Einführung eines Prozessmanagementsystems zur Gewährleistung von Sicherheitsprioritäten unter Verwendung spezieller Software

Von Chaos zu System: Warum Unternehmen eine Prozesslandschaft brauchen

Dynamische Veränderungen der Organisationsstruktur und moderne Marktbedingungen erfordern von Unternehmen Flexibilität. In der Praxis führt dies jedoch oft zu einer Kluft zwischen realen Prozessen und der normativen Basis. Dokumente führen ein Eigenleben, und die Arbeit wird auf der Grundlage historischer Erfahrungen ausgeführt. Infolgedessen hat das Unternehmen einen hohen Arbeitsaufwand bei der Abstimmung lokaler normativer Akte (LNA), steht vor dem Fehlen einheitlicher Anforderungen an die Standardisierung und Schwierigkeiten bei der Automatisierung von Prozessen unter Berücksichtigung der HSE-Anforderungen.

Pavel Kovalenko, Leiter der Abteilung für organisatorische Veränderungen und Projektmanagement der AO OEK, analysiert einen praktischen Fall der Einführung eines Prozessmanagementsystems zur Gewährleistung von Sicherheitsprioritäten. Der Vortrag befasst sich detailliert mit dem Ansatz zur Gestaltung der Prozesslandschaft der Organisation in Verbindung mit der langfristigen Strategie unter Verwendung spezieller Software.

Detaillierungsebenen der Prozesse: Von der Strategie bis zum konkreten Ausführenden

Um ein transparentes Managementsystem zu schaffen, zeigt der Referent am Beispiel ein dreistufiges Modell der Prozessdetaillierung:

• Oberste Ebene (Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse): Definition von Prozesseigentümern und Anforderungen. Dies ermöglicht die Synchronisierung globaler strategischer Indikatoren mit dem operativen Geschäft.
• Mittlere Ebene (Wertschöpfungsketten): Detaillierte Beschreibung der Teilnehmer, Phasenmanager, Inputs und Outputs sowie des Dokumentenaustauschs. In dieser Phase werden den Prozessen aktuelle Formulare von normativen Dokumenten und Akten beigefügt, die allen Teilnehmern in einer einheitlichen IT-Landschaft zugänglich sind.
• Unterste Ebene (maximale Detaillierung): Beschreibung von Prozessen unter Verwendung von Informationssystemen, Dokumentenvorlagen und Zeitvorgaben. Diese Ebene ermöglicht eine objektive Bewertung der Möglichkeiten für eine sichere Optimierung und Automatisierung sowie die Identifizierung von Kollisionen und Lücken in der Logik bestehender Vorschriften.

Automatisierung der Routine: Erstellung von Vorschriften und Stellenbeschreibungen

Einer der Hauptvorteile des implementierten Ansatzes ist die Möglichkeit der automatischen Erstellung von Vorschriften, Stellenbeschreibungen und Abteilungsrichtlinien auf der Grundlage der beschriebenen Prozesse. Bei jeder Änderung des Prozesses (z. B. Übergabe einer Arbeitsphase an eine andere Abteilung) werden die Dokumente automatisch aktualisiert. Dies schließt die Verwendung von Standardanweisungen aus und ermöglicht es, Pflichten an eine bestimmte Rolle und sogar an den Nachnamen des Mitarbeiters zu binden, was seinen Verantwortungsbereich objektiv widerspiegelt.

Ergebnisse der Implementierung und Überwindung von Widerständen

Der Übergang zum Prozessmanagement ermöglichte es der AO OEK, bedeutende Ergebnisse zu erzielen:

• Fehlerreduzierung: Die Anzahl der Rückgaben zur Überarbeitung von Dokumenten sank im Durchschnitt um 35%.
• Beschleunigung der Prozesse: Die Dauer von Verwaltungsverfahren verringerte sich dank standardisierter Ansätze und klarer Bedingungen um 32%.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Das Verständnis der eigenen Aufgaben, Fristen und Verantwortungsbereiche führte zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 25%.

Die Einführung war jedoch mit Schwierigkeiten verbunden. Das Haupthindernis war der Widerstand auf verschiedenen Ebenen, von Führungskräften bis hin zu Ausführenden, die ihre Abläufe aus Angst vor Bedeutungsverlust nicht dokumentieren wollten. Eine weitere Schwierigkeit bestand darin, die tatsächlichen Prozesseigentümer zu ermitteln und die Prozesslandschaft durch ein engagiertes Team von Business-Analysten auf dem neuesten Stand zu halten.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie verknüpft man die strategischen Ziele des Unternehmens mit den operativen HSE-Prozessen?
• Wie erkennt und beseitigt man Kollisionen zwischen der tatsächlichen Arbeitsausführung und der normativen Dokumentation?
• Wie automatisiert man die Erstellung und Aktualisierung von Vorschriften und Stellenbeschreibungen?
• Wie überwindet man den Widerstand des Personals beim Übergang zum Prozessmanagement?
• Welche Detaillierungsebenen sind für eine effektive Beschreibung von HSE-Prozessen erforderlich?