Tối ưu hóa hệ thống cung cấp thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE): từ lập kế hoạch đến sử dụng

Việc chuyển đổi sang Tiêu chuẩn mẫu thống nhất (ЕТН) về cấp phát PPE theo các sắc lệnh 766n và 767n đã bộc lộ những lỗ hổng trong quy trình cung ứng lâu đời của nhiều công ty. Việc thiếu các quy định chặt chẽ, các yêu cầu tự do từ các phòng ban và quá trình phê duyệt ngân sách kéo dài chắc chắn dẫn đến sự chậm trễ trong việc cung cấp cho người lao động. Trong điều kiện một doanh nghiệp có hàng nghìn nhân viên và danh mục hàng hóa lên tới hàng chục mặt hàng, việc quản lý thủ công mà không có cấu trúc rõ ràng sẽ trở nên kém hiệu quả. Chuyên gia hàng đầu về HSE của ODK-Klimov, Victoria Shevchuk, phân tích thuật toán từng bước để tối ưu hóa việc cung cấp PPE, cho phép thiết lập trật tự trong các quy trình từ lập kế hoạch ngân sách đến cấp phát trang bị cho người dùng cuối.

Tiêu chuẩn hóa các yêu cầu: từ hỗn loạn đến bộ nhận diện thương hiệu (brandbook)

Bước đầu tiên hướng tới một hệ thống minh bạch là loại bỏ các yêu cầu rời rạc. Bài phát biểu xem xét chi tiết quá trình áp dụng các yêu cầu của công ty đối với quần áo bảo hộ — một loại brandbook của doanh nghiệp. Điều này cho phép thống nhất các thông số của PPE được mua, cố định các đặc tính kỹ thuật và giảm thiểu sự xuất hiện của các mặt hàng tồn kho kém thanh khoản.

Song song với việc tiêu chuẩn hóa về mặt hình ảnh và kỹ thuật, cần phải áp dụng một quy định cung cấp nghiêm ngặt. Việc giao phó trách nhiệm cho các phòng ban cụ thể, người quản lý và chính người lao động giúp loại bỏ việc mất thông tin trong giai đoạn phê duyệt và đẩy nhanh quá trình chuyển yêu cầu đến bộ phận mua hàng.

Danh mục thống nhất trong 1C và hình thành nhiệm vụ kỹ thuật

Diễn giả chỉ ra qua một ví dụ về cách dữ liệu rời rạc được chuyển đổi thành một danh mục thống nhất trong hệ thống 1C. Mỗi mặt hàng giờ đây bao gồm dữ liệu nhân trắc học rõ ràng (chiều cao, kích cỡ), giới tính và mục đích chính. Điều này giúp đơn giản hóa việc tạo các yêu cầu tại chỗ và giảm số lượng lỗi khi định giá tại bộ phận cung ứng.

Nhiệm vụ kỹ thuật được hình thành nghiêm ngặt dựa trên brandbook đã được phê duyệt. Một sự đổi mới quan trọng là việc từ bỏ sự phân chia cứng nhắc theo các kích cỡ cụ thể ở giai đoạn lập kế hoạch. Thay vào đó, một phạm vi kích cỡ được chỉ định và các hợp đồng được ký kết theo đơn giá. Điều này mang lại sự linh hoạt: kho hàng đặt chính xác những gì nhân viên hiện tại cần, tránh tình trạng dư thừa hàng hóa.

Lập ngân sách minh bạch và hạch toán hàng tồn kho

Những khó khăn trong việc bảo vệ ngân sách thường phát sinh do dữ liệu thiếu minh bạch đối với các bộ phận tài chính. Việc áp dụng hình thức lập kế hoạch mới cho phép so sánh trực quan các chỉ số của kỳ trước và kỳ hiện tại. Giờ đây, tài liệu phản ánh rõ ràng sự thay đổi về số lượng nhân sự theo nghề nghiệp, sự điều chỉnh các định mức cấp phát và sự biến động giá cả trên thị trường. Ngoài ra, hàng tồn kho cũng được tính đến và một kho dự trữ khẩn cấp được hình thành trong trường hợp tuyển dụng nhân viên mới đột xuất, giúp loại bỏ tình trạng thiếu hụt trang thiết bị.

Kiểm soát chất lượng và làm việc với nhân sự

Sự chú ý đặc biệt được dành cho việc kiểm soát đầu vào và đánh giá các mẫu trước khi ký kết hợp đồng. Các nhà cung cấp có nghĩa vụ cung cấp các mẫu đối chứng, các mẫu này được kiểm tra để đảm bảo tuân thủ hoàn toàn nhiệm vụ kỹ thuật, cho đến cả màu sắc của vải. Nếu mẫu không đáp ứng các đặc tính đã công bố, nó sẽ bị loại bỏ ngay cả trước giai đoạn mua sắm hàng loạt.

Tuy nhiên, việc cấp phát PPE chất lượng chỉ là một nửa công việc. Để người lao động thực sự sử dụng thiết bị bảo vệ, họ phải cảm thấy thoải mái. Để làm được điều này, các thử nghiệm sơ bộ đối với các mẫu mới được tiến hành trực tiếp tại nơi làm việc, có tính đến đặc thù của từng phân xưởng cụ thể. Việc khảo sát nhân viên thường xuyên cho phép nhận được phản hồi, xác định kịp thời các vấn đề về chất lượng và điều chỉnh chính sách mua sắm.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Cách phát triển và triển khai brandbook PPE của công ty cho một doanh nghiệp lớn?
• Cách chuyển sang mua sắm theo đơn giá và giảm hàng tồn kho?
• Làm thế nào để xây dựng kế hoạch ngân sách minh bạch có tính đến tỷ lệ luân chuyển nhân viên và thay đổi giá cả?
• Cách tổ chức quy trình đánh giá các mẫu đối chứng trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp?
• Cách tính toán hợp pháp thời gian hao mòn PPE cho các nhà quản lý hiếm khi đến thăm cơ sở sản xuất?