Implementazione di un sistema di gestione dei processi per le priorità di sicurezza utilizzando software specializzati

Da caos a sistema: perché un'azienda ha bisogno di un panorama dei processi

I cambiamenti dinamici nella struttura organizzativa e le attuali condizioni di mercato richiedono flessibilità alle aziende. Tuttavia, nella pratica, questo porta spesso a un divario tra i processi reali e il quadro normativo. I documenti vivono di vita propria, mentre il lavoro viene svolto sulla base dell'esperienza storica. Di conseguenza, l'azienda sostiene elevati costi di manodopera per l'approvazione degli atti normativi locali (LNA), affronta la mancanza di requisiti uniformi per la standardizzazione e difficoltà nell'automazione dei processi tenendo conto dei requisiti di sicurezza.

Pavel Kovalenko, capo del dipartimento per i cambiamenti organizzativi e il project management di AO «OEK», analizza un caso pratico di implementazione di un sistema di gestione dei processi per garantire le priorità HSE. La presentazione esamina in dettaglio l'approccio alla formazione del panorama dei processi dell'organizzazione in relazione alla strategia a lungo termine utilizzando software specializzati.

Livelli di dettaglio dei processi: dalla strategia all'esecutore specifico

Per creare un sistema di gestione trasparente, il relatore illustra un modello di dettaglio dei processi a tre livelli:

• Livello superiore (processi di gestione, principali e di supporto): Definizione dei proprietari dei processi e dei requisiti. Questo permette di sincronizzare gli indicatori strategici globali con le attività operative.
• Livello intermedio (catene di creazione del valore): Descrizione dettagliata dei partecipanti, dei manager delle fasi, degli input e output, nonché dello scambio di documenti. In questa fase, ai processi vengono allegati i moduli aggiornati dei documenti normativi e degli atti, accessibili a tutti i partecipanti in un unico panorama IT.
• Livello inferiore (massimo dettaglio): Descrizione dei processi utilizzando sistemi informativi, modelli di documenti e standard temporali. Questo livello consente di valutare oggettivamente le possibilità di ottimizzazione e automazione sicura, nonché di identificare conflitti e lacune nella logica dei regolamenti esistenti.

Automazione della routine: generazione di regolamenti e mansionari

Uno dei principali vantaggi dell'approccio implementato è la possibilità di generare automaticamente regolamenti, mansionari e disposizioni sui dipartimenti in base ai processi descritti. Ad ogni modifica del processo (ad esempio, il trasferimento di una fase di lavoro a un altro dipartimento), i documenti vengono aggiornati automaticamente. Ciò elimina l'uso di istruzioni standard e consente di collegare le responsabilità a un ruolo specifico e persino al cognome del dipendente, riflettendo oggettivamente la sua area di responsabilità.

Risultati dell'implementazione e superamento della resistenza

Il passaggio alla gestione per processi ha permesso ad AO «OEK» di ottenere risultati significativi:

• Riduzione degli errori: Il numero di documenti restituiti per la revisione è diminuito in media del 35%.
• Accelerazione dei processi: La durata delle procedure amministrative è diminuita del 32% grazie ad approcci standardizzati e condizioni chiare.
• Aumento della soddisfazione del personale: La comprensione dei propri compiti, delle scadenze e delle aree di responsabilità ha portato a un aumento del 25% della soddisfazione dei dipendenti.

Tuttavia, l'implementazione è stata accompagnata da difficoltà. L'ostacolo principale è stata la resistenza a vari livelli, dai dirigenti agli esecutori, riluttanti a documentare le proprie operazioni per paura di perdere importanza. Un'altra difficoltà è stata l'identificazione dei veri proprietari dei processi e la necessità di mantenere aggiornato il panorama dei processi con un team dedicato di analisti aziendali.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come collegare gli obiettivi strategici dell'azienda ai processi operativi in ambito HSE?
• Come identificare e risolvere i conflitti tra l'esecuzione reale dei lavori e la documentazione normativa?
• Come automatizzare la creazione e l'aggiornamento di regolamenti e mansionari?
• Come superare la resistenza del personale durante il passaggio alla gestione per processi?
• Quali livelli di dettaglio sono necessari per una descrizione efficace dei processi di sicurezza?