue de tableaux Excel disparates.

Pour contrôler les durées de port, un système de « feu tricolore » a été mis en place, avertissant automatiquement de la nécessité d'acheter. Une attention particulière est accordée dans la présentation à la numérisation de la fiche personnelle de suivi des EPI. Au lieu de créer une nouvelle fiche pour chaque distribution, le système génère un registre de distribution unifié, et la fiche elle-même est générée sous forme de rapport dynamique, prêt à être exporté sous forme d'archive ZIP ayant une valeur juridique pour les autorités de contrôle.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment utiliser légitimement l'UNEP pour la signature massive de documents HSE ?
• Comment structurer le processus de prise de connaissance des documents afin que les employés ne confondent pas les notifications avec du hameçonnage ?
• Comment réduire la nomenclature des EPI et configurer l'intégration avec l'entrepôt ?
• Comment mettre en œuvre une fiche électronique de suivi des EPI qui réponde aux exigences des organismes d'inspection ?