Otimização do sistema de fornecimento de EPI aos trabalhadores: do planejamento à aplicação

A transição para as Normas Padrão Unificadas (ETN) de emissão de EPI, de acordo com as portarias 766n e 767n, revelou vulnerabilidades nos processos de fornecimento estabelecidos de muitas empresas. A falta de regulamentos rígidos, solicitações em formato livre dos departamentos e longas aprovações de orçamento inevitavelmente levam a atrasos no fornecimento aos trabalhadores. Em condições onde vários milhares de pessoas trabalham na empresa e a nomenclatura inclui dezenas de itens, o gerenciamento manual sem uma estrutura clara torna-se ineficiente. A especialista líder em HSE da ODK-Klimov, Victoria Shevchuk, analisa um algoritmo passo a passo para otimizar o fornecimento de EPI, que permite colocar ordem nos processos, desde o planejamento do orçamento até a entrega do equipamento ao consumidor final.

Padronização de requisitos: do caos ao brandbook

O primeiro passo para um sistema transparente é o abandono de solicitações fragmentadas. A apresentação detalha o processo de implementação de requisitos corporativos para roupas de trabalho — uma espécie de brandbook da empresa. Isso permite unificar os parâmetros dos EPIs adquiridos, fixar características técnicas e minimizar o aparecimento de itens ilíquidos nos armazéns.

Paralelamente à padronização visual e técnica, é necessário implementar um regulamento de fornecimento rigoroso. A atribuição de áreas de responsabilidade a departamentos específicos, gestores e aos próprios trabalhadores elimina a perda de informações nas fases de aprovação e acelera o processo de transferência da necessidade para o departamento de compras.

Nomenclatura unificada no 1C e formação de termos de referência

A palestrante mostra, com um exemplo, como dados fragmentados são transformados em um diretório de nomenclatura unificado no sistema 1C. Cada item agora inclui dados antropométricos claros (altura, tamanho), gênero e finalidade principal. Isso simplifica a formação de solicitações no local e reduz o número de erros de precificação no departamento de suprimentos.

Os termos de referência são formados estritamente com base no brandbook aprovado. Uma inovação importante foi a rejeição de uma divisão rígida por tamanhos específicos na fase de planejamento. Em vez disso, é especificada uma faixa de tamanhos e os contratos são celebrados a preços unitários. Isso proporciona flexibilidade: o armazém encomenda exatamente o que a equipe atual precisa, evitando o excesso de estoque.

Orçamento transparente e controle de estoque

As dificuldades em defender o orçamento surgem frequentemente devido à falta de transparência dos dados para os serviços financeiros. A introdução de uma nova forma de planejamento permitiu uma comparação clara dos indicadores dos períodos passado e atual. Agora, o documento reflete claramente as mudanças no número de funcionários por profissão, ajustes nas taxas de emissão e flutuações de preços no mercado. Além disso, os saldos de estoque são levados em consideração e um estoque de emergência é formado em caso de contratação imprevista de novos funcionários, o que elimina a escassez de equipamentos.

Controle de qualidade e trabalho com o pessoal

Atenção especial é dada ao controle de entrada e avaliação de amostras antes da celebração do contrato. Os fornecedores são obrigados a fornecer amostras de controle, que são verificadas quanto à total conformidade com os termos de referência, até o tom do tecido. Se a amostra não atender às características declaradas, ela é rejeitada antes mesmo da fase de compra em massa.

No entanto, emitir EPIs de alta qualidade é apenas metade da tarefa. Para que os trabalhadores realmente usem a proteção, eles devem se sentir confortáveis. Para isso, são realizados testes preliminares de novas amostras diretamente nos locais de trabalho, levando em consideração as especificidades de uma oficina específica. Pesquisas regulares com os funcionários permitem obter feedback, identificar problemas de qualidade a tempo e ajustar a política de compras.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como desenvolver e implementar um brandbook corporativo de EPI para uma grande empresa?
• Como mudar para compras a preços unitários e reduzir os saldos de estoque?
• Como construir um planejamento orçamentário transparente, levando em consideração a rotatividade de pessoal e as mudanças de preços?
• Como organizar o procedimento de avaliação de amostras de controle antes de assinar um contrato com um fornecedor?
• Como calcular legitimamente os períodos de uso de EPI para gestores que raramente visitam a produção?