Triển khai hệ thống quản lý quy trình đảm bảo các ưu tiên an toàn bằng phần mềm chuyên dụng

Từ hỗn loạn đến hệ thống: tại sao công ty cần bối cảnh quy trình

Những thay đổi năng động trong cơ cấu tổ chức và điều kiện thị trường hiện đại đòi hỏi các công ty phải linh hoạt. Tuy nhiên, trên thực tế, điều này thường dẫn đến khoảng cách giữa các quy trình thực tế và cơ sở pháp lý. Các tài liệu tồn tại độc lập, trong khi công việc được thực hiện dựa trên kinh nghiệm lịch sử. Kết quả là, công ty phải chịu chi phí lao động cao để phê duyệt các quy định nội bộ (LNA), đối mặt với việc thiếu các yêu cầu tiêu chuẩn hóa thống nhất và những khó khăn trong việc tự động hóa các quy trình có tính đến các yêu cầu an toàn.

Pavel Kovalenko, Trưởng phòng Thay đổi Tổ chức và Quản lý Dự án của JSC "OEK", phân tích một trường hợp thực tế về việc triển khai hệ thống quản lý quy trình để đảm bảo các ưu tiên an toàn. Bài phát biểu xem xét chi tiết cách tiếp cận để hình thành bối cảnh quy trình của tổ chức liên quan đến chiến lược dài hạn bằng cách sử dụng phần mềm chuyên dụng.

Các mức độ chi tiết của quy trình: từ chiến lược đến người thực hiện cụ thể

Để tạo ra một hệ thống quản lý minh bạch, diễn giả trình bày một mô hình chi tiết quy trình ba cấp độ làm ví dụ:

• Cấp cao nhất (quy trình quản lý, cốt lõi và hỗ trợ): Xác định chủ sở hữu quy trình và các yêu cầu. Điều này cho phép đồng bộ hóa các chỉ số chiến lược toàn cầu với các hoạt động vận hành.
• Cấp trung (chuỗi tạo giá trị): Mô tả chi tiết về những người tham gia, người quản lý giai đoạn, đầu vào và đầu ra, cũng như việc trao đổi tài liệu. Ở giai đoạn này, các biểu mẫu tài liệu và đạo luật quy định hiện hành được đính kèm vào các quy trình, có sẵn cho tất cả những người tham gia trong một bối cảnh CNTT thống nhất.
• Cấp thấp nhất (chi tiết tối đa): Mô tả các quy trình sử dụng hệ thống thông tin, mẫu tài liệu và tiêu chuẩn thời gian. Cấp độ này cho phép đánh giá khách quan các cơ hội để tối ưu hóa và tự động hóa an toàn, cũng như xác định các xung đột và lỗ hổng trong logic của các quy định hiện hành.

Tự động hóa công việc thường ngày: tạo các quy định và bản mô tả công việc

Một trong những lợi thế chính của phương pháp được triển khai là khả năng tự động tạo ra các quy định, bản mô tả công việc và các điều khoản về các bộ phận dựa trên các quy trình được mô tả. Bất cứ khi nào có thay đổi trong quy trình (ví dụ: chuyển một giai đoạn công việc sang một bộ phận khác), các tài liệu sẽ được cập nhật tự động. Điều này giúp loại bỏ việc sử dụng các hướng dẫn theo mẫu và cho phép gắn trách nhiệm với một vai trò cụ thể và thậm chí là tên của nhân viên, phản ánh khách quan phạm vi trách nhiệm của họ.

Kết quả triển khai và vượt qua sự phản kháng

Việc chuyển đổi sang quản lý theo quy trình đã cho phép JSC "OEK" đạt được những kết quả đáng kể:

• Giảm thiểu sai sót: Số lượng tài liệu bị trả lại để sửa đổi đã giảm trung bình 35%.
• Tăng tốc quy trình: Thời lượng của các thủ tục hành chính giảm 32% nhờ các phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn hóa và các điều kiện rõ ràng.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên: Việc hiểu rõ các nhiệm vụ, thời hạn và phạm vi trách nhiệm của mình đã giúp tăng 25% sự hài lòng của nhân viên.

Tuy nhiên, việc triển khai cũng đi kèm với những khó khăn. Trở ngại chính là sự phản kháng ở nhiều cấp độ khác nhau, từ các nhà quản lý đến những người thực hiện, những người không muốn ghi chép lại các hoạt động của họ vì sợ mất đi tầm quan trọng. Một khó khăn khác là việc xác định chủ sở hữu thực sự của các quy trình và sự cần thiết phải duy trì bối cảnh quy trình luôn được cập nhật bởi một nhóm các nhà phân tích kinh doanh chuyên trách.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để liên kết các mục tiêu chiến lược của công ty với các quy trình vận hành trong lĩnh vực HSE?
• Làm thế nào để xác định và loại bỏ các xung đột giữa việc thực hiện công việc thực tế và tài liệu quy định?
• Làm thế nào để tự động hóa việc tạo và cập nhật các quy định và bản mô tả công việc?
• Làm thế nào để vượt qua sự phản kháng của nhân viên khi chuyển sang quản lý theo quy trình?
• Những mức độ chi tiết nào là cần thiết để mô tả hiệu quả các quy trình đảm bảo an toàn?