Wdrożenie systemu zarządzania procesami zapewnienia priorytetów bezpieczeństwa z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania

Od chaosu do systemu: dlaczego firma potrzebuje krajobrazu procesowego

Dynamiczne zmiany struktury organizacyjno-kadrowej i współczesne warunki rynkowe wymagają od firm elastyczności. Jednak w praktyce często prowadzi to do rozdźwięku między rzeczywistymi procesami a bazą normatywną. Dokumenty żyją własnym życiem, a praca wykonywana jest na podstawie historycznych doświadczeń. W rezultacie firma ponosi wysokie koszty pracy związane z uzgadnianiem lokalnych aktów normatywnych, boryka się z brakiem jednolitych wymagań dotyczących standaryzacji oraz trudnościami w automatyzacji procesów z uwzględnieniem wymagań HSE.

Paweł Kowalenko, dyrektor departamentu zmian organizacyjnych i zarządzania projektami w AO "OEK", analizuje praktyczny przypadek wdrożenia systemu zarządzania procesami zapewnienia priorytetów bezpieczeństwa. W wystąpieniu szczegółowo omówiono podejście do kształtowania krajobrazu procesowego organizacji w powiązaniu z długoterminową strategią przy użyciu specjalistycznego oprogramowania.

Poziomy szczegółowości procesów: od strategii do konkretnego wykonawcy

Aby stworzyć przejrzysty system zarządzania, prelegent pokazuje na przykładzie trójpoziomowy model szczegółowości procesów:

• Poziom górny (procesy zarządcze, główne i wspierające): Określenie właścicieli procesów i wymagań. Pozwala to na synchronizację globalnych wskaźników strategicznych z działalnością operacyjną.
• Poziom średni (łańcuchy tworzenia wartości): Szczegółowy opis uczestników, menedżerów etapów, wejść i wyjść, a także wymiany dokumentów. Na tym etapie do procesów dołączane są aktualne formularze dokumentów normatywnych i aktów, dostępne dla wszystkich uczestników w jednolitym środowisku IT.
• Poziom dolny (maksymalna szczegółowość): Opis procesów z wykorzystaniem systemów informatycznych, szablonów dokumentów i norm czasowych. Ten poziom pozwala na obiektywną ocenę możliwości bezpiecznej optymalizacji i automatyzacji, a także na identyfikację kolizji i luk w logice istniejących regulaminów.

Automatyzacja rutyny: generowanie regulaminów i instrukcji stanowiskowych

Jedną z głównych zalet wdrożonego podejścia jest możliwość automatycznego tworzenia regulaminów, instrukcji stanowiskowych i regulaminów jednostek organizacyjnych na podstawie opisanych procesów. Przy każdej zmianie procesu (np. przekazaniu etapu prac innemu działowi) dokumenty są aktualizowane automatycznie. Eliminuje to korzystanie z szablonowych instrukcji i pozwala przypisać obowiązki do konkretnej roli, a nawet nazwiska pracownika, obiektywnie odzwierciedlając jego zakres odpowiedzialności.

Wyniki wdrożenia i pokonywanie oporu

Przejście na zarządzanie procesowe pozwoliło AO "OEK" osiągnąć znaczące wyniki:

• Zmniejszenie liczby błędów: Liczba zwrotów dokumentów do poprawy spadła średnio o 35%.
• Przyspieszenie procesów: Czas trwania procedur administracyjnych skrócił się o 32% dzięki ustandaryzowanym podejściom i jasnym warunkom.
• Wzrost zadowolenia personelu: Zrozumienie swoich zadań, terminów i zakresów odpowiedzialności doprowadziło do wzrostu zadowolenia pracowników o 25%.

Wdrożeniu towarzyszyły jednak trudności. Główną przeszkodą był opór na różnych szczeblach, od kierowników po wykonawców, którzy nie chcieli dokumentować swoich operacji z obawy przed utratą znaczenia. Trudnością okazało się również określenie rzeczywistych właścicieli procesów oraz konieczność utrzymywania krajobrazu procesowego w aktualnym stanie przez dedykowany zespół analityków biznesowych.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak powiązać cele strategiczne firmy z procesami operacyjnymi w obszarze HSE?
• Jak zidentyfikować i wyeliminować kolizje między rzeczywistym wykonywaniem prac a dokumentacją normatywną?
• Jak zautomatyzować tworzenie i aktualizację regulaminów oraz instrukcji stanowiskowych?
• Jak pokonać opór personelu przy przejściu na zarządzanie procesowe?
• Jakie poziomy szczegółowości są niezbędne do skutecznego opisu procesów zapewnienia bezpieczeństwa?