Ottimizzazione del sistema di fornitura dei DPI ai lavoratori: dalla pianificazione all'utilizzo

Il passaggio alle Norme Tipiche Unificate (ETN) per la fornitura di DPI, in conformità con i decreti 766n e 767n, ha rivelato vulnerabilità nei processi di approvvigionamento consolidati di molte aziende. L'assenza di regolamenti rigidi, le richieste in formato libero da parte dei reparti e le lunghe approvazioni dei budget portano inevitabilmente a ritardi nella fornitura ai lavoratori. In un contesto in cui l'azienda impiega diverse migliaia di persone e la nomenclatura conta decine di articoli, la gestione manuale senza una struttura chiara diventa inefficace. Victoria Shevchuk, specialista senior HSE presso UEC-Klimov, analizza un algoritmo graduale per ottimizzare la fornitura di DPI, che consente di mettere ordine nei processi, dalla pianificazione del budget fino alla consegna dell'equipaggiamento al consumatore finale.

Standardizzazione dei requisiti: dal caos al brandbook

Il primo passo verso un sistema trasparente è l'abbandono delle richieste frammentate. La presentazione esamina in dettaglio il processo di implementazione dei requisiti aziendali per l'abbigliamento da lavoro, una sorta di brandbook aziendale. Ciò consente di unificare i parametri dei DPI acquistati, fissare le specifiche tecniche e ridurre al minimo la comparsa di articoli invenduti nei magazzini.

Parallelamente alla standardizzazione visiva e tecnica, è necessario implementare un rigido regolamento di fornitura. L'assegnazione delle aree di responsabilità a reparti specifici, dirigenti e agli stessi lavoratori elimina la perdita di informazioni nelle fasi di approvazione e accelera il processo di trasmissione del fabbisogno all'ufficio acquisti.

Nomenclatura unificata in 1C e creazione delle specifiche tecniche

Il relatore mostra con un esempio come i dati frammentati vengano trasformati in un catalogo di nomenclatura unificato nel sistema 1C. Ogni articolo ora include chiari dati antropometrici (altezza, taglia), genere e destinazione d'uso principale. Questo semplifica la creazione delle richieste in loco e riduce il numero di errori di valutazione da parte dell'ufficio approvvigionamenti.

Le specifiche tecniche vengono redatte rigorosamente sulla base del brandbook approvato. Un'importante innovazione è stata l'abbandono della rigida suddivisione per taglie specifiche in fase di pianificazione. Viene invece indicato un intervallo di taglie e i contratti vengono stipulati a prezzi unitari. Questo offre flessibilità: il magazzino ordina esattamente ciò che serve al personale attuale, evitando scorte in eccesso.

Budgeting trasparente e gestione delle scorte

Le difficoltà nella difesa del budget sorgono spesso a causa della mancanza di trasparenza dei dati per i dipartimenti finanziari. L'introduzione di una nuova forma di pianificazione ha permesso di confrontare visivamente gli indicatori dei periodi passati e attuali. Ora il documento riflette chiaramente le variazioni del numero di dipendenti per professione, gli adeguamenti delle norme di fornitura e le fluttuazioni dei prezzi di mercato. Inoltre, si tiene conto delle giacenze di magazzino e si crea una scorta di emergenza in caso di assunzione imprevista di nuovi dipendenti, eliminando così la carenza di equipaggiamento.

Controllo qualità e lavoro con il personale

Particolare attenzione è rivolta al controllo in ingresso e alla valutazione dei campioni prima della stipula del contratto. I fornitori sono tenuti a fornire campioni di controllo, che vengono verificati per la piena conformità alle specifiche tecniche, fino alla tonalità del tessuto. Se un campione non soddisfa le caratteristiche dichiarate, viene scartato prima ancora della fase di acquisto di massa.

Tuttavia, fornire DPI di alta qualità è solo metà del lavoro. Affinché i lavoratori utilizzino effettivamente la protezione, devono sentirsi a proprio agio. A tal fine, vengono condotti test preliminari sui nuovi campioni direttamente sul posto di lavoro, tenendo conto delle specificità del singolo reparto. I sondaggi regolari tra il personale consentono di ottenere feedback, identificare tempestivamente i problemi di qualità e adeguare la politica degli acquisti.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come sviluppare e implementare un brandbook aziendale per i DPI in una grande impresa?
• Come passare agli acquisti a prezzi unitari e ridurre le giacenze di magazzino?
• Come costruire una pianificazione del budget trasparente, tenendo conto del turnover del personale e delle variazioni di prezzo?
• Come organizzare la procedura di valutazione dei campioni di controllo prima di stipulare un contratto con il fornitore?
• Come calcolare legittimamente i tempi di usura dei DPI per i dirigenti che visitano raramente la produzione?