การเพิ่มประสิทธิภาพระบบการจัดหา PPE สำหรับพนักงาน: ตั้งแต่การวางแผนจนถึงการใช้งาน

การเปลี่ยนผ่านสู่มาตรฐานการจัดหา PPE แบบครบวงจร (Uniform Standard Norms) ตามคำสั่งที่ 766n และ 767n เผยให้เห็นจุดอ่อนในกระบวนการจัดหาที่ใช้กันมานานของหลายบริษัท การขาดกฎระเบียบที่เข้มงวด การขอเบิกแบบอิสระจากแผนกต่างๆ และการอนุมัติงบประมาณที่ล่าช้า นำไปสู่ความล่าช้าในการจัดหาอุปกรณ์ให้พนักงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในสภาพแวดล้อมที่มีพนักงานหลายพันคนและมีรายการสิ่งของหลายสิบรายการ การจัดการแบบแมนนวลที่ไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจนจะกลายเป็นความไม่มีประสิทธิภาพ Victoria Shevchuk ผู้เชี่ยวชาญอาวุโสด้าน HSE จาก UEC-Klimov ได้วิเคราะห์ขั้นตอนการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดหา PPE ซึ่งช่วยจัดระเบียบกระบวนการตั้งแต่การวางแผนงบประมาณไปจนถึงการแจกจ่ายอุปกรณ์ให้กับผู้ใช้งานปลายทาง

การสร้างมาตรฐานข้อกำหนด: จากความวุ่นวายสู่คู่มือแบรนด์ (Brandbook)

ก้าวแรกสู่ระบบที่โปร่งใสคือการยกเลิกคำขอที่กระจัดกระจาย ในการนำเสนอได้กล่าวถึงรายละเอียดของกระบวนการนำข้อกำหนดขององค์กรมาใช้กับชุดทำงาน ซึ่งเปรียบเสมือนคู่มือแบรนด์ขององค์กร สิ่งนี้ช่วยให้สามารถรวมพารามิเตอร์ของ PPE ที่จัดซื้อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน กำหนดคุณลักษณะทางเทคนิค และลดการเกิดรายการสินค้าคงคลังที่ค้างสต็อก

ควบคู่ไปกับการสร้างมาตรฐานด้านภาพลักษณ์และเทคนิค จำเป็นต้องนำกฎระเบียบการจัดหาที่เข้มงวดมาใช้ การกำหนดความรับผิดชอบให้กับแผนก ผู้จัดการ และตัวพนักงานเองอย่างชัดเจน จะช่วยขจัดปัญหาข้อมูลสูญหายในขั้นตอนการอนุมัติ และเร่งกระบวนการส่งต่อความต้องการไปยังแผนกจัดซื้อ

ระบบการเรียกชื่อแบบรวมศูนย์ใน 1C และการจัดทำข้อกำหนดทางเทคนิค (TOR)

วิทยากรได้ยกตัวอย่างวิธีแปลงข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นไดเรกทอรีการเรียกชื่อแบบรวมศูนย์ในระบบ 1C ตอนนี้แต่ละรายการมีข้อมูลสัดส่วนของร่างกายที่ชัดเจน (ส่วนสูง ขนาด) เพศ และวัตถุประสงค์หลัก สิ่งนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างคำขอในพื้นที่และลดข้อผิดพลาดในการกำหนดราคาโดยแผนกจัดหา

ข้อกำหนดทางเทคนิคถูกจัดทำขึ้นตามคู่มือแบรนด์ที่ได้รับอนุมัติอย่างเคร่งครัด นวัตกรรมที่สำคัญคือการยกเลิกการแบ่งย่อยตามขนาดที่ตายตัวในขั้นตอนการวางแผน แต่จะระบุช่วงขนาดแทน และทำสัญญาตามราคาต่อหน่วย สิ่งนี้ให้ความยืดหยุ่น: คลังสินค้าสั่งซื้อเฉพาะสิ่งที่พนักงานปัจจุบันต้องการ เพื่อหลีกเลี่ยงสินค้าล้นสต็อก

การจัดทำงบประมาณที่โปร่งใสและการบัญชีสินค้าคงคลัง

ความยากลำบากในการปกป้องงบประมาณมักเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลที่ไม่โปร่งใสสำหรับฝ่ายการเงิน การนำรูปแบบการวางแผนใหม่มาใช้ทำให้สามารถเปรียบเทียบตัวชี้วัดของช่วงเวลาที่ผ่านมาและปัจจุบันได้อย่างชัดเจน ตอนนี้เอกสารสะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงจำนวนพนักงานตามอาชีพ การปรับเปลี่ยนบรรทัดฐานการแจกจ่าย และความผันผวนของราคาในตลาด นอกจากนี้ยังมีการพิจารณาสินค้าคงคลังและจัดตั้งสต็อกฉุกเฉินในกรณีที่มีการรับพนักงานใหม่โดยไม่คาดคิด ซึ่งช่วยขจัดปัญหาการขาดแคลนอุปกรณ์

การควบคุมคุณภาพและการทำงานร่วมกับพนักงาน

ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการควบคุมขาเข้าและการประเมินตัวอย่างก่อนทำสัญญา ซัพพลายเออร์ต้องจัดเตรียมตัวอย่างควบคุม ซึ่งจะได้รับการตรวจสอบว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดทางเทคนิคอย่างสมบูรณ์หรือไม่ จนถึงเฉดสีของผ้า หากตัวอย่างไม่ตรงตามคุณลักษณะที่ระบุ จะถูกปฏิเสธก่อนขั้นตอนการจัดซื้อจำนวนมาก

อย่างไรก็ตาม การแจกจ่าย PPE ที่มีคุณภาพเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงาน เพื่อให้พนักงานใช้อุปกรณ์ป้องกันอย่างแท้จริง พวกเขาจะต้องรู้สึกสบาย ด้วยเหตุนี้จึงมีการทดสอบตัวอย่างใหม่เบื้องต้นในสถานที่ทำงานโดยตรง โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของแต่ละแผนก การสำรวจพนักงานเป็นประจำช่วยให้ได้รับข้อเสนอแนะ ระบุปัญหาด้านคุณภาพได้ทันท่วงที และปรับเปลี่ยนนโยบายการจัดซื้อ

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากสัมมนาผ่านเว็บนี้:

• วิธีพัฒนาและนำคู่มือแบรนด์ PPE ขององค์กรไปใช้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่?
• วิธีเปลี่ยนไปใช้การจัดซื้อตามราคาต่อหน่วยและลดสินค้าคงคลัง?
• วิธีสร้างการวางแผนงบประมาณที่โปร่งใสโดยคำนึงถึงการหมุนเวียนของพนักงานและการเปลี่ยนแปลงของราคา?
• วิธีจัดขั้นตอนการประเมินตัวอย่างควบคุมก่อนทำสัญญากับซัพพลายเออร์?
• วิธีคำนวณระยะเวลาการสวมใส่ PPE อย่างถูกต้องตามกฎหมายสำหรับผู้จัดการที่ไม่ค่อยได้เข้าเยี่ยมชมสายการผลิต?