Optimisation du système de fourniture d'EPI aux employés : de la planification à l'utilisation

La transition vers les Normes Types Unifiées (ETN) pour la délivrance d'EPI, conformément aux arrêtés 766n et 767n, a révélé des vulnérabilités dans les processus d'approvisionnement établis de nombreuses entreprises. L'absence de réglementations strictes, les demandes sous forme libre des départements et les longues approbations budgétaires entraînent inévitablement des retards dans la fourniture aux employés. Dans des conditions où plusieurs milliers de personnes travaillent dans l'entreprise et où la nomenclature compte des dizaines d'articles, la gestion manuelle sans structure claire devient inefficace. Victoria Shevchuk, spécialiste principale HSE chez ODK-Klimov, analyse un algorithme étape par étape pour optimiser la fourniture d'EPI, ce qui permet de mettre de l'ordre dans les processus, de la planification budgétaire à la distribution de l'équipement au consommateur final.

Standardisation des exigences : du chaos au brandbook

La première étape vers un système transparent est l'abandon des demandes disparates. La présentation examine en détail le processus de mise en œuvre des exigences de l'entreprise pour les vêtements de travail — une sorte de brandbook de l'entreprise. Cela permet d'unifier les paramètres des EPI achetés, de fixer les caractéristiques techniques et de minimiser l'apparition d'articles invendus dans les entrepôts.

Parallèlement à la standardisation visuelle et technique, il est nécessaire de mettre en place un règlement d'approvisionnement strict. L'attribution des zones de responsabilité à des départements spécifiques, aux responsables et aux employés eux-mêmes élimine la perte d'informations lors des étapes d'approbation et accélère le processus de transmission des besoins au service des achats.

Nomenclature unifiée dans 1C et formation du cahier des charges

L'intervenant montre par l'exemple comment des données disparates sont transformées en un répertoire de nomenclature unifié dans le système 1C. Chaque article comprend désormais des données anthropométriques claires (taille, pointure), le sexe et l'objectif principal. Cela simplifie la création des demandes sur place et réduit le nombre d'erreurs lors de la tarification par le service d'approvisionnement.

Le cahier des charges est élaboré strictement sur la base du brandbook approuvé. Une innovation importante a été l'abandon de la répartition stricte par tailles spécifiques au stade de la planification. Au lieu de cela, une plage de tailles est indiquée et les contrats sont conclus à des prix unitaires. Cela offre de la flexibilité : l'entrepôt commande exactement ce dont le personnel actuel a besoin, évitant ainsi le surstockage.

Budgétisation transparente et suivi des stocks

Les difficultés à défendre le budget surviennent souvent en raison du manque de transparence des données pour les services financiers. L'introduction d'un nouveau formulaire de planification a permis de comparer visuellement les indicateurs des périodes passées et actuelles. Désormais, le document reflète clairement l'évolution des effectifs par profession, les ajustements des normes de délivrance et les fluctuations des prix sur le marché. De plus, les stocks de l'entrepôt sont pris en compte et un stock de réserve d'urgence est constitué en cas d'embauche imprévue de nouveaux employés, ce qui élimine les pénuries d'équipement.

Contrôle qualité et travail avec le personnel

Une attention particulière est accordée au contrôle à la réception et à l'évaluation des échantillons avant la conclusion du contrat. Les fournisseurs sont tenus de fournir des échantillons de contrôle, qui sont vérifiés pour leur conformité totale au cahier des charges, jusqu'à la teinte du tissu. Si un échantillon ne correspond pas aux caractéristiques déclarées, il est rejeté avant même l'étape de l'achat en gros.

Cependant, fournir des EPI de qualité n'est que la moitié de la tâche. Pour que les employés utilisent réellement la protection, ils doivent être à l'aise. Pour cela, des tests préliminaires de nouveaux échantillons sont effectués directement sur les lieux de travail, en tenant compte des spécificités d'un atelier particulier. Des enquêtes régulières auprès du personnel permettent d'obtenir des retours, d'identifier à temps les problèmes de qualité et d'ajuster la politique d'achat.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment développer et mettre en œuvre un brandbook d'entreprise pour les EPI dans une grande entreprise ?
• Comment passer aux achats à prix unitaire et réduire les stocks d'entrepôt ?
• Comment établir une planification budgétaire transparente en tenant compte de la rotation du personnel et des variations de prix ?
• Comment organiser la procédure d'évaluation des échantillons de contrôle avant de conclure un contrat avec un fournisseur ?
• Comment calculer légitimement la durée de port des EPI pour les responsables visitant rarement la production ?